Perchè usare programmi come Microsoft Project , Primavera, OpenProj ed altri schedulatori

Nella gestione di un progetto, la quantità di lavoro che un project manager deve affrontare è notevole, a volte addirittura non gestibile. Sto parlando di mettere insieme informazioni sui costi, risorse, attività da fare, chi le farà, come e quando, ottimizzazione della pianificazione etc.etc. A pensarci bene non sempe al project manager rimane tempo per fare le cose in dettaglio e per bene nella gestione del progetto.

Nella fase di pianificazione, abbiamo bisogno di softwarse che ci aiutano a sviluppare una schedulazione, con l’aggiunta di informazioni di dettaglio delle attività, dell’utilizzo delle risorse, dei vincoli tra attività e così via. Certo, possiamo farlo anche manualmente, carta e penna, oppure utilizzare Excel e Powerpoint, ma i vantaggi che un programma di schedulazione può darci sono innumerevoli.

Solo con l’utilizzo di un software specializzato nella pianificazione e tracking di un progetto possiamo avere un maggior controllo della pianifiazione e di tutti gli altri dettagli importanti, come i costi, le sovrallocazioni delle risorse e attività ancora non pianificate, la base per poter gestire l’Earned Value e così via. Possiamo dunque ottenere schedulazioni migliori, sicuri di avere previsto tutto quello che serve ed ottimizzato tutto quello che c’era da ottimizzare (dipende ovviamente anche dalle nostre capacità, ma questo lo do per scontato).

Non dimentichiamo, inoltre, che quando il progetto è in corso, aggiornando lo stato delle attività di progetto e avendo a disposizione anche i Timesheets con i valori effettivi (actuals) del tempo dedicato dalle risorse nelle loro attività di progetto, daremo la possibilità a Project e compagni di restituirci preziose informazioni e reportistica aggiornata.

Il PMI afferma che almeno l’80% del lavoro di un PM ricade nell’area di conoscenza delle Comunicazioni e che il rimanente è metodo e tecnica. E questo è certamente vero se pensiamo che in un progetto possono partecipare decine o centinaia di persone ed occore concertare tutto il lavoro di progetto. Ma è anche vero che abbiamo bisogno di programmi software che siano di ausilio al lavoro del PM. E’ dunque in questo contesto che Microsoft Project o softwares simili devono essere adottati dalle aziende la cui attività principale è realizzata attraverso l’esecuzione di progetti.

Non ho accenntao a softwares ancora più sofisticati e complessi come i sistemi di Enterprise Project Management, ma di questo ne parlerò un’altra volta.

E voi, potete fare a meno di strumenti softwae di project management e vi limitate ad usare Excel?

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