Lean Time Management – Il terzo pilastro delle 5s – Ripulire (Seiso)

Come abbiamo già visto per i primi due pilastri del metodo delle 5s, Separare e Riordinare,  l’implementazione di questo metodo comincia con la separazione di tutti gli oggetti presenti nel nostro posto di lavoro e successivamente nell’ordinare solo quelli utili in modo che possiamo ritrovarli velocemente e a colpo sicuro.

Ci chiediamo  a cosa serve separare e ordinare tutto quello che ci circonda se sono in numero esagerato, sporchi, danneggiati, secchi (vedi pennarelli ed evidenziatori) oppure obsoleti?

E’ a questo punto che ci viene in aiuto il terzo pilastro delle 5s, fare pulizia.

Il terzo pilastro è “fare pulizia” che significa la rimozione di polvere, sporcizia, cose inutili al nostro posto di lavoro. Fare pulizia vuol dire tenere tutto pulito e ordinato.

L’obiettivo più naturale di fare pulizia (Seiso) è quello di trasformare il posto di lavoro pulito e luminoso, dove sia gradevole lavorare. Un altro obiettivo chiave è fare in modo che ogni cosa sia sempre in condizioni ottimali, pulita, pronta all’uso quando noi o qualcun altro ne ha bisogno.

Dobbiamo perdere l’abitudine di fare pulizia solo quando la situazione diventa drammatica o fare le “pulizie di primavera” ma di farlo con costanza e periodicamente. Pulire dovrebbe fare parte delle nostre abitudini quotidiane, prima di alzarci e ritornare a casa prendere due-cinque minuti per riordinare il posto si lavoro e pulire quanto sporcato o “incasinato”.

Hiroyuki Hirano, nel suo libroI 5 pilastri del workplace visuale (5 pillars of visual workplace) afferma che la pulizia per le fabbriche e gli uffici è come il bagno per le persone: riduce lo stress e la tensione, toglie lo sporco ed il sudore, prepara il corpo e la mente per il giorno successivo.

Per queste ragioni la pulizia è importante per la salute fisica e mentale. L’autore conclude affermando che così come non ci sogniamo di fare il bagno o la doccia solo una volta all’anno, così non possiamo pensare di fare le pulizie sul posto di lavoro una volta all’anno.

E come dargli torto?

Quindi dedicare un po’ di tempo ogni giorno per lasciare tutto pulito è la cosa migliore.

Vi racconto un aneddoto di quello che succedeva dieci anni fa quando avevo un’azienda mia e condividevo l’ufficio con il mio socio (se legge queste righe si ricorderà benissimo).

Bene, il mio socio aveva una scrivania in condizioni pessime nella quasi totalità del tempo. La signora delle pulizie non poteva spolverare la sua scrivania perché era un deposito di fogli, riviste, offerte, cd, nastri di backup, cavi, etc.

Dopo un po’ cominciavo ad essere insistente per fargli mettere un po’ di ordine anche perché lui stesso poi non trovava le cose. E dai e ridai cosa facevo? Prendevo due-tre scatoloni e senza nemmeno guardare cosa prendevo in mano li mettevo dalla sua scrivania dentro alle scatole di cartone, così sulla superficie della scrivania rimaneva solo tastiera, mouse e monitor. Quando rientrava, oltre ad imprecare, poteva solo riprendere il contenuto degli scatoloni ed era costretto a fare pulizia buttando via quello che non serviva e sistemando al loro posto i vari oggetti. Comunque, la sua scrivania ritornava ad essere un deposito disordinato in meno di due settimane (e poi rifacevo lo stesso lavoro).

Mission impossible, è vero. Però per un po’ la visione della sua scrivania non era sconfortante.

E voi, siete come il mio ex-socio?