Formazione in aula virtuale di Project

23. ott, 2011 0 Comments

In questo articolo voglio mostrarvi una modalità alternativa di fare e seguire formazione sfruttando Internet.
Mi scuso in anticipo per la prima parte di contenuto decisamente promozionale, ma serve a comprendere meglio perchè utilizzare un software di Desktop Sharing (condivisione del proprio computer) per la formazione individuale e di gruppo.
Chi segue già questo blog sa che per vivere faccio il formatore e consulente in ambito Project Management e sugli strumenti software di pianificazione (MS Project e altri), collaborazione e Time Management.
Ultimamente proprio grazie a questo blog che state leggendo ho ricevuto diverse richieste di effettuare formazione non frontale (aula o presso la sede del cliente) ma online, comodamente seduti davanti al computer e ad orari flessibili.
Ho quindi cominciato a cercare su internet delle piattaforme software, possibilmente gratuite, per poter erogare sessioni di formazione personalizzata e a basso costo.

Cosa intendo per basso costo?
Sicuramente per il cliente:

Non deve lasciare il lavoro per due-tre giorni consecutivi per seguire un corso a calendario
Non deve effettuare trasferimenti (viaggio, hotel, cene,…) e allontanarsi dalla famiglia
Flessibilità negli orari da concordare insieme (avete mai pensato di fare un’ora al mattino presto prima di uscire di casa e andare al lavoro?)
Possibilità di registrare la sessione formativa video e audio e poterla scaricare per rivederla con comodo quando e quante volte si vuole? Questo è un servizio che offro e che in giro non ho trovato da nessuna parte
Possibilità di definire contenuti formativi personalizzati di poche ore o interi percorsi personalizzati (vi interessa uno o due argomenti specifici di Project? Volete approfondire la parte di budgeting, o di aggiornamento avanzamento di progetto, o esportazione su Excel, o progetti multipli, o …..)?
Avete un collaboratore che ha bisogno di un supporto per lavorare a quattro mani sulla schedulazione di un progetto complesso?
…. mi fermo qui.

Per poter offrire i servizi appena introdotti ho quindi selezionato un software che ritengo abbia un ottimo rapporto qualità/costo e fruibilità/semplicità d’uso.

Yuuguu è una piattaforma web che uso per condividere il mio desktop in modo semplice e con ottime perfomances di velocità, qualità e soprattutto stabilità.
Di seguito viene mostrata la sequenza di operazioni da seguire per connettersi alla Web Conference organizzata da me per gestire online una sessione di formazione di Microsoft Project 2010 (o altro argomento, naturalmente).
Riceverete una mail contenente il link alla pagina web di connessione ed il PIN di 6 cifre senza il quale non potete entrare nell’aula virtuale.
Ricordo che il collegamento all’aula virtuale è assolutamente gratuito e non dovete installare nulla sul vostro PC.
Basta una buona ADSL, cuffia o auricolari con microfono e naturalmente Skype per l’audio.
Vediamo adesso i passi che dovete fare per collegarvi all’aula virtuale.

Apertura pagina del servizio Yuuguu

Aprire il browser (Firefox, Internet Explorer, Chrome) ed inserire nella barra degli indirizzi (URL) questo indirizzo http://www.yuuguu.com/share

Inserimento credenziali di accesso

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Individuate nella pagina visualizzata la sezione Join Meeting.
Inserire nel primo campo il PIN che vi invio con una mail prima dell’inizio della lezione.
Inserite anche il vostro nome di battesimo che servirà ad individuare quale utente è connesso e per le comunicazioni (eventuali) via chat.

Avvio della sessione

Cliccate quindi sul pulsante Connect per entrare nell’aula virtuale e cominciare a lavorare insieme.
Vedrete visualizzata la videata del mio computer.
Nell’immagine che segue vediamo invece come si interagisce con l’aula virtuale. Si tratta in tutto di 4 pulsanti.

Interfaccia dalla parte dell’allievo

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Nella parte in alto a sinistra (1) sono posizionati i quattro pulsanti a disposizione dell’allievo come mostrato nella figura seguente.

Comandi di gestione della sessione

Con (1) Leave, l’allievo può abbandonare la sessione senza chiudere il browser.
Con (2) Actual size, si ha la possibilità di riempire tutta la superficie disponibile nel proprio browser con la mia videata.
Con (3) Request control, l’allievo può chiedermi di prendere il controllo della sessione e quindi di poter usare il mouse e la tastiera direttamente sul mio PC. Quando l’allievo clicca su questo pulsante sul mio PC compare una finestra che mi chiede se voglio concedere il controllo del mio desktop.
Con (4) Chat, si apre una finestra con la funzione di chat per inviare messaggi di testo verso alti utenti. Questa è una funzionalità utile quando la classe virtuale è composta da più persone. In caso di un solo allievo non ha molto senso
Con (5) si può chiamare un numero a pagamento per gestire l’audioconferenza. Il sistema è a pagamento, ma noi useremo solo Skype che è gratis.

Gestione errori di comunicazione

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In caso di problemi di collegamento viene mostrata una finestra come nell’immagine precedente per dare la possibilità all’allievo di potersi riconnettere all’aula virtuale.

Conclusione

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Ho scelto Yuuguu come piattaforma di Web conference dopo avere provato almeno una quindicina di altri sistemi.
Il motivo è che, pur essendo a pagamento (la parte Host, cioè di chi vuole attivare una web conference), è gratuita per chi si collega, gestendo fino a 30 persone contemporaneamente.
Un’altra funzionalità molto utile è quella del controllo remoto del computer dell’allevo (Mac, Windows, Linux). In questo modo ho la possibilità di agire sul computer dell’allievo (su sua autorizzazione per la sessione corrente, naturalmente) in modo da intervenire sul suo Project e correggere il suo piano di progetto.
Questa funzionalità mi permette quindi di potere fornire il servizio di consulenza/coaching ai miei clienti.
That’s all.
Come avete visto nei passi precedenti lavorare online è più semplice di quanto si pensi .
Se siete interessati a seguire qualche ora di formazione specifica o a corsi completi su Microsoft Project 2003, 2007 e 2010 individuali o di gruppo contattatemi. Il servizio è accessibile a tutte le tasche.