Eccoci nuovamente a fare sei domande a colleghi e Amici che si occupano di Project Management e sono interessati al Pensiero Sistemico .

L’argomento odierno è l’utilizzo da parte del PM degli strumenti del pensiero sistemico per comprendere la complessità del sistema progetto.

Oggi è la volta di Vito Madaio a parlarci dell’utilizzo da parte del PM degli strumenti del pensiero sistemico per comprendere la complessità del sistema progetto.

Che capacità deve avere secondo te oggi un PM eccellente?

 L’eccellenza è una merce rara anche nel settore dei Project Manager. Purtroppo, il titolo  di PM è un po’ abusato e spesso ci si trova di fronte a sedicenti PM che in realtà coordinano delle attività dandosi una tempificazione attraverso un tool di schedulazione.

Un PM eccellente è molto di più, per prima cosa deve saper esercitare la giusta leadership gestendo allo stesso tempo: processi e persone. Poiché per l’85% del suo tempo deve comunicare, deve anche essere un bravo comunicatore. Gestendo bene il proprio lavoro si è nella norma.

L’eccellenza affiora quando il PM riesce, allo stesso tempo, a:

  • governare le aspettative degli stakeholder e mantenere vivo l’interesse dello sponsor sul progetto.  Lo sponsor è il proprietario del progetto e deve essere coinvolto quando ci sono problemi, ma soprattutto quando le cose vanno bene per farlo gioire del suo investimento.
  •  Rendere coeso il team di progetto motivandolo sugli obiettivi da raggiungere attraverso le loro attività non sempre esaltanti. Il morale del team è fondamentale e nella gran parte dipende dalla credibilità e dall’influenza che possiede il Project Manager.

Cosa può aiutare il PM a sviluppare questa dote?

 Questa dote è innata in alcuni, difficile da acquisire per altri. L’esperienza aiuta certamente a sviluppare la consapevolezza che un processo produttivo è meno importante delle persone.

La comunicazione formale è indispensabile per gestire un progetto, ma quella informale dà la misura della capacità di governance di un project manager. Molti messaggi passano attraverso la comunicazione informale e spesso anche con il linguaggio del corpo. Il Project Manager deve essere gradito a pelle e in questo è fondamentale il suo atteggiamento e l’empatia a prescindere da qualsiasi capacità tecnica.

Cosa è il Pensiero Sistemico?

Il Pensiero Sistemico, applicato ai grandi sistemi,  è una filosofia di vita. Il Project Manager manifesta la propria filosofia con le sue azioni quotidiane a differenza di chi specula sui grandi sistemi.  Possiamo affermare che il Project Manager è un uomo d’azione: assume incarichi, prende decisioni, distribuisce il lavoro, controlla i risultati, analizza gli scostamenti dai piani, fa previsioni. Nel fare tutto ciò, per prima cosa deve saper ascoltare. Il Pensiero Sistemico, apparentemente limitato alla sfera del progetto, in realtà investe il modo di essere del PM.

 Quali sono gli strumenti operativi del Pensiero Sistemico?

 Gli strumenti operativi del Pensiero Sistemico sono infiniti: dai modelli sofisticati alle semplici matrici di confronto.  Ma quello che  fa la differenza è la logica e l’intuito.

Si parla di Pensiero Sistemico quando si deve rappresentare un sistema abbastanza complesso. Per non sbagliare è fondamentale avere logica e  capacità di sintesi. Bisogna guardare all’insieme per inquadrare il particolare, ma il particolare ha bisogno di essere isolato per essere compreso a fondo.

Tornando al mondo del Project Management un esempio efficace di strumento operativo è la tecnica della WBS (Work Breackdown Structure). La WBS di un progetto è la rappresentazione grafica di tutto il lavoro di un progetto e solo il lavoro del progetto. La WBS facilita la comprensione del contenuto e del perimetro del progetto, facilitandone poi la schedulazione, l’esecuzione ordinata ed il controllo. Non tutti i project manager apprezzano la scomposizione del lavoro per comprenderlo; molti, erroneamente, pensano che  la WBS serva per creare la schedulazione. Il valore della WBS risiede nella comprensione del lavoro, mentre la schedulazione è solo un sottoprodotto sviluppabile anche senza WBS.

Un altro potente strumento del Pensiero Sistemico è la tecnica dell’analisi dell’Earned Value. L’analisi dell’Earned Value nasconde dietro a tre metriche tutta l’impostazione metodologica di un progetto, restituendo gli indicatori in termini di trend dei costi e dei tempi. Consolidata la capacità di imputazione periodica di 1) il valore delle deliverable prodotte, 2) il costo sostenuto per produrre quelle deliverable ed 3) il costo previsto ad una determinata data  si possono  formulare le previsioni a finire e al tempo stesso intraprendere tutte le azioni correttive e preventive per correggere eventuali varianze  di costi e tempi.

In quali ambiti specifici del Project management si applica meglio il Pensiero Sistemico?

 L’aspetto più critico di un progetto è la comprensione dei requisiti e quindi del suo ambito. Una buona comprensione dell’ambito del progetto è la principale chiave  di successo,  perché tutto il resto attiene al mestiere di project manager. L’arte del project manager, invece, sta nel saper governare anche requisiti incompleti o poco chiari. La capacità sta nel comprendere il prima possibile che i requisiti sono incompleti o poco chiari, senza aspettare  il momento dell’esecuzione del progetto. Ancora una volta, attraverso lo sviluppo della WBS si scoprono più facilmente e con professionalità  le lacune dei requisiti.

 Che benefici ha il PM quando applica il Pensiero Sistemico?

 Il Project Manager diventa il parafulmine di tutti i problemi di un progetto, se gioca solo di rimessa.

Il suo compito non è solo eseguire, ma piuttosto valutare, stimare e fare previsioni. Gli imprevisti sono dietro l’angolo ed i problemi in un progetto non mancano mai. Però, un conto è reagire continuamente ai problemi, altra cosa è prevenirli, sviscerando a priori le aree grigie del progetto.

Molti progetti incontrano difficoltà per mancanza di comprensione degli obiettivi e per la mancanza di chiarezza nella raccolta dei requisiti. O si entra nella logica delle filosofie Agile, dove utente e sviluppatore cooperano nel costruire insieme un nuovo prodotto, oppure se si segue l’approccio tradizionale i requisiti devono essere completi ed esaustivi fin dalla fase di avvio del progetto.

Il mondo Agile è affascinante perché smonta alcuni formalismi come, ad esempio, la raccolta dei requisiti, a favore di una forte cooperazione tra utente e sviluppatore. Possiamo affermare che anche le metodologie Agile si basano sostanzialmente sull’applicazione del Pensiero Sistemico.

 Chi è Vito Madaio

 Vito Madaio – esperto di project management di lunga data – da circa 9 anni è responsabile di TenStep Italia. Già Service Manager alla Camera dei deputati per conto di Cap Gemini;  Direttore dei Sistemi Informativi del Gruppo Skandia e Architetto di Sistemi di IBM Italia, attualmente, in qualità di REP del PMI, si occupa principalmente di Certificazioni PMP e  Agile PMI-ACPsm oltre alla diffusione della Metodologia di Project Management TenStep

vitomadaio@tenstep.it

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