Quale è il metodo migliore di assegnare la priorità nella gestione del tempo?

Esistono diverse scuole di pensiero nel Time management. Ognuno ha una sua opinione  su quale è il metodo migliore per scegliere con successo le cose da fare quando si è molto occupati e si conduce una frenetica vita quotidiana.

Ho già scritto un paio di articoli sulla priorità qui e qui.

Tra i tanti che posiamo utilizzare ne cito due molto usati e che funzionano per la maggior parte delle persone:

In ogni teoria ci sono i pro e i contro e possono variare da persona a persona. Il metodo ABC nel Time Management è di tipo costruttivo. Il presupposto richiesto per utilizzare questo metodo è che dobbiamo essere molto organizzati e metodici nell’aggiornare il sistema. Ogni leader, per essere tale, normalmente diventa un vero esperto nel prioritizzare le sue attività con un metodo simile all’ABC.

Abc3d

Il metodo ABC utilizza tre “valori” per assegnare la priorità ad un’attività-

–      A: DEVE ESSERE FATTA, e subito

  • se fatto porta ottimi risultati
  • se non fatto porta spiacevoli conseguenze e danni

–      B: DOVREBBE ESSERE FATTA al più presto

  • non così urgente come A, ma è ancora importante
  • può essere posticipata ma non per tanto tempo

–      C: PUO’ essere fatta anche dopo

  • una cosa può stare in questa categoria anche per tantissimo tempo
  • se stanno troppo tempo senza essere fatte possono diventare però B o A

–      D: opzionale, quando si ha tempo

Con quale criterio decidiamo se una cosa è urgente o meno? E’ A o B o C?

Una risposta potrebbe essere:

  1. E’ essenziale per i nostri obiettivi
  2. E’ essenziale per gli obiettivi aziendali
  3. Soddisfa gli obiettivi del Capo
  4. Non possono essere delegati ad altri

Le priorità è meglio assegnarle alla sera. Al mattino, appena arrivi in ufficio ti arrivano addosso altre priorità

Pareto

Il Principio di Pareto o 80/20, ha diversi pro e contro. L’idea di base è che se riusciamo a concludere due attività che pesano per importanza e beneficio da cinque a dieci volte il valore  delle altre in lista, abbiamo ottenuto un grande risultato (circa l’80% del risultato finale), più o meno l’80%. Rimane da fare il 20% con il completamento del rimanente 80% delle attività nella lista.

L’idea di applicare nella gestione del tempo il Principio di Pareto è quella che i maggiori risultati si raggiungono con il completamento delle attività più impegnative. Da qui ne consegue che dobbiamo eliminare le attività minori, che fanno perdere tempo o che portano un valore molto basso ai nostri obiettivi.

L’applicazione del Principio di Pareto implica che dobbiamo stabilire quali sono le attività che stanno nel 20% (parte alta della lista) e nell’80% (parte bassa della lista).

Questo può richiedere la conoscenza di altre informazioni o magari preselezionate con l’applicazione del Metodo ABC.

Una caratteristica sorprendente del Principio di Pareto è che può essere applicato a tanti aspetti della natura e della vita reale.

Ricordo ad esempio che:

  1. L’80% del fatturato di un’azienda B2C è generato dal 20% dei suoi clienti
  2. L’80% del fatturato di un supermercato è generato dal 20% degli articoli esposti sugli scaffali
  3. L’80% delle chiamate ad un Help Desk aziendale riguardano il 20% delle problematiche dei prodotti/servizi venduti
  4. E così via

.  Semplicemente categorizzando quello che consideriamo di maggior beneficio, può aiutarci a completare i nostri compiti, progetti ed obiettivi. Quindi dobbiamo lavorare sulle cose che ci danno un maggior beneficio nella nostra vita personale e lavorativa, eliminando quelle di minor valore e che ci fanno perdere tempo.

Per concludere, al di là del metodo di scelta delle priorità che adottiamo, quello che conta è di impegnarci con costanza. Solo così potremo avere successo nella gestione del nostro tempo.