Il ruolo del Responsabile Funzionale nella gestione dei progetti

In questo articolo voglio parlarvi del ruolo, fondamentale, del responsabile funzionale nella realizzazione dei progetti aziendali (o dell’organizzazione).

Personalmente, nel corso degli anni sto rivalutando moltissimo il ruolo del manager funzionale, di cui all’inizio della mia carriera lavorativa non avevo una grande stima.

Affermo questo perchė stando dall’altra parte della barricata, quella del capo progetto, vivevo il mio ruolo in antagonismo con i responsabili funzionali. La situazione di antagonismo tra il PM ed il manager funzionale la vedo quotidianamente presso i miei clienti ed ogni volta ė come rivedere lo stesso film.

Responsabile Funzionale e Project Manager

Quante volte i PM si lamentano dei loro colleghi imputando loro la mancanza di collaborazione, di trasparenza e di farsi i benemeriti fatti loro?. O sentire i responsabili funzionali che i loro colleghi PM non sono all’altezza, che hanno altre visioni di obiettivi e problematiche o che semplicemente sono incompetenti?

Questa sorta di dualismo non fa bene alla causa comune, che ė quella di portare a casa il progetto o la commessa con buoni risultati. Oltretutto, questo tipo di dualismo porta anche al deterioramento dei rapporti personali tra i PM e i managers, e quando si va sul personale chi ci rimette alla fine ė l’azienda nella sua complessità.

Tornando all’argomento di questo articolo, da PM prima e da consulente/formatore dopo, voglio portare avanti un paio di argomentazoni pro responsabile funzionale.

Integrazione Project Manager / Responsabile Funzionale

Una buona integrazione tra i due ruoli produce indubbiamente dei benefici. Stabilire fiducia aiuta tutti i componenti del team di progetto ad essere coesi e remare tutti nella stessa direzione e quindi a migliorare le prestazioni del progetto.

Ma quest’affermazione tutto sommato riporta cose ovvie. Quello che importa, invece, è di definire chiaramente il ruolo del responsabile funzionale nel progetto e di come questo si integra nella struttura organizzativa. Affinchè  questo possa verificarsi è opportuno che gli stakeholders  del progetto(non solo quindi il PM) devono riconoscere il ruolo chiave di fornitore/cliente del responsabile funzionale.

Che sia responsabile delle Operations, dell’Ufficio Tecnico o della Logistica, così come del Marketing o dell’Amministrazione, il manager funzionale puó definire chiaramente cosa ė necessario e migliorare la comprensione delle necessitá di business a tutto il team di progetto. Del resto, sono o non sono le funzioni aziendali a detenere la conoscenza e le professionalitá dell’azienda?

Il manager funzionale é in grado di riconoscere se un lavoro da fare in un progetto fornisce o meno valore aggiunto. I componenti del team di progetto spesso non hanno una grande esperienza di business, ed é qui che entra in gioco il manager funzionale, agendo da catalizzatore nel trasferimento della conoscenza critica al lavoro di progetto.

Quando il manager funzionale comincia a inquadrare bene la metodologia di project management, puó

  • partecipare attivamente alle fasi di pianificazione e controllo dei progetti
  •  capire bene a cosa servono i documenti di progetto (e a non vederli come burocrazia inutile)
  •  interpretare correttamente la reportistic
  •  riconoscere bene quando il  team di progetto  spreca tempo e risorse

.Prima i managers funzionali raggiungono questa comprensione, prima si hanno grossi miglioramenti nelle performance dei progetti.

A questo punto si tratta di un duplice riconoscimento. Il project manager riconosce al manager funzionale le sue competenze a partecipare come fornitore e cliente del progetto e il manager funzionale riconosce al project manager le sue competenze e capacitá di coordinamento e di portare a buon fine il lavoro di progetto. Un altro risultato che si ottiene da questo mutuo riconoscimento é, banalmente, il convivere e lavorare meglio insieme.

 

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