Uso da molti anni (2008) Evernote ed in modo molto intensivo per lavorare sui miei progetti in mobilità.

Ormai è diventato il mio workspace, quasi una scrivania virtuale. Ogni appunto, videata catturata, immagine, referenza, informazioni su un contatto etc., tutto finisce dentro Evernote in INBOX inizialmente o nel taccuino definitivo dopo avere “taggato” le note corrispondenti.
Dal mio Mac Evernote si avvia automaticamente all’accensione e rimane attivo fino a quando non decido di spegnere il tutto. Stesso discorso per il mio iPad e per il Samsung S3 che utilizzo.
Evernote é sempre attivo e si sincronizza in tempo reale con il cloud ogni volta che lo attivo sullo schermo.
Come saprete sicuramente, e non sto qui a ripeterlo, Evernote mette a disposizione svariati strumenti per collezionare informazioni da fonti diverse, ed é un ottimo strumento per applicare il processo di collezionare informazioni del metodo GTD (Getting Things Done) che applico in modo consistente.
Potete trovare maggiori informazioni al riguardo qui:
Ma non mi limito a collezionare informazioni per poi processarle ed analizzarle. Da tempo ho scoperto ed applico una modalitá d’uso di Evernote che mii permette di ottenere:
  1. organizzazione
  2. facilitá e velocitá di ritrovamento delle informazioni
  3. struttura informativa per i miei progetti
  4. ubiquitá nel lavoro sui progetti
Evernote per Mac OSX
Vediamo cosa intendo per Ubiquitá nel lavoro sui progetti.
Se sono alla mia scrivania, in ufficio, utilizzo normalmente il Mac e qualche volta anche Windows per produrre le informazioni che riguardano i miei progetti. Se sono in giro ed ho dei tempi morti (treno, sale di attesa, riunioni in ritardo, anticamera,…) ho la possibilitá di rivedere il contenuto delle note e quindi dei miei progetti.
Ma non ê di questo che vi volevo parlare, tutto sommato ê abbastanza normale per molti utenti di Evernote.
Evernote mi permette di poter organizzare e di poter accedere successivamente ed in modo veloce, veramente veloce, alle informazioni che mi interessano. E questo indipendentemente da quale versione di Evernote utilizzo ed in quale posto mi trovo.
Vediamo quali sono gli strumenti di Evernote che utilizzo tutti i giorni nel lavoro progettuale.
  1. utilizzo di un tag per ogni progetto. Es: .Cliente.Progetto per identificare TUTTE le note contenenti informazioni riguardanti quel determinato progetto. Ogni nota riguardante quel Progetto  deve avere come minimo questo tag.
  2. utilizzo un taccuino particolare “MenAtWork” che contiene tutte le note in lavorazione. In questo taccuino tengo quindi tutti i documenti, testi, appunti, allegati, pagine web catturate ed altro materiale di supporto ai progetti attivi. Questo taccuino rappresenta quello che viene chiamato “Archivio a Breve Termine”, cioè l’archivio in cui depositare tutti i documenti che servono al lavoro giornaliero.
  3. utilizzo di due ricerche salvate per ogni progetto attivo.
Una ricerca salvata è una query, come ad esempio: “tag:”.Cliente.Progetto” LibroNote:”MenAtWork” che seleziona le note contenute nel taccuino MenAtWork del progetto “.Cliente.Progetto”, quindi l’equivalente delle cartelline in cui depositiamo le informazioni delle attività correnti.
La seconda query, ”tag:”.Cliente.Progetto” è più generica, perchè permette di ritrovare TUTTE le note di un progetto archiviate in “TutteLeNote” dell’account Evernote e quindi l’equivalente dei faldoni cartacei in cui archiviamo i documenti di un progetto.
Ricerche salvate in Evernote
Ricerche salvate
Query di Evernote
Sintassi di una ricerca salvata che seleziona le note di un progetto all’interno del taccuino MenAtWork.
Note in lavorazione
Risultato dell’applicazione della ricerca salvata.
Questa gestione è per me possibile, poichè digitalizzo o con lo scanner, o con lo smartphone, tutto il materiale cartaceo che mi passa per le mani.
Quindi, per ritornare all’argomento dell’articolo, personalmente riesco a lavorare praticamente in qualsiasi posto ho a disposizione un portatile o uno smartphone, sempre attraverso Evernote. Con le ricerche salvate riesco a ritrovare le note di un progetto in mezzo alle migliaia di altre note (5445 ad oggi) in modo istantaneo su Mac, Windows , iPad ed Android dove le ricerche salvate sono disponibili nelle relative versioni di Evernote.
Anche tu utilizzi Evernote per il lavoro sui tuoi progetti? Con che modalità?