Come archiviare la propria contabilità con Evernote – Un aiuto per le Partite IVA

Evernote è uno dei software più versatili che abbia avuto modo di utilizzare in tanti anni di utente di personal computers prima e di MacBook adesso.

Fondamentalmente è un sistema di archiviazione di dati (Note) molto flessibile in termini di:

- Tipologie di informazioni gestibili

- Modalità di definizione di attributi (Tags o Metadati)

- Motore di ricerca interno veloce ed efficiente

- Riconoscimento OCR da immagini e PDF (versione Premium)

Per chi volesse scaricare ed installare gratuitamente Evernote vi rimando al sito ufficiale www.evernote.com

In questo post vediamo come archiviare efficacemente tutto quanto viene generato, a livello contabile e fiscale, dalla nostra attività lavorativa.

Cominciamo ad elencare cosa possiamo archiviare (o almeno quello che archivio io) sia come materiale cartaceo tramite scansione, sia come documenti digitali:

- Fatture acquisti

- Ricevute fiscali di acquisti riguardanti il lavoro

- Note spese di lavoro (ristorante, viaggi, pedaggi, mezzi pubblici, parcheggi, albergo)

- Schede carburante, riparazione e manutenzione auto (se pertinente)

- Acquisti via Internet (libri, software, abbonamenti a siti e servizi, registrazione dominio, biglietti aerei, noleggio auto, attrezzature e consumabili per l’ufficio, etc.)

- Ricevute fiscali e fatture di visite mediche ed esami per detrazione dal Modello Unico)

- Assicurazione Vita, Infortuni, Auto (se scaricabile dalle tasse)

- Altro, che sia pertinente all’attività lavorativa

Bene, dopo avere elencato tutto quello che possiamo archiviare in Evernote, vediamo come solitamente gestisco le informazioni che interessano al mio commercialista.

Durante la settimana colleziono in un dimenticatoio o vaschetta in plastica, tutto il materiale cartaceo che devo scannerizzare (o scansionare?), la scansione di questi documenti la faccio di solito al sabato o domenica mattina, in contemporanea all’attività di review settimanale (vedi metodo GTD) e impiego meno di dieci minuti tra scansione e archiviazione in Evernote.

Gli acquisti che effettuo via Internet (parecchi) li archivio in tempo reale in Evernote (si tratta di email di conferma ordine  di acquisto o pagamento) ed archivio immediatamente la mail e non ci penso più.

Il processo di acquisizione dei documenti è tutto qui. La parte che più interessa l’argomento di questo articolo è invece la modalità di organizzazione in Evernote.

Inserimento di una Nota

Se devo archiviare ad esempio una fattura di acquisto, dopo averla scannerizzata in formato PDF (tutti i software di gestione scanner hanno la possibilità di salvare la scansione in formato PDF, ma va bene anche il formato TIFF), creo una nuova nota e:

1. Inserisco come titolo della nota un testo significativo utile a me per ritrovare successivamente la nota sia per sfruttare la funzionalità di ricerca di Evernote

2. Assegno alla nota il Taccuino (o cartella) di Evernote che utilizzo per default per archiviare i miei documenti, e precisamente nel taccuino Archive

3. Assegno alla nota dei Tags specifici che mi permetteranno successivamente di ritrovare tutti i documenti per la registrazione trimestrale della mia contabilità (qualcun altro ovviamente può avere la registrazione mensile)

4. Chiudo la nota

5. Archivio negli appositi dossier le copie cartacee originali e le stampe dei documenti provenienti da Internet (al commercialista invio solo i PDF dei documenti archiviati, gli originali li tengo io).

Tagging delle Note

Il punto di forza di Evernote, insieme alla funzionalità di ricerca, è proprio nell’utilizzo sapiente dei Tags (o etichette).

Per i documenti della mia contabilità ho adottato questa codifica:

Trimestre + Tipo-Documento + Tipo-spesa

dove:

Trimestre vale Q1-10 per primo trimestre 2010, Q4-10 per quarto trimestre 2010, etc.  (per la contabilità mensile si può usare M01-10 per gennaio 2010, M12-10 per dicembre 2010 o direttamente il nome del mese seguito dall’anno (es:  dicembre-2010))

Tipo-documento vale Acquisti o Vendite, dove Acquisti indica le fatture passive o le spese, Vendite invece le fatture di vendita emesse

Tipo-spesa, vale Lavoro o Personale. In questo modo posso distinguere tra quello che deve essere trattata come una spesa di lavoro o una personale

Faccio un paio di esempi di Tags per chiarire meglio questo semplice ma efficace modo di etichettare i documenti nelle note per ritrovarli successivamente in un attimo.

Ricevuta fiscale per esame medico:     Q4-10, Acquisti, Personale, Salute  (dove Salute è un altro tag per individuare le spese mediche). Avendo messo Acquisti avrò la possibilità di ritrovare questo documento per detrarre le spese mediche nel maggio successivo alla compilazione del Modello Unico.

Fattura Albergo:  Q3-10, Acquisti, Lavoro  fattura dell’albergo da luglio a settembre 2010

Spese Lavoro, ristorante:  Q4-10, Acquisti, Lavoro nel titolo della nota scrivo “Pranzo di Lavoro – cliente XXXXXX”

Come ritrovare velocemente i documenti di un trimestre

Nella figura seguente vediamo la sezione dedicata ai Tags di Evernote che vengono visualizzati nella parte sinistra del video:

Cliccando sul tag Q4-10 riesco ad estrarre tutte le note (e quindi i documenti della contabilità) che si riferiscono al trimestre ottobre-dicembre del 2010. Se clicco anche su Lavoro restringo la ricerca alle sole spese di lavoro scaricabili o che si devono registrare ai fini IVA e Ritenute di Acconto.

Avremo a video:

Notate il risultato ottenuto con il solo utilizzo del tag Q4-10. Non ho usato altri tag nè parole nel campo di ricerca in alto a destra.

A questo punto seleziono le note contenenti i documenti da inviare al commercialista (è disponibile la selezione multipla delle note con il tasto CTRL) e dal menu Archivio (nel Mac) o Modifica in Windows, uso il comando Invia note via Mail , inserisco la mail del commercialista ed un commento alla mail che sto inviando con il suo contenuto.

Fatto!

Ricordatevi di ottenere un feedback dal commercialista che ha ricevuto i documenti e che sia tutto a posto, non si sa mai!

Se il commercialista non accetta i documenti via email, potete stampare tutti i PDF delle note estratte e consegnargli le copie (o quelle le tenete voi consegnando gli originali, dipende dal vostro commercialista).

E voi, vi fidereste di questo modo di gestire la propria contabilità?