Assegnazione di più risorse con effort diverso ad una stessa attività con Microsoft Project

Aggiornato a settembre 2026. Questo articolo è del febbraio 2012 e rispondeva a un lettore che lavorava con Project 2007. La tecnica che descrive funziona identica in Project 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 e nelle versioni di Microsoft 365: i comandi sono rimasti dove erano. Ho rivisto la struttura e aggiunto uno schema che riassume il caso.

Un lettore mi scrisse esponendo un problema che, a distanza di anni, mi viene ancora posto quasi ogni mese. Ha un’attività lunga dieci giorni e due persone da assegnarci: X, disponibile a tempo pieno, e Y, che su quell’attività può lavorare solo dal secondo all’ottavo giorno. Le assegna entrambe, preme OK, e Project carica Y anche il primo, il nono e il decimo giorno — cioè proprio quando Y non c’è. Nella vista Uso risorse quelle celle diventano rosse: sovrallocazione.

La domanda, ridotta all’osso, è questa: come si dice a Project che una risorsa lavora su un’attività solo in una parte del suo periodo?

Perché Project si comporta così

Quando assegni una risorsa a un’attività, Project non ha modo di sapere che quella persona, su quella specifica attività, ha una finestra più stretta. Prende la durata dell’attività, guarda il calendario della risorsa e le unità di assegnazione, e distribuisce il lavoro su tutto l’arco disponibile. Se l’attività dura dieci giorni e il calendario della risorsa dice che quei dieci giorni sono lavorativi, il lavoro finisce su tutti e dieci.

Non è un errore del programma: è che l’informazione «Y qui c’è solo dal giorno 2 al giorno 8» non gliel’hai ancora data in un posto che lui possa capire.

La strada che sembra giusta e invece si ritorce contro

La tentazione naturale è aprire Informazioni risorsa (vista Elenco risorse) e agire sulla scheda Disponibilità, inserendo intervalli di date con Unità massime al 100% quando la persona c’è e allo 0% quando non c’è. Funziona, nel senso che il risultato immediato è quello atteso. Ma è una soluzione che si paga più avanti, e per tre motivi.

Il primo è che vincola la schedulazione a date fisse. È l’opposto di quello che si chiede a una pianificazione dinamica, dove le attività devono poter scorrere lungo l’asse del tempo seguendo i legami, senza catene che le trattengono.

Il secondo è la manutenzione. Se l’attività slitta di due settimane — e slitterà — quelle eccezioni restano ancorate alle date che avevi scritto, che nel frattempo non vogliono più dire niente. Devi ricordarti di andarle a correggere. Non te ne ricorderai.

Il terzo è il più insidioso: la disponibilità è una proprietà della persona, non di quella singola attività. Se la modifichi per risolvere un problema su un’attività, hai cambiato il profilo di Y su tutto il progetto, comprese le altre attività a cui è assegnata. Lo stesso vale, con gli stessi difetti, per il calendario individuale della risorsa.

Due strade che funzionano davvero

La prima è spezzare l’attività in due: una parte per X, una parte per Y, così che le eccezioni di Y stiano su un’attività tutta sua. È la soluzione più semplice e non ha bisogno di spiegazioni. Non sempre però è praticabile: a volte quell’attività deve restare una sola, perché è così che viene rendicontata o perché spezzarla renderebbe illeggibile il piano.

La seconda è lavorare sull’assegnazione, non sulla persona. È quella che descrivo qui sotto, e ha un vantaggio preciso: le eccezioni viaggiano insieme all’assegnazione, quindi se l’attività si sposta si spostano con lei.

La procedura, passo per passo

1. Metti l’attività a Durata fissa e togli la spunta a “Basata sulle risorse”. Le trovi in Informazioni attività, scheda Avanzate. Questo passaggio non è un dettaglio: serve a impedire che, quando toglierai ore a Y, Project reagisca accorciando la durata dell’attività o ridistribuendo quelle ore sulle altre risorse. Vuoi che la durata resti dieci giorni e che il lavoro di X non venga toccato.

2. Apri la vista Uso risorse. È lì che si vede — e si modifica — il lavoro assegnazione per assegnazione, giorno per giorno.

3. Aggiungi la colonna Ritardo assegnazione e scrivi 1 giorno sulla riga di Y. Y comincia a lavorare dal secondo giorno dell’attività, mentre X ha già iniziato dal primo.

4. Nella griglia del calendario, a destra, azzera le ore di Y nei giorni 9 e 10: scrivi 0 nel campo Lavoro di quelle due celle.

5. Guarda il totale di Y: da 80 ore è sceso a 56, cioè i sette giorni in cui quella persona c’è davvero. X è rimasta a 80. La durata dell’attività è ancora dieci giorni.

Una variante, se preferisci non usare il ritardo: puoi ottenere lo stesso risultato scrivendo 0 anche nelle ore del primo giorno di Y, lasciando il Ritardo assegnazione a zero. Il totale finale è identico; cambia solo il modo in cui la cosa si legge nella vista.

Perché questa è la soluzione robusta

Il punto non è che sia più elegante, è che non richiede manutenzione. Le ore azzerate e il ritardo sono attributi dell’assegnazione: se domani l’attività si sposta in avanti di tre settimane perché è slittato un predecessore, la finestra di Y si sposta con lei, mantenendo la stessa forma.

Con la strada del calendario risorsa, invece, avresti date scritte a mano che restano ferme mentre il piano si muove — e che diventano silenziosamente sbagliate.

Domande frequenti

Funziona anche nelle versioni recenti di Project?

Sì. La tecnica è del 2012 e le schermate di questo articolo sono di Project 2007, ma Ritardo assegnazione, vista Uso risorse e le opzioni Durata fissa / Basata sulle risorse esistono identiche in Project 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 e nelle versioni desktop di Microsoft 365. I comandi si trovano negli stessi posti.

Perché proprio Durata fissa e non basata sulle risorse?

Perché sono le due impostazioni che dicono a Project di non “reagire” quando modifichi il lavoro. Con un tipo diverso, togliendo ore a Y otterresti una durata più corta oppure quelle ore spostate su X: in entrambi i casi non è quello che vuoi.

Posso usarlo con più di due risorse?

Sì, il metodo lavora su una assegnazione alla volta: ogni risorsa ha la sua riga nella vista Uso risorse, con il suo ritardo e le sue ore. Puoi trattare ognuna in modo diverso sulla stessa attività.

Se sposto l’attività, devo rifare tutto?

No, ed è esattamente il motivo per cui questa strada è preferibile a quella del calendario risorsa. Il profilo che hai disegnato appartiene all’assegnazione e si sposta insieme all’attività.

E se la persona è indisponibile per un periodo lungo, su tutto il progetto?

Quello è il caso opposto, ed è proprio il caso in cui la scheda Disponibilità della risorsa è lo strumento giusto: lì stai descrivendo una proprietà vera della persona (un part-time, un’aspettativa, un distacco), non un’eccezione locale a una singola attività.

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Questa guida esiste anche in inglese su projectedgetools.com.