Assegnazione di più risorse con effort diverso ad una stessa attività con Microsoft Project

Ho ricevuto questa richiesta di aiuto da NZ. che ha scaricato il mio tutorial su Microsoft Project 2007.

La problematica che mi ha esposto è valida anche per le altre versioni di Project.

Cercherò di dare una risposta al mio lettore in un modo che conosco e che funziona (ci saranno delle modalità sicuramente più eleganti, forse, ma questo è l’approccio che seguirei).

Comments: Buonasera Signor Rizzo,

Volevo chiederle delle informazioni riguardanti Microsoft Project 2007.

Sono alle prime armi e sto facendo dei piccoli progetti. Però mi sono da qualche giorno fossilizzato sulla gestione del calendario delle risorse.

Mi spiego, io ho un’ipotetica attività ‘TEST’ che dura 10 giorni, con una data prestabilita di inizio e fine, ed a questa attività vorrei assegnare due risorse X e Y, X con unità 100% e Y con un calendario ben definito che vado a decidere  nella sezione disponibilità risorse. A questo punto indico a Y che può lavorare all’attività solo dal giorno 2 al giorno 8 mentre negli altri giorni non è disponibile.
Nel momento in cui io vado ad assegnare alla mia attività queste due risorse e premo ok ad entrambe viene assegnato lo stesso carico di lavoro e di conseguenza Y mi lavora anche i giorni 1-9-10 che in teoria sul calendario che avevo definito era assente. Quindi se poi vado a visualizzare l’uso risorse, la risorsa Y è contrassegnata in rosso poichè ha 8 ore di lavoro sia il giorno 1-9-10. Io desidero che una volta assegnate delle date precise alla mia risorsa non lavorasse oltre le date prestabilite.

Mi auguro di essere stato abbastanza chiaro e spero possa aiutarmi a superare questo ostacolo.

Grazie mille

Cordiali Saluti
NZ

Nella gestione delle risorse (vista Elenco Risorse), se apriamo la scheda Informazioni Risorsa, abbiamo la possibilità di modificare la disponibilità delle risorse inserendo intervalli di giornate in cui è più o meno disponibile (Unità Max=100% se disponibile a tempo pieno, 0% se non lo è).

Disponibilità della Risorsa Lavoro

Lavorare con questo approccio va contro l’impostazione consigliata della Schedulazione Dinamica, che ha lo scopo, tra gli altri, di non vincolare la schedulazione delle attività e l’allocazione delle risorse su date specifiche, ma fare in modo che Project possa “fare scorrere” le attività lungo l’asse del tempo e senza avere vincoli di sorta.

Stesso doscorso si può fare lavorando sul calendario della singola risorsa. Modificare la disponibilità della risorsa nel suo calendario, ad uso e consumo di una singola attività è sconsigliabile perchè ci si può dimenticare di questa eccezione e di dovere manurenere la sua disponibilità nel calendario, qualora l’attività subisse un ritardo o uno spostamento.

Approccio suggerito

L’approccio che suggesrisco in questo caso è:

  1. Spezzare l’attività in due, la prima per la risorsa X e la seconda per la risorsa Y in modo che sia più facile gestire le eccezioni su Y. A volte però questa soluzione non è percorribile per svariati motivi.
  2. Lavorare con il ritardo della risorsa Y a cominciare il lavoro sull’attività e gestire le eccezioni giornalmente con la vista Uso Risorse

La prima soluzione non ha bisogno di spiegazioni.

La seconda, invece, merita una spiegazione più pratica.

Attività con più risorse lavoro

Assicuriamoci prima di tutto che l’attività TEST sia a Durata fissa, e non basta sulle risorse come in figura (finestra Informazioni Attività):

Informazioni Attività

Attiviamo e modifichiamo la vista Uso risorse, come nella figura seguente:

Vista Uso Risorse

Abbiamo inserito una nuova colonna Ritardo assegnazione che ci permette di inserire un ritardo di un giorno nell’inizio del lavoro della risorsa  Y.

Successivamente abbiamo inserito nel campo Lavoro nei giorni 9 e 10 dell’attività, la quantità zero ore. E’ per questo modivo che abbiamo dichiarato a Durata fissa e non basata sulle risorse l’attività, al fine di non diminuire la durata dell’attività o la riassegnazione delle quantità di lavoro previste sulle due risorse X e Y.

Potevamo ottenere lo stesso risultato inserendo lavoro=zero anche nel primo giorno di attività di Y senza inserire il ritardo sull’assegnazione.

Notare che l’effort di Y è sceso a 56 ore.

Questa modalità permette a Project di spostare l’attività in anticipo o in ritardo senza dover toccare (manutenere) le date di disponibilità delle risorse.

2 commenti su “Assegnazione di più risorse con effort diverso ad una stessa attività con Microsoft Project”

  1. Buongiorno Rosario,
    ho un quesito da porti su MS Project:
    posso in qualche maniera assegnare ad una stessa Risorsa più tipologie di lavoro ovvero la Risorsa ROSSI nel Progetto1 è Direttore dei Lavori mentre nel progetto2 è Responsabile della Sicurezza.
    Non posso inserire la risorsa due volte differenziando ROSSI (D.L.) e ROSSI (RSic) perché in questa maniera non mi potrà individuare le sovrallocazioni.
    Conosci qualche soluzione pratica?
    Grazie per la cortese disponibilità.
    Valter Spaccini

    Rispondi
    • Buongiorno Valter, grazie della tua domanda.
      E’ possibile differenziare l’utilizzo di una risorsa per quanto riguarda il suo costo.
      In MS Project é possibile gestire fino a 5 tabelle costi. A livello di singola assegnazione ti sarà possibile selezionare quale tabella (A,B,C,D,F) di costi applicare. Se fai doppio click su una risorsa nella vista Elenco Risorse compare la finestra Informazioni Risorsa. Clicca sul pannello Costo e trovi in basso la griglia con le cinque tabelle di costi.
      Un “accrocchio” che ho visto usare e che sfrutto di tanto in tanto è quello di creare un campo personalizzato di tipo Testo in cui inserire, per le attività che hanno la risorsa con le tue caratteristiche, se si tratta quindi di D.L. piuttosto che addetto alla sicurezza. E’ quindi una semplice stringa di testo ma su cui puoi filtrare ed individuare quali attività richiedono il D.L. e quali l’addetto alla Sicurezza.
      Un ultimo metodo è quello di inserire una Nota per l’attività interessata indicando che ruolo gioca la risorsa.

      Un cordiale saluto
      Rosario

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