Come evitare le interruzioni con la Tecnica del Pomodoro e gli Sprint dell’Agile – Ladri di Tempo

Ho appena letto un articolo che paragonava la Tecnica del Pomodoro con gli Sprint di SCRUM, la metodologia Agile di gestione dei progetti.
Chi non conosce ancora la Tecnica del Pomodoro può leggere alcuni dei miei articoli in questo blog che illustrano come aumentare la propria produttività individuale e superare la procrastinazione.
L’autore dell’articolo poneva l’accento su come evitare le interruzioni durante lo solgimento del proprio lavoro, distinguendo tra interruzioni interne e interruzioni esterne.

Le interruzioni possono essere interne o esterne. Le prime sono autogenerate: spesso, quando iniziamo un compito, sentiamo la tentazione di controllare la posta, navigare su internet, fare una telefonata o scambiare due chiacchiere con un collega. Le interruzioni esterne, invece, provengono da altri: si manifestano tramite telefonate, email che notificano la loro presenza con un suono o un messaggio visivo, o visite improvvise di colleghi.

Per mitigare l’impatto negativo delle interruzioni interne, l’autore suggerisce di considerarle come meta-attività o “non attività”. Una strategia utile può essere quella di annotarle in una lista ToDo specifica, da rivedere successivamente, permettendo così di proseguire con il lavoro principale. Se applicata, questa soluzione può aumentare significativamente la nostra produttività.

Riguardo alle interruzioni esterne, possiamo adottare i principi della Tecnica del Pomodoro. Questo metodo prevede blocchi di tempo di 25 minuti, chiamati pomodori, durante i quali ci si concentra intensamente su un’attività, seguiti da una pausa di 5 minuti. Per gestire le interruzioni in questo contesto, la tecnica propone di:

  1. Informare l’interruttore che siamo impegnati.
  2. Negoziare un momento successivo per riprendere la discussione, preferibilmente durante la pausa breve o quella più lunga dopo quattro pomodori.
  3. Essere puntuali nel ricontattare la persona nell’orario stabilito.

L’autore fa notare che se durante l’interruzione annotiamo l’accaduto di fronte all’interruttore, ciò può indurre in lui un senso di colpa, rendendolo più consapevole e quindi meno incline a interromperci nuovamente. Questo è particolarmente efficace perché sa che saremo puntuali nel seguire l’appuntamento per discutere quanto interrotto.

La Tecnica del Pomodoro, analogamente agli Sprint nello SCRUM, tratta ogni segmento di tempo come un mini-sprint che ci aiuta a focalizzarci su parti specifiche del lavoro. Durante questi periodi:

  • Un pomodoro è indivisibile e sempre della stessa durata (25 minuti).
  • L’obiettivo è lavorare con concentrazione, evitando interruzioni sia interne sia esterne.

Gestisco personalmente le interruzioni adottando la strategia Informare, Negoziare e Richiamare, e mi impegno a essere sempre puntuale nei follow-up. Questo comportamento, ripetuto nel tempo, insegna agli altri che durante un pomodoro sono concentrato, dissuadendoli dal causare interruzioni.

E voi, quale strategia usate per gestire le interruzioni?

Lascia un commento