Archiviazione con QR code ed Evernote

In questo articolo voglio introdurvi un nuovo modo di utilizzare Evernote come gestore documentale delle nostre informazioni cartacee utilizzando il QR Code e le ricerche in Evernote.

Lo spunto di utilizzare il QR Code me l’ha dato un articolo pubblicato nel blog di Evernote Italia, in cui si accenna all’uso che ne fa un avvocato per accedere velocemente alle pratiche dei suoi clienti. Questo modo di usare Evernote mi ha colpito e sto riorganizzando il mio archivio cartaceo con QR Code + Evernote (sarà un lavoro lungo, ma i benefici che avrò mi faranno dimenticare la fatica ed il tempo che dovrò dedicarci).

Una sintesi del contenuto dell’articolo:

Cosa si può fare

Associare contenuti cartacei ai contenuti archiviati in Evernote.

Questo ci dà modo di legare insieme l’Archivio cartaceo, che bene o male dovremo gestire, e le note che abbiamo creato nel nostro account di Evernote.

Come

Creando un QR Code contenente l’indirizzo delle note di Evernote correlate, stampare il QR Code e incollarlo al documento cartaceo. Di seguito vi spiego come si fa.

Come utilizzarlo

Con un lettore di QR Code (gratuito) per iOS, Android o una web cam su PC o Mac o Linux, leggiamo il codice e apriremo automaticamente la nota di Evernote che contiene le informazioni collegate al documento cartaceo a cui in precedenza avevamo incollato il QR Code.

Soluzione proposta

Un problema che abbiamo tutti, indipendentemente di quale software vogliamo usare per l’archiviazione digitale dei nostri documenti, è quello di poter collegare logicamente il documento cartaceo e la sua versione digitale o informazioni aggiuntive memorizzate su un computer. Se cercate su internet troverete molte soluzioni alternative a questo problema, ma non completamente efficaci o semplici da implementare.

Oggi però abbiamo Evernote, il nostro estensore di memoria, che ci permette di archiviare documenti di qualsiasi tipo generati da qualsiasi software capace di gestire i formati digitali accettati da Evernote (in pratica tutti).

Ovviamente non possiamo digitalizzare (scansionare) tutta la carta che ci passa tra le mani e che per convenienza o necessità dobbiamo conservare per anni. Dobbiamo raggiungere un compromesso tra quanto lavoro (e tempo) dedicare al lavoro di digitalizzazione ed il beneficio che ne abbiamo quando dobbiamo cercarlo con Evernote.

Pensare di archiviare tutte le pratiche del nostro ufficio o i documenti cartacei generati per l’esecuzione di un progetto, di una commessa, di una ricerca universitaria e così via, è da folli.

Quindi, come raggiungere un buon compromesso di avere i documenti originali ed una loro copia digitale su Evernote?

 

Ecco gli steps da seguire per la FASE DI ARCHIVIAZIONE

Step 1. Per prima cosa creiamo una o più note in Evernote ed inseriamo le informazioni sul documento che vogliamo gestire.

Step 2. Associamo uno o più tags ben studiati alle note interessate

Di seguito il procedimento con la versione Browser di Evernote

Step 3. Eseguiamo una ricerca per selezionare le note che ci interessano

Step 4. Copiamo nella Clipboard del PC o Mac, l’URL attuale creando uno SHORT ADDRESS (tipo bit.ly o similare) dell’URL. Questo è importante per i prossimi passi

Step 5. Apriamo in un’altra finestra del browser uno dei siti gratuiti per generare i codici QR, come ad esempio http://qrcode.kaywa.com/

Step 6. Incolliamo nel campo URL di Kaywa (é lo stesso per altri software analoghi) l’indirizzo che abbiamo copiato nella clipboard nello Step 4

Step 7. Generiamo il QR Code

Step 8. Stampiamo il QR Code generato su carta (su una etichetta o un foglio normale da usare come frontespizio del documento carntaceo)

Step 9. Incolliamo il QR Code al documento cartaceo.

Fatto.

 

Gli steps dal 3 al 9 sono molto veloci da eseguire, soprattutto se generiamo molti QR Codes tutti insieme, in modo da avere a video tutto pronto.

 

Ecco di seguito gli steps per la FASE DI CONSULTAZIONE e RICERCA.

Eseguiamo queste attività quando, documento/pratica cartacea alla mano, abbiamo il QR Code incollato proprio sul documento.

Step 1. Apriamo l’APP su iOS o Android per l’uso mobile o un’applicazione per la lettura dei QR Code su Mac o PC (fai una ricerca su Google per trovare quello che ti serve).

Step 2. Puntiamo l’obiettivo della telecamerina dello smartphone o la Webcam del PC/Mac sul QR Code e aspettiamo che venga riconosciuto (in meno di un secondo)

Step 3. L’app aprirà in automatico (o ce lo chiederà, a seconda del software che usiamo) la pagina web puntata dal QR Code

Step 4. Nel browser dello smartphone (o PC/Mac) si aprirà Evernote con la/le note che soddisfano la ricerca (vedi Step 3 e 4 della FASE Di ARCHIVIAZIONE)

Step 5. Apriamo la nota che ci interessa e che conterrà le informazioni correlate al documento cartaceo da cui siamo partiti. Non é così difficile, dopo tutto.

 

Scenario

Vi descrivo uno scenario reale, il mio, con cui sto implementando il QR Code ed Evernote.

A casa ho diversi Dossier (raccoglitori ad anelli, quelli spessi, in cui si inseriscono le buste trasparenti) in cui da anni archivio i documenti cartacei.

Quelli su cui sto lavorando sono:

  • Casa
  • Banca
  • Contratti
  • INPS
  • Agenzia delle Entrate
  • Garanzie
  • Salute
  • Bollette (ricevute di pagamento)

Contengono centinaia di documenti accumulati negli anni, ma solo quelli che devo tenere per anni o per sempre.

Invece, i documenti tipo le Bollette o gli estratti conto della banca, li scannerizzo e poi li archivio insieme ad altri documenti in ordine cronologico in scatole di cartone (non li butto ma sono archiviati in soffitta, etichettati con l’anno solare (una scatola di cartone per anno).

Nella foto seguente vedete il dorso del dossier Casa con un’etichetta contenente il QR Code della nota di Evernote.

QR Code con Evernote

 

Con lo smartphone a portata di mano con l’app QR Code reader attiva, puntiamo l’obiettivo della telecamera sul QR Code fino a quando viene riconosciuto il codice.

L’app su iPad (nel mio caso QRafter) ci permetterá di aprire direttamente la pagina web di Evernote con la nota “Dossier Garanzie” giá selezionata ed attiva sullo schermo dello smartphone.

 QR Code con Evernote - App per iOS

Ho creato una nota dal titolo “Dossier Casa” ed all’interno scrivo l’elenco dei documenti contenuti nel dossier cartaceo Casa.

L’elenco ê costituito da semplici voci inserite da tastiera, oppure da link ad altre note di Evernote contenenti il documento scannerizzato a partire da quello cartaceo contenuto nel dossier.

Nell’ultimo caso, sfrutto la potentissima funzionalitá di Evernote “Collegamento Nota” che permette di inserire nel corpo di una nota il collegamento (hyperlink) alla nota collegata.

Forse é meglio farvi vedere un’ immagine per capirlo meglio.

 Collegamento Note in Evernote

 

Come potete vedere dall’immagine precedente dell’iPad, il risultato della lettura del QRCode e della relativa pagina web “puntata”, è quello di vedere la nota “Dossier Casa” contenente i link alle altre note in Evernote ognuna contenente un PDF risultato della scannerizzazione dei documenti cartacei archiviati ne Dossier Casa (quello con gli anelli, capito come funziona?).

Basta “tappare” con un dito sul link che ci interessa e sarà aperta la nota con il documento digitalizzato.

Vi ricordo che gli stessi risultati si possono ottenere con il PC ed il Mac usando una webcam.

Come potete vedere dall’ultima immagine, il collegamento alle note è visualizzato proprio come ad un link ad una pagina Web. Basta cliccarci sopra e Evernote aprirâ la nota collegata.

Adesso dovrebbe essere piú semplice!

La cosa che mi lascia ogni volta stupito é il grado di sofisticazione operativo che si raggiunge utilizzando programmi per la maggior parte gratuiti.

Si sta davanti al dossier, si punta l’obiettivo dell’iPad (nel mio caso) sul QRCode, l’iPad apre direttamente la nota associata al dossier, scelgo il link di una nota contenente il documento che mi interessa e questo (normalmente un PDF) si aprirá per consultazione.

Pazzesco!

Provate a pensare ad una pagina cartacea (o un documento PDF) contenente i QRCode di vari dossier. Non c’ė bisogno di essere fisicamente a casa davanti ai dossier per aprirne (virtualmente) il contenuto!

Provate a pensare…..

Ma forse è meglio fermarci qui.

Vi viene qualche idea?

A me tante…

AGGIORNAMENTO:

se volete alcuni riferimenti per vari software per creare e leggere QR Code, fate un salto a questa pagina.