Come gestire e comunicare responsabilità e ruoli in Microsoft Project senza usare le risorse

Come gestire e comunicare responsabilità e ruoli in Microsoft Project senza usare le risorse

In un precedente articolo “Quante risorse assegnare in un piano di progetto“, ho introdotto alcune regole di base per decidere quante e quale tipo di risorse assegnare alle attivitá di un progetto.
In questo articolo vediamo invece come “non gestire” le risorse in MsProject ma avere traccia di quali stiamo

utilizzando e a chi assegnare la responsabilità (e accountabilità) dell’attività insieme ai ruoli giocati dalle singole risorse, ma, ripeto, senza gestire le Risorse nel piano di progetto. Se avete la pazienza di leggere qualche riga in più vi accorgerete che non è un controsenso.

Problematica

In molte realtá in cui vengono utilizzati software di pianificazione e controllo di progetti come MSProject, non vengono gestite le risorse, ma ci si limita a gestire solo la tempistica delle attivitá trasformando il software di schedulazione in un semplice editor di barre del Gantt.

Non pensiate che siano poche queste realtà. Sono molto ma molto più diffuse di quanto si possa immaginare.
Vi presento una semplice ma efficiente e non banale tecnica per fare in modo di sapere sempre e comunicare chiaramente “chi fa cosa” nel progetto, chi ê il responsabile di ogni attivitá e quale ruolo svolgono all’interno delle attività in cui sono impiegate.
Nella metodologia di Project Management viene definito uno strumento chiamato OBS (Organizational Breakdown Structure) con cui si rappresenta l’organizzazione delle risorse di progetto.
Da Wikipedia.org:
Con l’espressione inglese Organization Breakdown Structure (OBS, Struttura Analitica dell’Organizzazione) si intende la definizione puntuale delle responsabilità di progetto. Le OBS sono usate nella pratica del Project management per permettere al project manager (leader) realizzare un sistema coerente di deleghe nella gestione del progetto stesso.
Attraverso la OBS, incrociando i relativi pacchetti di lavoro (Work Packages) definiti nella WBS di progetto, è possibile individuare le responsabilità dei ruoli nel progetto. Per farla breve il “chi fa che cosa”. Rimando alla letteratura di Project Management per un approfondimento sulla OBS e alla RAM (Responsability Assignment Matrix).
OBS e WBS
 fonte:
E’ di fondamentale importanza nella conduzione dei progetti, poter individuare in modo univoco chi è il responsabile e a che titolo, delle attività lavorative.

Come rappresentare la responsabilità ed i ruoli di progetto in Microsoft Project

Esistono diverse possibilità di poter codificare e visualizzare il “chi fa cosa” in un piano di progetto.
In questo articolo vediamo la forma più semplice, ma questo non vuol dire che sia una cosa banale o stupida. Tutt’altro.
Sfruttiamo la possibilità di avere a disposizione i campi personalizzabili di MSProject (ma la cosa funziona altrettanto bene per altri software simili).
Utilizziamo a tale proposito il campo Text1, il cui formato è ovviamente di tipo testo.
Apriamo un file di Project di esempio, ed allarghiamo la visualizzazione Tabella come nella figura seguente.
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Nell’ultima colonna a destra, clicchiamo sull’intestazione “Aggiungi nuova colonna“.
Verranno elencati i campi disponibili per la vista Attività di Project. Cerchiamo e selezioniamo Text1.
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 Avendo selezionato l’intera colonna Text1, clicchiamo poi sul pannello Formato (1), quindi su Impostazioni colonna (2) e quindi su (3) Impostazioni campo come nella figura seguente:
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Verrà visualizzata a video una finestra che ci permette di personalizzare l’intestazione della colonna Text1, come in figura.
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Abbiamo inserito “Responsabile;Ruolo” come descrizione della colonna.
Selezioniamo l’allineamento a sinistra e clicchiamo su Ok.
Dopo avere inserito le responsabilità ed i ruoli nella nuova colonna avremo:
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Notare che il punto e virgola separa la responsabilità dal ruolo, mentre la virgola separa la persona dal suo ruolo nell’attività.
E’ possibile ovviamente filtrare le attività che hanno responsabile una o più persone o semplicemente uno o più ruoli, come negli esempi che seguono.
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E quindi, avendo filtrato per il contenuto del campo contenente “Franco”, avremo:
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Semplice, utile e fa quello che ci eravamo proposti di fare: individuare e comunicare le responsabilità ed i ruoli nel nostro progetto.
Tu usi qualche altro metodo per fare la stessa cosa?

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