Quante risorse assegnare in un piano di progetto?

In questo articolo vedremo quali sono i criteri per stabilire quante risorse assegnare in un piano di progetto di Microsoft Project, o in un qualunque altro software di schedulazione,in base al numero di attivitá previste. Ho già scritto di come assegnare risorse in un piano di progetto qualche tempo fa.

Presento quindi:

1. Tre regole di base in modo da dare il massimo beneficio tra il dettaglio di pianificazione ed il costo di preparazione prima e di gestione e manutenzione dopo, del piano di progetto.
2. Quali tipi di risorse gestire

Premetto che MSProject non ha grossi problemi nella gestione di un alto numero di attivitá (task) e di un numero molto elevato di risorse, sia umane che materiali o attrezzature. Basta avere un uon PC con un’adeguata quantitá di memoria RAM e non ci sono grossi problemi di prestazioni.
Il problema è nostro, nel senso che con l’aumentare del numero di attività (diverse centinaia) e delle risorse associate alle attivitá (decine o centinaia), cominciamo ad avere difficoltá di visione di insieme e, naturalmente, un elevato carico di lavoro di inserimento dati e di gestione.
Bisogna fare molta attenzione nella scelta di un giusto livello di dettaglio per il nostro GANTT.

Questp per evitare problemi soprattutto durante l’esecuzione del progetto, poichè normalmente un Project Manager è molto occupato, per non dire saturo, nelle attivitá quotidiane sui suoi progetti.

Di conseguenza avrà poco tempo e lucidità mentale nell’aggiornamento puntuale e dettagliato del piano di progetto.
Si, ê molto bello avere elevato livello di dettaglio con cui ricavare reports molto ricchi nelle aree:

1. Assegnazione Risorse
2. Budget Costi
3. Attività in corso, in partenza ed in ritardo
4. Varianze di tempi e costi

nonchè la possibilità di poter esportare le informazioni del nostro piano con i Reports Grafici ed ottenere Tabelle Pivot di Excel su cui poter effettuare sofisticate analisi.
Il problema è che il carico di lavoro di aggiornamento del piano diventa molto pesante ed il PM non può permettersi di caricare un numero esagerato di informazioni di consuntivazione delle attivitá.

Ritorniamo all’argomento dell’articolo. 

Prima Regola – quante risorse assegnare

«Più aumenta il numero di attività (e quindi di dettaglio) del piano di progetto, meno risorse dobbiamo utilizzare ed assegnare alle attività»
Quindi, se il numero di attività aumenta, occore alzare il livello di dettaglio delle risorse utilizzando le qualifiche (professioni) e non le persone fisiche.
In MSProject (ma anche in altri prodotti meno impegnativi) c’è un tipo di risorsa speciale per gestire questa modalità, e si tratta della Riorsa Generica.
Sto parlando ad esempio di figure professionali come Analista Senior, Programmatore Junior, Progesstista Meccanico, Montatore Elettrico, e così via. 
Bisogna quindi lavorare sull’Unità Massima di disponibilità per le risorse, impostando 200% per due persone disponibili a tempo pieno o 1200% se ne abbiamo 12 da utilizzare.

Seconda Regola – usare le Squadre ed il Team

«Utilizzare le Squadre o i Team nel loro insieme e trasformare l’effort delle singole risorse di una squadra in un effort generale dell’intera squadra»
Molto valida soprattutto se parliamo di progetti in ambito edilizio o nell’impiantistica.

Facciamo l’esempio di una “Squadra Carpentieri”con un Capo Squadra, tre Carpentieri e due Manovali.

 In questo caso possiamo pensare di stimare il lavoro effettuato in termini di metri quadri o cubi prodotti al giorno dall’intera quadra.

Terza Regola – usare solo risorse pregiate

«Assegnare solo le risorse “pregiate”, cioè quelle di difficile reperibilità o di costo elevato».
Se abbiamo pochi operai specializzati ma non abbiamo nessun problema a reperire operai da società interinali o da sub-contractors, possiamo limitarci ad assegnare alle attività solo i primi, e questo solo per gestirne la richiesta nel progetto senza dover gestire il dettaglio delle assegnazioni di tutte le risorse alle attivitá del progetto.
Questo perchè é piuttosto diffusa la gestione dei costi delle risorse nei progetti con altri sistemi diversi da Microsoft Project o di altri software di schedulazione.

Concludo affermando che dobbiamo farci aiutare dai software di pianificazione (schedulazione) ad avere chiaro il futuro del nostro progetto senza dover diventare dei contabili alle prese con un numero esagerato di numeri che, alla fine, non portano molto valore aggiunto al controllo del progetto.

E tu, quale livello di dettaglio nell’assegnazione delle risorse alle attivitá gestisci