Ho letto un articolo pubblicato da PMConnection, sui 10 sintomi che ti dicono che non lo conosci bene, e che mi ha convinto a scrivere questo post. Esistono ovviamente diversi criteri per stabilire il grado di conoscenza di MSProject, ma questi dieci sintomi mi sembrano un modo molto pratico e veloce per stabilirlo.

 I sintomi di cui voglio parlarti sono:

  • Sintomo N. 1 – Crei manualmente un’attivitá di riepilogo progetto
  • Sintomo N. 2 – Imposti manualmente le date delle attivitá
  • Sintomo N. 3 – Non inserisci tutte le stime di durata di tutte le attivitá del progetto
  • Sintomo N. 4 – I nomi delle attivitá non cominciano con un verbo
  • Sintomo N. 5 – Assegni un Predecessore alle attivitá di riepilogo
  • Sintomo N. 6 – Assegni risorse alle attivitá di riepilogo
  • Sintomo N. 7 – Non analizzi mai il cammino critico del progetto
  • Sintomo N. 8 – Non verifichi bene la sovrallocazione delle risorse
  • Sintomo N. 9 – Non salvi mai la Baseline del progetto
  • Sintomo N. 10 – Non aggiorni  la schedulazione per allinearti alla realtá

Sintomo N. 1 – Crei manualmente un’attivitá di riepilogo progetto

Attività di riepilogo progetto con Microsoft Project
Cura – Dal pannello Formato (1) , seleziona il check box (2) “Attivita di riepilogo progetto
Verrá visualizzata l’attività “Office Move” (nell’esempio) con ID 0 che riepiloga l’intera durata del progetto
 
Sintomo02
 

Sintomo N. 2 – Imposti manualmente le date delle attivitá

Vincoli inserendo date manualmente
Cura – Quando inserisci manualmente le date di Inizio e Fine, MSProject inserisce vincoli “Iniziare non prima del” rappresentati dalle icone corrispondenti nella colonna degli Indicatori.
La presenza di numerosi vincoli impedisce a Microsoft Project di esserci di aiuto nelle funzionalità di livellamento risorse e togliendo flessibilità alla schedulazione.
Occorre seguire i dettami della schedulazione dinamica cercando di inserire meno vincoli possibili nel piano di progetto.

Sintomo N. 3 – Non inserisci tutte le stime di durata di tutte le attivitá del progetto

La mancanza di assegnazione di stime di durata viene evidenziata da MSProject con il simbolo di punto interrogativo nella colonna Durata.
 
 
Stime di durata in Microsoft Project
 
Cura – Prima di considerare completata la schedulazione del progetto applica il filtro “Attività con durata stimata” che elencherà tutte le attività del piano di progetto per cui dobbiamo ancora assegnare una stima.

Sintomo N. 4 – I nomi delle attivitá non cominciano con un verbo

Cura – verifica che tutte le attivitá esprimano chiaramente un lavoro da effettuare. A differenza della WBS, in cui possiamo avere come nomi degli elementi i “deliverables” (nomi dei prodotti del nostro progetto), nel GANTT abbiamo le attivitá che servono per ottenerli.
Ricorda, inoltre, che i nomi delle attivitá milestone, a durata zero, hanno il verbo al participio passato (Analisi Completata, Modulo 1 completato, Disegni inviati, ecc).

Sintomo N. 5 – Assegni un Predecessore alle attivitá di riepilogo

Collegare attività di riepilogo con MSProject

 
Cura – Un’attivitá di riepilogo rappresenta una fase o sottofase del progetto. Ogni fase comprende attivitá lavorative (le barre blu) e/o attivitá di riepilogo (in nero).
Per collegare, quindi, due fasi, come se fossero due attivitá normali, basta collegare l’ultima attivitá della fase precedente con la prima attivitá della fase successiva, come mostrato nell’immagine che segue.
 E’ comunque preferibile, per rispettare le buone pratiche di schedulazione, collegare una milestone di fine fase alla prima attivitá della fase successiva, esattamente come segue
 
Sintomo07
 

Sintomo N. 6 – Assegni risorse alle attivitá di riepilogo

 
Assegnare risorse alle attività di riepilogo con MSProject
 
Le risorse si assegnano solo alle attivitá in cui viene fatto il lavoro e che concorrono al costo totale del progetto.
Microsoft Project calcola i costi di un’attivitá:
  • moltiplicando il costo orario delle risorse di tipo Lavoro per il numero di ore di assegnazione
  • moltiplicando il costodella singola unitá di Materiale per il numero di unitá di materiale consumato in un’attivitá
  • sommando tutti i costi di tipo Costo assegnati ad un’attivitá
 MSProject somma “verso l’alto” (roll-up) i costi delle attivitá a livello di attivitá di riepilogo. Quindi avremo il costo previsto sulle attivitá di riepilogo in automatico.
Se proviamo ad assegnare le risorse alle attivitá di riepilogo, avremo brutte sorprese sul nostro budget di progetto. Infatti, MSProject aggiungerà al progetto il costo delle risorse assegnate all’attività di riepilogo moltiplicando il costo orario delle risorse per la durata dell’attività di riepilogo!

Sintomo N. 7 – Non analizzi mai il cammino critico del progetto

Cura – Con una buona analisi del cammino critico puoi individuare delle valide alternative alla schedulazione che hai creato che possono far durare di meno il progetto e avere anche risparmi economici.

Sintomo N. 8 – Non verifichi bene la sovrallocazione delle risorse

Cura – Microsoft Project mette a disposizione diversi strumenti per individuare le risorse sovrallocate nel progetto e a proporti delle soluzioni di Livellamento Risorse. Inoltre, hai a disposizione le viste Uso Risorse e Gestione Attivitá che ti permettono di livellare manualmente le risorse o a aggiungerne di altre. Inoltre, Project è in grado di visualizzarti il “float” o scorrimento delle attivitá non appartenenti al cammino critico e che puoi sfruttare per ottimizzare la tua schedulazione diminuendo la sovrallocazione delle risorse.

Sintomo N. 9 – Non salvi mai la Baseline del progetto

Cura – Se non salvi la Baseline vuol dire che non effettui il tracking (aggiornamento e controllo) del progetto. Prova ad approfondire meglio il concetto di baseline e tracking di progetto. Solo cosí puoi renderti conto di cosa vuol dire controllare l’avanzamento del lavoro e dei costi del progetto. Mai sentito parlare di Earned Value?

Sintomo N. 10 – Non aggiorni  la schedulazione per allinearti alla realtá

Cura – Questo sintomo è legato al precedente. Se non misuri non gestisci, sono solito dire ai miei allievi e clienti. Devi nisurare l’avanzamento del lavoro (actuals) e riportarlo sul file di progetto.
Approfondisci questo argomento con il concetto di Status Date (Data Stato) e di aggiornamento del progetto.
Dopo avere aggiornato le attivitá ed il progetto rispetto alla Data Stato, devi verificare le varianze di tempi e costi e di come si è evoluto il piano di progetto (nuove spiacevoli sorprese possono essersi verificate)
 
Bene, ti ritrovi in queste problematiche?
Che ne pensi di fare un check con me?