Kanban di progetto con Evernote

Kanban di progetto con Evernote

Nel video potete vedere e ascoltare il contenuto di questo articolo

In questi giorni sto realizzando un corso in  eLearning sul project management in italiano ed inglese  (Gestire Progetti con Successo) insieme ad altri professionisti multidisciplinari che mi aiutano nel lavoro.

Questo piccolo team virtuale, composto da quattro persone compreso me, ha le caratteristiche effettive di un gruppo di progetto internazionale e mi spiego subito.

Uno di questi é un traduttore multilingue, è inglese, vive e lavora a Londra e parla benissimo l’italiano. Il secondo professionista vive in Moldavia, è si occupa della parte tecnologica sulla piattaforma di eLearning che utilizzerò. L’ultima persona che mi aiuta è una ragazza canadese molto brava nella grafica e nell’utilizzo di Microsoft PowerPoint.

Ho messo in piedi questo gruppo di lavoro per una serie di motivi tra i quali la professionalità comprovata, l’approccio mentale a collaborare a distanza, e non ultimo per una questione economica poiché lavorano a costi sostenibili. Da anni lavoro con questo approccio e mi sono trovato sempre bene.

Ritornando all’argomento dell’articolo, volevo parlarvi di un piccolo sistema di Kanban per la gestione dei deliverables  del progetto in modo semplice, efficace, e che soddisfi le esigenze della dislocazione geografica delle risorse.

Ho realizzato, utilizzando Evernote, un Personal Kanban  molto semplice, che mi permette di gestire il lavoro dei miei collaboratori.

 

Flusso Personal Kanban con Evernote

Di seguito l’elenco dei taccuini di Evernote con cui ho implementato il Kanban:

 

Elenco dei taccuini del Kanban con Evernote

 

Nel taccuino Backlog inserisco tutti i deliverable da ottenere o semplici attività di progetto, nel mio caso può essere una presentazione Microsoft PowerPoint in italiano e da tradurre in inglese, immagini grafiche, registrazioni audio, filmati video, Script di testo è così via.

Il Backlog è in pratica un magazzino di tutte le funzionalità che devo realizzare per il mio progetto, e sono implementate come avrete capito, con delle note di Evernote.

All’interno delle note inserisco:

  • le specifiche (requirements) del deliverable
  •  istruzioni particolari
  •  materiale accessorio per realizzare il deliverable

Nel momento in cui le specifiche sono pronte, inserisco nella nota un Tag con il nome della persona che dovrà realizzare il deliverable, e sposto la nota nel taccuino Ready, che indica che il lavoro è pronto ad essere eseguito.

Ho creato anche delle ricerche salvate, uno strumento molto comodo di Evernote, per poter ricercare velocemente note esistenti, senza doversi ricordare della sintassi di ricerca per ritrovarle. Quindi posso utilizzare queste ricerche salvate per ritrovare velocemente il carico di lavoro assegnato a ogni risorsa.

Quando una risorsa è pronta ad eseguire un’attività, questa accede al taccuino Ready che è stato condiviso in lettura e in scrittura con lui/lei, prende in carico l’attività e la sposta nel taccuino Doing, che indica agli altri componenti del progetto, che ci sta lavorando sopra.

Nel caso in cui la risorsa abbia un problema nel completare l’attività assegnata, sposta questa attività (nota di Evernote) nel taccuino Hold, assegnando un Tag con il nome della persona che dovrà farsi carico della risoluzione del problema.

È mia cura, ovviamente, monitorare questo taccuino insieme alle comunicazioni che avvengono tramite e-mail o chat di Skype, affinché il lavoro vada avanti.

Quando la risorsa ha completato l’attività, etichetta con un tag con il nome della persona che prenderà in carico il lavoro completato e lo sposta nel taccuino Done.

Questo è il semplice ma efficacissimo workflow lavorativo che ho messo in piedi per la gestione del mio progetto.

Potrà sembrare semplicistico e banale questo tipo di approccio, derivato dalla metodologia di project management Agile, ma vi posso assicurare che ha eliminato tanti problemi di comunicazione tra i componenti del progetto, che pur non conoscendosi direttamente, attraverso questo sistema riescono a lavorare insieme e con efficacia.

Ovviamente le cose non vanno avanti da sole, pur con la buona volontà di tutti, ma diverse volte al giorno, verifico lo stato del workflow lavorativo nei taccuini.

Un’altra annotazione che vorrei condividere con voi riguarda la facilità e velocità con cui le risorse hanno preso mano del sistema utilizzandolo quotidianamente e in modo sorprendentemente efficace.

Infine, a livello di comunicazioni, il numero di e-mail e di messagi, sono stati ridotti veramente all’osso.

Implementazione con Evernote

Vediamo adesso la parte più prettamente tecnica di questo sistema.

Nella figura precedente  avete visto l’elenco dei taccuini in Evernote.

Nella figura che segue potete vedere l’elenco (1) dei deliverables (note)  del Kanban.

In (2) il semplice sistema dei tag che indicano il nome del progetto (o dello Sprint in termini Agile), la lingua del deliverable, la persona a cui è assegnato il deliverable ed il tipo di materiale contenuto nella nota.

Kanban con Evernote

Nella figura seguente, vediamo il dettaglio di una nota.

Dettaglio diuna nota - Kanban con Evernote

In (1) sono contenuti sotto forma di allegati i documenti sviluppati nel progetto, mentre in (2) ho inserito una checklist (per tutte le note) che rappresenta lo stato di avanzamento del lavoro.

 Nota: Evernote consente di aprire in modifica un file di Office direttamente dalla nota, senza dover salvare con nome l’allegato e ricaricarlo al termine delle modifiche. Quando in Word, Powerpoint o altro software che gestisce questo protocollo (WebDav) si salvano le modifiche, queste verranno applicate direttamente nell’allegato all’interno della nota di Evernote.

 

Nota: con un account Evernote Premium, si ha la possibilità di avere più versioni della stessa nota e poter ripristinare il contenuto di una vecchia nota. Funziona, ma è meglio fare un backup del database di Evernote almeno una volta al giorno. Fidarsi è bene, ma…

Il taccuino “Project Board” in realtà è una Stack di Evernote, che permette di realizzare una gerarchia di taccuini.

I taccuini che compongono il Kanban sono condivisi in lettura e scrittura con i componenti del team del mio progetto, in modo che questi possano accedere via browser e modificare le informazioni contenute nelle note e portare avanti le attività. Non è il caso del mio progetto, ma qualora fosse necessario gestire la riservatezza di alcuni contenuti, ho la possibilità di condividere un taccuino specifico per ogni risorsa, ed inserire le note contenenti il materiale riservato.

Se qualcuno di voi fosse interessato ad approfondire questo discorso, sono a disposizione e potete contattarmi.

 

3 commenti su “Kanban di progetto con Evernote”

  1. Complimenti a Rino, per aver dimostrato ancora una volta che le metodologie Agile non sono relegate allo sviluppo software, ma che possono aiutare in qualsiasi campo. In pratica le metodologie Agile stanno diventando una filosofia di vita, come la saggezza del contadino insegna.
    Adesso vi faccio sorridere con un’altra applicazione reale messa in pratica dai proprietari di un frantoio, a loro insaputa.
    I piccoli agricoltori portano le olive al frantoio per la molitura. Il carico viene depositato in un cassone e pesato. Qui interviene la tecnica Kanban: su ogni cassone viene attaccato un postit con il nome dell’agricoltore. Quando arriva il suo turno, le olive vengono scaricate dal cassone nella vasca del lavaggio, spostando anche il postit dal cassone alla vasca (sprint di lavatura). Appena le olive sono state lavate, l’addetto fa partire la molitura (sprint di macinatura), spostando il postit sulla vasca che contiene la pasta della molitura. Quando si libera la vasca di decantazione, la pasta vien spostata nella vasca successiva (strint di decantazione), spostando il postit da una vasca all’altra e così via con le altre fasi di lavorazione (sprint) fino a quella di separazione dell’olio dall’acqua (ultimo sprint). Quando il postit arriva in fondo, mentre il separatore finisce di rilasciare l’olio, il cliente viene invitato ad andare alla cassa con il suo postit per abbinarlo allo scontrino della pesa e pagare l’equivalente della sua lavorazione. Sembra tutto ovvio e banale, invece, quel postit dice in ogni istante dove si trovano le olive che si stanno trasformando in modo iterativo in olio, consengnando ad ognuno l’olio estratto dalle proprie olive. Ecco un esempio di approccio Agile applicato al frantoio per la molitura delle olive. Evviva la campagna!

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  2. Bellissimo questo uso di Evernote x Kanban. Mi sa che abbandonerò la mi cara vecchia kanban app! Grande Rino, Sei un maestro.

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    • Ultimamente ne sto usando una versione semplificata per “lavorare con me stesso”.
      Sembra assurdo scomodare un tool tipicamente di gruppo per utilizzarlo singolarmente, ma se hai una miriade di attività in parallelo, lo trovo comodissimo per avere tutto sottomano (passare da ready a doing e viceversa se devo aspettare qualcosa) quando purtroppo sei costretto a lavorare in multitasking.
      Posso segnalarti un bel libro dedicato all’argomento che si legge d’un fiato http://amzn.to/120g1mE
      Torna a leggermi, prossimamente mi dedicherò molto ai tools di gestione dei progetti.
      Rino

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