Come realizzare un Personal Kanban sul Desktop di Windows

Come realizzare un Personal Kanban sul Desktop di Windows (o del Mac)

Questa mattina ho implementato sul PC di un mio amico/collaboratore, un semplice sistema Personal Kanban utilizzando come supporto il Desktop di Windows.
Proprio così, il Desktop del suo PC fisso che usa per lavoro (sul sul MacBook Pro scatena la sua fantasia creativa).
Ha lavorato con me in altri progetti e adesso mi sta aiutando a completare la parte grafica e multimediale di un corso di eLearning e a scrivere la documentazione di un portale di progetti (PMIS)  realizzato con Microsoft Sharepoint 2010.
Devo premettere che l’aspetto del suo Desktop, prima del mio intervento era alquanto diverso da quello che potete vedere nelle immagini seguenti. Non le ho contate ma c’erano più di un centinaio di icone disposte con una logica che non mi era chiara.
Perchè di questo “esperimento”, come lo chiamo io, perchè non sono completamente convinto che Christian mantenga la disciplina necessaria per far funzionare il Kanban.
Ha dimostrato entusiasmo e applicazione nel gestire il lavoro su un mio Personal  Kanban implementato con Evernote, di cui ho già scritto  in questo blog,  e dovendosi concentrare in queste due ultime settimane di lavoro prima delle ferie, mi ha chiesto se si poteva realizzare un Kanban sul PC senza scomodare altri software.

Se vuoi scaricare l’immagine da salvare come sfondo del desktop clicca qui.

Ecco il risultato.

Premessa importante:
affinchè questo sistema sia gestibile in futuro, NON, e sottolineo NON si deve attivare la Disposizione automatica o l’ordinamento delle icone sul Desktop, altrimenti si ha l’effetto “Shuffle” (mischiamento) delle icone come se fossero carte da gioco buttate alla rinfusa sul tavolo. Quindi MAI riordinare le icone sul Desktop.
Mi sembra anche ovvio che si deve perdere l’abitudine di salvare documenti sul Desktop a meno di non usare una cartella specifica da posizionare nella zona (4) della figura Struttura del Kanban.

 

Aspetto del Desktop del PC

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Nella figura precedente si vede l’aspetto iniziale del Personal Kanban.
Per comprendere meglio come è strutturato, osserviamo attentamente la figura seguente.

Struttura del Kanban

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In (1) vediamo le “lanes” del Personal Kanban, quindi adatto ad un utilizzo semplice e personale del lavoro sui propri progetti.
Nel Backlog si vedono le icone di Cartelle (Folders), di documenti o collegamenti a documenti.
Questa scelta è dovuta al fatto di poter lavorare in modalità diverse che riassumo in:

  1. utilizzo delle cartelle per evitare confusione sul Desktop. All’interno di una cartella, normalmente dedicata ad un progetto, possiamo inserire sia documenti di lavoro (normalmente non legati a progetti di programmi di sviluppo. In questo caso dobbiamo inserire solo un Collegamento alla cartella dove risiedono i sorgenti) sia collegamenti a documenti (è la cosa che preferisco e consiglio)
  2. utilizzo di collegamenti a documenti o cartelle per poter accedere ai files di lavoro quando l’oggetto è nella lane Doing.
  3. utilizzo di documenti quando il progetto è minimale e può svilupparsi in uno o pochissimi documenti.

In (2) vediamo una cartella ed un collegamento che si riferiscono allo stesso progetto. Se facciamo doppio click sulla cartella PMIS vedremo il risultato nella figura seguente.
E’ un normalissimo contenuto di una cartella del PC in cui ho tre collegamenti ad altrettanti documenti archiviati nella struttura di cartelle utilizzate per gestire i progetti. Abbiamo inoltre un documento Word con cui si può lavorare direttamente (quando il documento sarà spostato prima in Ready e poi in Doing.
La scelta di raccogliere i collegamenti ed il file dentro questa cartella è semplicemente per evitare confusione di icone sul desktop.
Possiamo spostare l’intera cartella con il mouse dalla lane Backlog a Ready quando si è pronti a lavorarci sopra. E così spostarla in Doing ed infine in Done quando abbiamo finito il lavoro.
Se abbiamo utilizzato solo collegamenti ai file originali archiviati in un’altra zona dell’hard disk (es: Dropbox o Google Drive o collegamenti a note di Evernote), al termine del lavoro si può semplicemente cancellare il collegamento avendo LASCIATO SEMPRE AL LORO POSTO i documenti modificati. Efficace, no?

In (6) abbiamo una cartella di un altro progetto.
In (3) possiamo mettere documenti a supporto alle attività in lavorazione (Doing).
Nella lane Doing abbiamo la zona del WIP (Work In Progress) che dovrà essere limitata ad un massimo di 3 lavori da svolgere contamporaneamente.
Seguendo questa abitudine il Personal Kanban ci dà la possibilità di tenere sotto controllo il Multitasking, comportamento deleterio per la produttività individuale. Meno attività svolgiamo in parallelo e migliori saranno le nostre performances.
In Hold spostiamo i documenti (attività) che sono in sospeso a causa della mancanza di informazioni, attesa risposta o impossibilità di svolgere il compito.
Finalmente in Done sposteremo le icone che rappresentano il lavoro completato (collegamenti, documenti o intere cartelle), semplicemente trascinandole con il mouse.
In (4) mettiamo le icone che non è possibile eliminare o spostare. Nella nella cartella Collegamenti si possono spostare tutte le icone solitamente presenti nel Desktop del PC. Sostituisce in pratica il Desktop originale. Semplice ma efficace.

 

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Chissà se Christian sarà disciplinato a mantenere pulito il Desktop. pardon, il Kanban.
Pensi che questo sistema possa darti ordine fisisco e mentale per lavorare con più concentrazione ed efficacia nel tuo lavoro?

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