Lavorare con i calendari di ProjectLibre – Parte 3

Lavorare con i calendari di ProjectLibre – Parte 3 – Assegnare un calendario specifico ad un’attività di progetto.

In precedenza abbiamo già visto in

  1. Lavorare con i calendari di ProjectLibre – Parte 1 come si seleziona ed assegna un calendario di progetto.
  2. Lavorare con i calendari di ProjectLibre – Parte 2 come si crea e modifica un calendario con diversi schemi di orario

In questo articolo vediamo, invece, cosa è e come si assegna un calendario specifico ad un’Attività di progetto.

Assegnare un calendario specifico ad un’attività in ProjectLibre, è molto semplice.

projectlibre

Prima di tutto vediamo perché si assegna un calendario ad un’attività.

Facciamo qualche esempio:

  1. Il progetto viene eseguito parzialmente in azienda e parzialmente in un cantiere in cui si segue un orario di lavoro diverso. Magari all’estero.
  2. Certe attività, tipo manutenzione, devono essere eseguite in fasce orarie e giorni in cui non si lavora o è più conveniente eseguirle.
  3. Sfruttare macchinari e attrezzature per oltre le otto ore di lavoro standard di calendario

Esistono innumerevoli casi in cui un’attività viene eseguita con orario diverso dagli altri, dunque.

Supponiamo di avere un’attività di progetto che consiste nella installazione di un aggiornamento di una release software su un server aziendale. Questa è un’attività tipicamente da eseguire o di notte o durante il weekend, quando il grosso del personale (o tutto) non è in azienda a lavorare e quindi non si ha una sospensione del servizio software con danno economico.

Definiamo a tale scopo un nuovo calendario denominato Sala Server che ha le seguenti caratteristiche:

  1. Non si lavora nei giorni feriali
  2. Si lavora solo nei weekend
  3. L’attività lavorativa va dalle 7:00 del mattino alle 22:00 di sera

Nelle videate seguenti vediamo come ho definito il calendario Sala Server:

Creare un calendario speciale in ProjectLibre

Creare un calendario speciale in ProjectLibre

In pratica ho prima modificato l’orario per il sabato e la domenica selezionando le due colonne D e S come nella prima immagine e, successivamente, ho selezionato le colonne da lunedì a venerdì ed ho reso I giorni come Non-working time.

Vediamo innanzitutto come, definendo l’attività Installazione nuova release software nel nostro piano di progetto, si ha il seguente effetto:

image

Pur essendo l’attività di durata di due giorni lavorativi, ProjectLibre la fa terminare il 3 settembre.

Questo poiché il progetto ha definito di default il calendario Standard (che prevede il weekend non lavorativo e quindi fa scivolare le attività al lunedì 2 e martedì 3 settembre. E la cosa è corretta.

Adesso, assegniamo il calendario Sala Server alla nostra attività nel seguente modi:

Facciamo doppio click sull’attività Installazione nuova release software ed abbiamo la visualizzazione della finestra Informazioni attività (1) come in figura:

Pianificare con ProjectLibre

Attiviamo il pannello (2) Avanzato e cerchiamo il campo Calendario attività.

Clicchiamoci sopra ed avremo un elenco dei calendari disponibili nel file di progetto di attuale e selezionamo Sala Server.

Ricordiamoci anche di attivare il check-box (4) Ignora calenario risorse, molto importante.

Infine clicchiamo sul pulsante Chiudi per chiudere la videata.

In questo modo abbiamo informato ProjectLibre che, solo per l’attività selezionata, deve impostare il calendario Sala Server e, soprattutto, deve ignorare il normale calendario (orario di lavoro) seguito normalmente dalle risorse assegnate all’attività. In questo modo ProjectLibre pianifica attività lavorative (effort) al sabato e alla domenica per le sole risorse assegnate all’attività.

Il risultato finale sarà:

Assegnare un calebdario ad una attività di progetto

In cui si lavorerà sabato 31 agosto e domenica 1 settembre, diversamente dalla situazione precedente.

L’icona che viene visualizzata nella colonna degli indicatori, ci ricorda che l’attività possiede un calendario diverso da quello di progetto.

Buona pratica

Nel caso in cui nel nostro progetto esistano diverse attività con calendari diversi, è possibile impostarne I calendari ed individuarle velocemente, agendo nel seguente modo:

Inserire una colonna a sinistra di Nome e scegliere come campo Calendario attività come in figura:

image

Cliccare sul campo Calendario attività in corrispondenza dell’attività a cui vogliamo assegnare il nuovo calendario.

Cliccando subito dopo sul simbolo di menu a discesa che compare nel campo selezionato, avremo una visualizzazione simile a questa:

Assegnare un calebdario ad una attività di progetto con ProjectLIbre

Cliccando su Sala Server si ha lo stesso risultato di prima.

Se vogliamo, invece, cercare le attività con un determinato calendario, basta cliccare con il tasto destro del mouse sull’intestazione (1) della colonna Calendario attività per attivare il menu contestuale (2) seguente:

Filtrare informazioni con ProjectLibre

Cliccare su (3) Trova per avere la finestra di filtro seguente:

Gestire progetti con ProjectLibre o Microsoft Project

In (2) inseriamo il nome del calendario (è un testo, anche parziale, che rappresenta il nome del calendario).

Il campo (3) è automaticamente impostato da ProjectLibre.

Quindi, se clicchiamo sul pulsante con l’icona freccia verde cercheremo le attività con il calendario Sala Server in basso, mentre cliccando sul pulsante (5), la ricerca verrà effettuata sulle attività di progetto precedenti.

Attenzione!!!

La pianificazione dei calendari di un progetto è una delle prime attività che dobbiamo eseguire nella gestione di un piano di progetto con ProjectLibre.

Il perché è presto detto.

ProjectLibre, così come il cugino Microsoft Project, non riesce a ripianificare bene le attività lavorative delle attività a cui cambiamo il calendario.

Semplice, uomo avvisato….

2 commenti su “Lavorare con i calendari di ProjectLibre – Parte 3”

  1. Buongiorno, sto provando ad utilizzare Proiect Libre
    Quando sono nelle attività vorrei poter personalizzare le colonne in modo che mi mostri solo quelle che voglio io, però anche se salvo prima di chiudere il programma, alla riapertura il progetto mi mostra nuovamente le impostazioni iniziali, come mai ?

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    • Buongiorno Leonardo,
      purtroppo questo )e altri) é un punto dolente di ProjectLibre.
      E’ uno dei bachi “atavici” mai risolto del programma.
      Ce n’é un altro, molto fastidioso, e riguarda le modifiche fatte al calendario che in modo del tutto casuale, non vengono salvate.
      Non ne ho mai capito la logica e a volte con un colpo di fortuna e tanta pazienza funziona.
      Devi accettare ProjectLibre per quello che é, un discreto software completamente gratutito realizzato da volontari.
      Se hai bisogno di un software per lavorarci seriamente da professionista o in azienda, passa a Project, costa sicuramente, ma è tutt’altra cosa.
      Rosario

      Rispondi

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