Come inserire costi ripetitivi e indiretti ad una Commessa

Se abbiamo bisogno di inserire nel piano di progetto di Microsoft Project costi indiretti o costi ripetitivi, abbiamo la possibilità di farlo creando un’attività particolare.
Questa attività, ha la particolarità di avere una durata dinamica al variare di quella del progetto. Cioè, se il progetto dura di meno questa attività si accorcia e viceversa si allunga all’allungarsi della durata del progetto.
Possiamo definire questa attività come Hammock (amaca) o di tipo LOE (Level of Effort).

Inseriamo prima di tutto questa nuova attività come prima attività del piano di progetto (avrà 1 come ID) e la chiamiamo LOE costi indiretti (significativo per i nostri scopi) senza inserire nè date di inizio e fine, nè durata.

Potremo assegnare risorse di qualsiasi tipo a questa attività con Unità di Assegnazione adeguata per ripartire (spalmare) i costi in modo uniforme per tutta la durata dell’attività (e quindi del progetto).

La prima soluzione, che vedremo in questo primo articolo, consiste nel creare un’attività che sia al Livello = 1 in modo da comprendere tutte le attività di progetto che seguono.

Operare nel seguente modo:

Step 1. Cliccare con il tasto destro del mouse nella cella Inizio della prima attivitò di progetto (tipicamente la milestone di inizio progetto) e scegliere Copia

Step 2. Cliccare con il tasto destro del mouse nella cella Inizio dell’attività LOE costi indiretti e selezionare Incolla speciale

Step 3. Nella videata visualizzata selezionare Incolla collegamento e confermare

Step 4. Cliccare con il tasto destro del mouse nella cella Fine dell’ultima attività del progetto (tipicamente la milestone di fine progetto) e scegliere Copia

Step 5. Cliccare con il tasto destro del mouse nella cella Fine dell’attività LOE costi indiretti e selezionare Incolla speciale

Step 6. Nella videata visualizzata selezionare Incolla collegamento e confermare

se tutto è andato a buon fine vedremo che la durata dell’attività LOE costi indiretti coprirà l’intero progetto come nelle figure che seguono.

Definizione di un campo personalizzato

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La visualizzazione dell’attività LOE costi indiretti può trarre in inganno poichè sarà sempre critica (1) (e lunga quanto l’intero progetto).
Per evitare di visualizzarla possiamo creare:

1. un campo personalizzato di tipo Contrassegno (vero/falso)
2. un filtro di visualizzazione per nascondere l’attività LOE costi indiretti

Per creare il campo LOE Task segui le direttive in questo articolo di Microsoft Office.
Ricordati di scegliere Contrassegno come tipo campo.

Il passo successivo sarà quello di visualizzare una nuova colonna (2) associando il campo personalizzato appena creato e impostare il valore della cella relativa all’attività LOE costi indiretti a Si come nella figura precedente. Questo valore sarà utilizzato da un filtro che creeremo tra un attimo per individuare l’attività che vogliamo nascondere.

Per creare un filtro per nascondere la visualizzazione dell’attività LOE costi indiretti dal menu Visualizza individuiamo l’elenco a discesa Nessun filtro presente al centro del Ribbon nel gruppo Dati.
Dall’elenco a discesa dei comandi scegliamo Altri filtri e da questo clicchiamo sul pulsante Nuovo.

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In (1) inseriremo il nome del filtro Nascondi attività LOE, attiviamo il check-box (2) Mostra nel menu per avere il nuovo filtro sempre visualizzato nell’elenco a discesa dei filtri disponibili.
In (3) inseriremo i criteri del nuovo filtro:

Nome campo = LOE Task
Condizione = “diverso da”
Valore/i = “Si”

Creazione di un filtro di Microsoft Project

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Attivazione di un filtro in Microsoft Project

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Cliccare su Visualizza (1), dopo attivare con un click del mouse l’elenco dei filtri disponibili (2) e quindi cliccare su Nascondi Attività LOE,

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Come si può vedere dalla figura precedente, l’attività con ID = 1 non viene visualizzata.

Per assegnare risorse a questa attività (1) si procede normalmente. Nell’esempio vediamo le risorse Autovettura e Capo Commessa assegnati con una unità max del 50%. In questo modo la metà del costo indiretto del Capo Commessa e della sua auto aziendale saranno a carico del progetto.
Per attribuire il costo delle due risorse a questa attività durante l’esecuzione del progetto, basta valorizzare il camp % completamento con un valore proporzionale al tempo trascorso dall’inizio del progetto al momento in cui si aggiorna il progetto.

Nel prossimo articolo vedremo una seconda tecnica meno “invasiva” dell’attività di tipo LOE, sfruttando i collegamenti dinamici di due milestones con le attività di inizio e fine progetto.

 

5 commenti su “Come inserire costi ripetitivi e indiretti ad una Commessa”

  1. Gentile Dr. Rizzo, Le chiedo solo una cortesia perché proprio non ci riesco, stò imparando Project (sono ai primi rudimenti) e non riesco a capire come posso aggiungere al gruppo di attività di livello 1 (che comprendono 2 o 3 fasi di livello 2, semplicemente), un costo che corrisponde al 10% del totale del gruppo di attività.

    In pratica nei nostri progetti per ciascuna azione (formata da più fasi) viene applicato il 10% delle spese generali, che viene sommato a tutto.
    E’ possibile inserirlo in qualche modo, in modo da porterlo automaticamente ricalcolare se cambio le attività ecc.?

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  2. Gentile Dr. Rizzo, noi in project carichiamo le commesse che sono composte da una serie di ore di lavorazione e di approvvigionamento di materiali e servizi esterni. Noi vorremmo poter capire il valore della produzione previsto per ogni mese sapendo il valore totale della commessa (valore d’ordine) e sapendo anche il valore di materiali e servizi esterni. La formula sarebbe Valore commessa – Valore acquisto materiale – valore lavorazioni esterne = valore totale ore previste in produzione. La domanda è : avendo le barre delle ore in gantt, ci servirebbe sapere il totale relativo ad ogni mese moltiplicando la porzione mensile di ore impiegate per il costo orario derivante dalla formula di cui sopra (che dipende da come è stata venduta la commessa). Grazie per l’aiuto o consiglio. Cordiali saluti

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    • Buongiorno Gianni,
      grazie della tua richiesta.
      Project non ha nulla di pronto per rispondere alla tua domanda.
      Quello che chiedi va al di là del dialogo che ho con i miei lettori e ti chiedo di prendere in considerazione la possibilità di avviare un’attività di consulenza personalizzata.
      Cordialmente
      Rosario

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