Un mio cliente pochi giorni fa mi ha fatto questa domanda: “Rosario, come faccio a sapere quanto ho impegnato a budget per ogni risorsa che impiego nel mio progetto?”.
La domanda è interessante e qui cercherò di rispondere.
Supponiamo di avere completata la pianificazione del nostro progetto e di essere pronti a salvare la Baseline (ricordo che la baseline rappresenta il budget di tempi, costi e risorse del progetto). Prima di avere l’approvazione del budget è normale sottoporre i costi del progetto ai nostri responsabili e/o al committente.
In MSproject esistono diversi reports che possono darci informazioni sui costi delle risorse, ma qui vedremo un modo “artigianale” sfruttando le caratteristiche peculiari delle Viste e dei Filtri di Micrsoft Project.
Per prima cosa richiamiamo la vista Diagramma di Gantt (la più comune e semplice).
Successivamente, attiviamo la tabella Costo
il risultato sarà:
Per avere il dettaglio dei costi derivati dalle assegnazioni di una singola risorsa (non ha importanza se di tipo Lavoro, Materiale o Costo), dobbiamo nascondere le Attività di Riepilogo:
A questo punto, per vedere i costi delle singole risorse attiviamo il filtro Assegnate a risorse…
il risultato sarà la visualizzazione di una piccola finestra per selezionare la risorsa su cui filtrare:
Selezioniamo dall’elenco di tutte le risorse presenti il Società esterna PR, e finalmente avremo:
Nella vista ottenuta abbiamo il dettaglio della risorsa selezionata. Se vogliamo lavorarci su possiamo copiare tutte le righe della tabella e incollarli in un foglio di lavoro di Excel.
Adesso vedremo invece, il riepilogo dei costi assegnati ad ogni singola risorsa con informazioni di assegnazione di budget (baseline), costi effettivi, costi rimanenti e variazione durante l’esecuzione del progetto.
L’operazione è molto semplice, richiamiamo la vista Elenco risorse
avremo la visualizzazione dell’elenco delle risorse.
A questo punto basta visualizzare la Tabella Costo per avere un prospetto dei costi:
ecco fatto.
E se vogliamo ordinare in modo da avere per primi i costi maggiori basta:
il risultato finale è quindi:
Sono un bel pò di operazioni ma il risultato ne vale la pena.
Nota: questo metodo va benissimo nel caso le risorse siano associate solo al nostro progetto.
Nel caso utilizziamo il Pool Risorse, e quindi risorse condivise tra più progetti, il discorso è diverso.
Fatemi sapere se voi avete un modo più veloce di fare le stesse cose.