Infografica – 9 modi per rendere efficaci le tue riunioni

Le riunioni di lavoro possono essere nello stesso tempo formidabili strumenti di produttività d’ufficio e di supporto ai progetti e incredibili sorgenti di spreco di tempo e soldi. Tutto dipende da come vengono impostate e gestite e, naturalmente, da quella che è la cultura aziendale o dell’organizzazione.

Nell’infografica che vi presento, vengono mostrati 9 modi per rendere fruttuose le riunioni ed evitare sprechi, frustrazione e arrabbiature.

Riassumo questi 9 passi in:

  1. Definisci un’Agenda prima della riunione
  2. Assegna un Meeting Leader (la persona che condurrà la riunione)
  3. Cerca di far tenere spenti tutti i dispositivi mobili ed  i PC (cosa mooooolto difficile se non sei il Capo)
  4. Fai partecipare alle riunioni da 4 a 7 persone al massimo
  5. Cerca di fare rispettare la massima puntualità ai meeting pianificandoli in orari strani come ad esempio .e 9:23, 10:47 e così via. Questo creerà curiosità.
  6. Se quello che devi comunicare puoi farlo inviando una mail, allora evita di organizzare una riunione
  7. Se non devi mostrare audiovisivi e non serve la carta, perché non organizzare una riunione anche in piedi o all’aperto?
  8. Rendi le riunioni più brevi possibile
  9. Utilizza gli ultimi 10 minuti per riepilogare quanto detto e deciso e assegna compiti
Ricordati che una riunione in cui non vengono prese decisioni e non vengono assegnate attività a seguire, sono una emerita perdita di tempo!

 

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Source: CT Business Travel

 

2 commenti su “Infografica – 9 modi per rendere efficaci le tue riunioni”

  1. Interessante l’idea del “swiss trains approach”, non la conoscevo! 🙂

    Per quanto riguarda il sesto punto, bisognerebbe chiarire a molti che riunione in piedi non significa farla nella sala caffè. Mi capita spesso di vedere (e subire) “manager” che radunano al caffè i propri collaboratori esattamente come se fossero nel proprio ufficio: deleterio perché si distruggono tutti gli effetti benefici di quello spazio/momento indispensabile, e comunque fortemente inefficace per gli inevitabili disturbi esterni.

    Un premio a chi inventa un aggeggio che schermi tutti gli aggeggi telefonici all’interno della sala riunioni!!

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  2. Ciao Marco,
    grazie del commento.
    Ti do pienamente ragione che lo spazio della macchinetta del caffè, pur essendo un ottimo strumento di comunicazione, aggiornamento veloce e decisioni su incontri futuri, non è molto adatto a condurre riunioni.
    La riunione in piedi, soprattutto se tenuta pochi minuti prima della pausa pranzo, fa risparmiare un mucchio di tempo e si va al dunque velocemente. Il costo delle riunioni è bassissimo e se c’è bisogno di proiettare informazioni o discutere più a fondo di problemi, c’è sempre la classica riunione fiume, magari improduttiva e demotivante.
    L’aggeggio esiste già e si chiama scrambler o attrezzare salette all’interno di una gabbia di faraday. Ma passare dalla fattibilità tecnologica e farlo veramente, ce ne passa 🙂

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