Come visualizzare più di una Sequenza Temporale (Timeline) con Microsoft Project 2010 e 2013

Chi ha avuto modo di usare Microsoft Project 2016, appena messo in vendita da Microsoft alla data in cui sto scrivendo, avrà potuto vedere che è possibile definire per lo stesso progetto più di una Sequenza Temporale (Timeline in inglese).

La Sequenza Temporale di Microsoft project ha la particolarità di poter visualizzare una selezione di attività del nostro progetto in modo sequenziake, una sorta di scala cronologica.

La parola timeline è il termine inglese che corrisponde all’italiano linea del tempo. A seconda dell’ambito in cui è usata, può avere diversi significati – Wikipedia.org

Vediamone un esempio che evidenzia gli venti più importanti del mondo anglosassone:


Important historical events from 500 BC-1066 AD


Fonte: Revision Project

La Timeline ha la capacità di sintetizzare eventi che sisusseguono nel tempo con molta chiarezza. Nel Project Management, e in particolare nel Time management, rappresenta un ottimo strumento di comunicazione verso gli stakeholders che ha a disposizione un responsabile di progetto. Microsoft Project permette di definire con facilità una Timeline e di associarne le attività che vuole evidenziare (tipicamente Milestones di progetto o momenti di verifica e consegna di deliverables).

Sequenza Temporale

Andiamo al punto.

In Microsoft Project 2010 e 2013, è possibile creare una SOLA Timeline per progetto e, una volta definita. resterà tale fino ad una successiva modifica. Se vogliamo visualizzare (comunicare) situazioni  e con dettagli temporali diversi, dobbiamo modificare ogni volta la Timeline. Per evitare questo disagio e simulare un po’ il comportamento di Project 2016, abbiamo la possibilità di definire tante viste personalizzate quanti modelli diversi di Timeline vogliamo.

Per fare questo sfruttiamo la possibilità di creare nuove viste.

Dalla scheda Attività clicchiamo sul triangolino nero in (1) per visualizzare l’elenco delle viste disponibili nel menu:

Menu con l'elenco delle Viste di MS Project

clicchiamo su (2) e avremo:

Creare una vista con Microsoft project

clicchiamo su Nuova vista:

Nuova Vista semplificata di project

Confermiamo Ok per avere:

Creazione di una vista semplice in Microsoft project

Diamo un nome (1) alla nostra nuova Sequenza Temporale e scegliamo nell’elenco Schema, la voce Sequenza Temporale (2) lasciando selezionata la casella Mostra nel Menu. 

Se visualizziamo nuovamente l’elenco delle viste:

Elenco delle viste di project

vediamo che la vista che abbiamo appena creato è disponibile per essere attivata. Clicchiamo su (1) per avere:

Nuova sequenza temporale

A questo punto inseriamo le attività che ci interessano. Nell’esempio di seguito selezionerò solo attività di tipo Milestone già esistenti nel progetto:

Come aggiungere attività alla Sequenza Temporale in Microsoft Project

In (1) attiviamo la scheda Formato, da questa, cliccando su (2) viene mostrata la finestra (3) che elenca in modo gerarchico (struttura) tutte le attività del progetto. Per includere un’attività nella Sequenza Temporale basta cliccare sulla casellina corrispondente (check-box) e renderla attiva.

Il risultato della mia selezione delle sole milestones di fine fase sarà:

Sequenza Temporale ottenuta con microsoft Project

E’ possibile sbizzarrirsi modificando colori, tipo carattere e altro per rendere la Timeline ottenuta più leggibile e, perché no, più bella per includerla in una comunicazione sullo stato del progetto.

In questo articolo abbiamo quindi visto la possibilità di creare tante viste quante Sequenze Temporali vogliamo gestire (di dettaglio, milestones chart,..). Il richiamo a video e l’aggiunta/rimozione delle attività nella Timeline è semplicissima.

7 commenti su “Come visualizzare più di una Sequenza Temporale (Timeline) con Microsoft Project 2010 e 2013”

  1. Buongiorno Rosario,
    innanzitutto complimenti per la chiarezza dell’esposizione e per la professionalità raggiunta.
    Io mi occupo invece della redazione di documentazione tecnica per impresa di costruzioni generali e nell’elaborazione dei cronoprogramma lavori mi sono scontrato con la necessità di racchiudere nello stesso due fasi temporali con diverse scale (come ad esempio si usa negli elaborati di sezioni stradali e profili dove per una facile lettura la scala delle ordinate è maggiore di quella delle ascisse).
    Per farle un esempio:
    le fasi preliminari che richiedono tempi lunghi (180/200 gg) vorrei poterle comprimere in scala mensile e
    a seguire, le attività di cantiere con scala standard (4/15 gg) in visualizzazione settimane/giorni
    E’ possibile nella stessa visualizzazione avere una separazione verticale della scala cronologica del Gantt?
    Grazie, Matteo

    Rispondi
    • Buongiorno Matteo,
      grazie di avermi scritto e dei complimenti.

      Riguardo la tua domanda mi dispiace ma non c’é nessuna funzionalità in Microsoft Project che permetta la visualizzazione contemporanea di due scale cronologiche distinte per lo stesso Gantt.

      Ho effettuato un’approfondita ricerca c/o i principali Guru di Project ma niente da fare.

      Mi era venuta un’idea e l’ho provata.
      Ho aperto il progetto, poi ho creato una nuova finestra di visualizzazione dello stesso progetto ed ho affiancato orizzontalmente le due finestre.
      Ho attivato cliccandoci soprala prima finestra e modificata la scala cronologica visualizzando solo i Mesi ma, purtroppo, la stessa impostazione veniva applicata anche alla seconda finestra.

      Posso proporti un workaround poco elegante ma che funziona (metto le mani avanti prevedendo le tue e le altrui battute) se lo scopo é di analizzare la schedulazione:

      Apri il file di progetto.
      Salva con nome il progetto assegnandogli un altro nome
      Apri nuovamente il progetto originale.
      Adesso che hai due progetti aperti in memoria affianca le due finestre orizzontalmente (menu Visualizza, poi scegli l’icona che simboleggia le finestre affiancate orizzontalmente che trovi sulla destra).
      Adesso i due progetti (ma si tratta pur sempre dello stesso progetto) sono visualizzati su due finestre sovrapposte applica la visualizzazione in mesi alla finestra superiore e alla settimana/giorni alla finestra inferiore.
      Per ambedue le finestre seleziona lo stesso task e dal pannello Attività clicca su “Vai ad attività” in modo da sincronizzare i due Gantt sovrapposti.

      Non é un granché come comodità ma per analisi e verifiche funziona.

      Fammi sapere la tua

      Rosario

      Rispondi
  2. Buongiorno Rosario,

    un mio dubbio sull’utilizzo di Microsoft Project, avendolo da poco installato, è la gestione di più commesse (progetti) contemporaneamente.

    Il mio obiettivo è avere una lista di progetti, corrispondenti a prodotti finiti da produrre e consegnare, in cui alloco il mio pool di risorse.

    Vorrei capire come questo è implementato su Microsoft Project: creare un progetto per ogni commessa, inserire ad ogni attività del progetto le varie risorse e verificare attività critiche e overlapping di risorse coinvolte contemporaneamente in attività di altri progetti.

    Un ulteriore dubbio è se è possibile visionare più Gantt delle varie attività delle commesse su una stessa schermata, così da visionare in modo immediato il matching e l’intersezione di più attività di più commesse.
    Le chiedo ciò perchè mi sto occupando di organizzare le commesse di una azienda in cui vi è produzione customizzata, non in serie, quindi allocare in modo adeguato le risorse, visionare l’avanzamento delle attività, equlibrare correttamente le risorse alle attività di più commesse contemporaneamente è fondamentale.

    Grazie.

    Cordiali saluti

    Rispondi
    • Buongiorno Vito.
      La gestione multi.progetto, che è la tua esigenza, viene gestita con il Pool di Risorse e delle buone pratiche di lavoro.
      Per visionare sulla stessa videata più porzioni di “gantt” diverse, hai la possibilità di aprire 2 o più progetti, dal menu Visualizza scegli Nuova finesstra e agli associ un progetto specifico e scegli poi Affianca finestre per averne a video 2 o più progetti.
      Un altro metodo, forse quello più adatto a te è di creare un progetto di consolidamento (Master Plan) in cui inserire all’interno due o più sottoprogetti e qui collegare tra di loro attività di progetti diversi, fare stampe stampe o statistiche consolidate e analizzare il cammino critico di ogni progetto e del programma di progetti complessivo.
      Hai anche la visione delle risorse sovra-allocate e decidere di conseguenza.

      Rosario

      Rispondi
  3. Buongiorno dott. Rizzo,
    Le scrivo in quanto ho dei dubbi sull’utilizzo di alcune funzionalità di Project 2013, più precisamente se sia possibile modificare nel corso di un progetto già avviato la deadline di un task( lasciando invariata la data di inizio), modificando così sia la lunghezza temporale del task sia la variazione percentuale di completamento(rispetto alla prima deadline programmata). Spero di essere stato abbastanza chiaro. La ringrazio anticipatamente per la sua risposta.

    Andrea

    Rispondi
    • Certamente,
      puoi modificare la data di scadenza (deadline) dell’attività.
      Devi fare attenzione ad una cosa.
      Se avevi salvato la baseline, la data di scadenza originale è stata salvata appunto nella baseline.
      Quindi, quando modifichi la data della deadline, devi aggiornare la baseline (per la sola attività modificata) poichè sono cambiate durata, effort e data di fine).
      Quindi, da Progetto, Salva Previsione, Salva previsione, Nella finestra delle previsioni selezioni l’opzione Attività selezionate e confermi.
      Attenzione a non salvare l’intero progetto.

      Buona pratica
      Prima di fare questa operazione, fai una copia del file .MPP del tuo progetto

      Rosario

      Rispondi
      • Grazie per la pronta risposta. Avrei un ultimo quesito. Come posso evidenziare sul GANTT la data iniziale di fine task (baseline finish) e la data effettiva di fine task? Per quanto riguarda invece la %Complete si aggiorna automaticamente oppure la dovrò io settare manualmente? La ringrazio di cuore.

        Andrea

        Rispondi

Lascia un commento