Definizioni, trucchi e scorciatoie con Microsoft Project

In questa pagina vi presento una serie di definizioni, trucchi e scorciatoie per sfruttare al meglio Microsoft Project, e in particolare:

  • Dipendenza Fine-Inizio
  • Dipendenza Inizio-Inizio
  • Dipendenza Fine-Fine
  • Dipendenza Inizio-Fine
  • Durata
  • Vincoli
  • Tipi di Vincolo
  • Data di Inizio Progetto
  • Date Inizio Effettivo e Fine Effettiva
  • Pianificare un progetto dalla sua Data Fine
  • Cancellazione di una Data Vincolo
  • Rimuovere le Date inizio effettivo e Data fine effettiva
  • Come visualizzare velocemente l’attività di riepilogo dell’intero progetto
  • Come assegnare quantità di lavoro diverse a risorse assegnate alla stessa attività
  • Differenza tra Durata e Lavoro

 

Schedulazione di Attività

Il modo più semplice e più usato di creare una schedulazione è di mettere in relazione le Attività di progetto tramite un “collegamento” o “dipendenza£.

La Relazione più utilizzata è quella “Fine-Inizio” (Finish-to-Start)

Dipendenza Fine-Inizio

Dipendenza_Fine-Inizio-1.png

Se un’attività ha una dipendenza (un collegamento) ma non ha vincoli o non è stata impostata una Data inizio effettivo, allora l’attività è schedulata (programmata) in base alla sua dipendenza (in questo caso qunado finisce l’attività predecessore).
QUando due attività sono collegate, la prima attività viene chiamata Predecessore, mentre la seconda viene detta Successore. Quando riprogrammiamo il predecessore, anche il successore ne subisce il cambiamento.

 

 

Dipendenza Inizio-Inizio

Dipendenza_Inizio-Inizio-1.png

Le due attività possono iniziare nella stessa data

Dipendenza Fine-Fine

media_1476712689502-1.png

Le due attività devono finire nella stessa data

Dipendenza Inizio-Fine

Dipendenza_Inizio-Fine-1.png

Notarebche il successore cronologicamente precede il predecessore

Durata

Il campo Durata indica l’intervallo temporale che passa da quando un’attività comincia a quando termina. Da non confondere con il Lavoro (Effort) richiesto per svolgere l’attività.
Conoscendo la data di inizio e la durata di un’attività, ne conosceremo anche la Data Fine.

Vincoli

Un Vincolo è un mezzo per schedulare un’attività utilizzando una data (Data Vincolo) ed un Tipo Vincolo.
Esistono 3 Tipi di Vincolo:

  1. Flessibili
  2. Semi-rigidi
  3. Rigidi

Si deve cercare di inserire meno vincoli possibile e di usare i vincoli Rigidi solo quando necessario.
Il problema dei vincoli è che sottraggono a Project la possibilità di dpostare dinamicamente le attività per adattarle a esigenze di Risorse umane e di logica di dipendenza delle attività.
Nella tabella seguente vediamo i vincoli possibili ed una breve spiegazione del loro significato ed utilizzo.

Tipi di Vincolo

Tipi_di_Vincolo.png

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Data di Inizio Progetto

Data_di_Inizio_Progetto.png

La Data inizio Progetto deve essere una delle prime cose da impostare nella pianificazione di un progetto.
Può essere modificabile in qualsiasi momento.

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Date Inizio Effettivo e Fine Effettiva

Date_Inizio_Effettivo_e_Fine_Effettiva.png

La data di inizio effettivo di un’attività è impostata automaticamente da Project quando aggiorniamo la % completamento dell’attività.
La Data fine effettiva viene valorizzata da MS Project quando la % completamento = 100%.
Le due date possono essere impostate manualmente utilizzando la Tabella Verifica (vedi figura precedente).

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Pianificare un progetto dalla sua Data Fine

media_1476714268081.png

In Microsoft Project è possibile pianificare un progetto partendo dalla data di fine progetto imposta dal Cliente.
Basta impostare Programma da = Data fine progetto e il campo Data fine sarà abilitato nella videata Riepilogo informazioni come nella figura seguente

media_1476714386708.png

Impostando questa modalità di schedulazione, Microsoft Project utilizzerà, come Tipo vincolo di default

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Cancellazione di una Data Vincolo

Cancellazione_di_una_Data_Vincolo.png

Per una singola Attività
Fare doppio click sull’attività e selezionare il pannello Avanzate. Modificare il valore del campo Tipo vincolo = Il pià presto possibile

Per tutte le Attività
Per rimuovere vincoli da tutte le attività del progetto, è possibile selezionare le attività (CRTL+Click per selezione parziale) e, dal menu Attività, selezionare l’icona Informazioni e quindi il pannello Avanzate.
Modificare il valore del campo Tipo vincolo = Il pià presto possibile

 

media_1476715525705.png

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Rimuovere le Date inizio effettivo e Data fine effettiva

Per rimuovere da una singola attività
Fare doppio click sull’attività e poi applicare il comando che segue.

Per tutti le Attività
Selezionare tutte le attività che interessano.
Dal menu Attività cliccare su Informazioni. Quando viene visualizzata la videata selezionare il pannello Generale. Impostare a 0 il campo % completamento. Confermare.

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Come visualizzare velocemente l’attività di riepilogo dell’intero progetto

L’Attività di Riepilogo progetto visualizza il riepilogo completo del progetto racchiudendo l’intera Work Breakdown Structure (WBS) del progetto. Questa attività, identificata univocamente da:

  • Ha un colore grigio
  • Ha l’ID = 0 (identificatore attività uguale a 0)

L’Attività di Riepilogo Progetto riepiloga informazioni utili a comprenderne l’intero budget e lo stato del progetto. E’ anche utile per evitare che l’utente inserisca manualmente un’attività di riepilogo dell’intero progetto creando così un livello struttura in più.

riepilogo-progetto

Per default l’Attività di riepilogo progetto è nascosta. La si può visualizzare dal menu Formato e quindi cliccare l’opzione, posta all’estrema destra del Ribbon, Attività riepilogo progetto.

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Come assegnare quantità di lavoro diverse a risorse assegnate alla stessa attività

Situazione che si verifica spesso nei progetti.

Dobbiamo evidenziare l’attività interessata cliccandoci sopra nella vista Diagramma di Gantt.

Dal menu Visualizza scegliamo Dettagli.

La videata vine divisa in due parti. Nella parte superiore la vista Diagramma di Gantt e nella parte inferiore abbiamo la vista modulo. Assicurarsi che la vista inferiorevisualizzi il modulo Risorse e predecessori o  Risorse e successori come in figura:

 

Gestione Attività con Microsoft Project

Basta riassegnare valori di Lavoro diversi nella corrispondente colonna nella vista inferiore e confermare.

Gestione Attività con Microsoft Project

Tenere sotto controllo la Durata dell’attività, che può variare, ogni volta che facciamo una modifica.

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Differenza tra Durata e Lavoro

Non confondere la Durata di un’attività con il Lavoro previsto per eseguirla.

La Durata rappresenta il tempo complessivo dall’inizio di un’attività fino al suo completamento.

Il Lavoroeffort, rappresenta QUANTE ore o giorni di lavoro occorrono alle risorse per completare un’attività.

Facciamo un esempio:

Se un’attività richiede 24 ore per essere eseguita, può succedere che occorrono dieci giorni (di durata) per completarla. Questo accade spesso quando le risorse non si dedicano ad un solo lavoro ma portano in parallelo più attività (multitasking).

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20 commenti su “Definizioni, trucchi e scorciatoie con Microsoft Project”

  1. Ciao Rosario,
    Sono angelo uno dei ragazzi che ha frequentato il corso da te sostenuto presso EquensWorldline.
    Ho provato a mettere in pratica il tuo suggerimento di segnare le ferie delle risorse mediante un task FERIE, impostando la relativa schedulazione in manuale e priorità 999. Tuttavia quando chiudo e riapro il documento mi ritrovo le ore e giornate di ferie sballate.
    Cosa sbaglio?
    Hai un link ai passi da effettuare per impostare correttamente le ferie?
    Ciao

    Rispondi
  2. buona giornata
    è possibile fissare date per inizio e fine di una attività, e averne la durata come conseguenza?

    Rispondi
    • Certamente, basta impostare le date di inizio e fine. Ma tieni in mente che;

      1, per le attività a programmazione automatica generi automaticamente un vincolo “Iniziare non prima del”
      2. per le attività a programmazione manuale non hai nessun problema.

      Rosario

      Rispondi
  3. Buongiorno, è possibile stampare un diagramma di gantt senza indicare il calendario? Io dovrei creare un gantt generico indicando solamente il numero di giorni necessari per sviluppare un’attività, senza fissarli nel calendario. Grazie

    Rispondi
  4. Buona sera Rosario, sono un autodidatta del software e non riesco a editare un filtro personalizzato che ho creato nei report per modificarlo al fine di ottimizzare l’output…: il programma limita a 42 righe la capacità del report….
    mi potrebbe dare un consiglio?

    Rispondi
  5. Buonasera,

    nella scheda “Informazioni Attività” è possibile visualizzare anche l’elenco dei successori oltre che l’elenco dei predecessori?

    ci vediamo presto

    Rispondi
    • Buonasera Pierangelo,
      grazie della domanda.
      Purtroppo non é possibile.
      La finestra in questione non permette nessuna personalizzazione sulle informazioni gestite.
      Se guarda lo stile della finestra e dei suoi oggetti (pulsanti, menu a discesa, …) si renderà conto della differenza con quello delle versioni recenti di Windows e degli applicativi in genere.
      E’ un oggetto che risale alla versione di Project 2000, la prima versione Windows di MSProject !
      Anche altri oggetti di Project sono vecchissimi e Microsoft non li ha mai aggiornati, come ad esempio i “moduli” che sono visualizzati con lo splitting della finestra di Project.
      Provi ad attivare il checkbox “Dettagli” dal menu Visualizza e capirà cosa intendo.
      Nulla di modificabile.

      Rosario

      Rispondi
  6. Buongiorno,
    esiste la possibilità di inserire una dipendenza fine-inizio all’interno di un attività divisa?

    Provo a spiegarmi. Se ho un attività X divisa in due parti, vorrei che l’inizio della seconda parte dell’attività dipenda della fine di un attività Y.
    Grazie.

    Rispondi
    • Purtroppo no.
      L’unica possibilità è di sdoppiare l’attività.
      La prima attività corrisponde alla prima parte dell’attività “spezzata” mentre la seconda attività corrisponde alla seconda parte.
      Quindi inserire la dipendenza fine-inizio.
      Grazie del commento Fabio

      Rispondi
  7. Ciao Rosario, grazie per le tue guide che apprezzo molto.
    Ho una domanda: data una lista di attività di durata non nota e variabile, vorrei che quella di queste che termina prima mi spinga un successore. Come è possibile realizzare questa relazione ?

    Rispondi
    • Ciao Luca,
      purtroppo Project non fornisce nessun comando nativo che possa rispondere alla tua domanda.
      L’unico modo è quello di scrivere una Macro in VBA (Visual Basic for Application) e gestirla in modo programmatico.
      Non è difficile ma bisogna conoscere il linguaggio VBA di Project.

      Rosario

      Rispondi
  8. buon giorno avrei bisogno di un supporto info se possibile, nella sezione informazioni progetto al punto Propietà e poi Titolo come posso riprestinare il fatto che venga inserito automaticamente il nome del file salvato? Ho inserito un testo mio ed ora su tutte le copie anche se cambio il nome d salvataggio rimane sempre scritto il titolo inserimento manualmente? Ci sarà un modo ritengo per riprestinare il link automatico con il nome usato per il salvataggio file. Grazie mille

    Rispondi
    • Se non ho capito male il tuo problema, puoi risolvere così:

      Apri il menu Formato
      Sulla destra trovi “Attività di riepilogo progetto” (attiva il flag)
      Viene visualizzata l’attività di riepilogo progetto con ID = 0
      Nel campo Nome Attività inserisci il nuovo titolo del progetto
      Salva il file

      Spero che sia questo quello che chiedevi

      Rosario

      Rispondi
  9. Buongiorno,
    avrebbe qualche suggerimento per realizzare un report da project (Project Professional) , tipo diagramma risorse, che rappresenti anzichè unità di punta, unità medie.
    Spesso serve indicare la qtà di risorse necessarie, in funzione del tempo, con unità diversa da giorni: settimane, mesi etc. Le unità di punta funzionano bene se si usano i giorni. Se usciamo altre unità di tempo il valore è diverso. Se usiamo il lavoro, lo dividiamo per le ore al dì e per l’unità di tempo (una settimana) troverei il numero di risorse medie necessarie.

    Grazie

    Rispondi
    • Franco, grazie di avere visitato il mio blog.
      Se ho capito bene la domanda, la risposta è semplice.
      Nella visualizzazione Gestione Attività (lo stesso vale per la vista Uso Risorse),nella parte destra, quella con le celle tipo Excel, fare:

      1. click destro del mouse
      2. quando compare il menu a scomparsa scegliere la prima voce “Stile dettagli…”
      3. viene visualizzato un elenco di campi. Selezionare l’ultimo della lista “Unità di punta” e cliccare su Mostra per elencarlo nella lista di destra
      4. confermare con Ok

      verrà visualizzato, oltre al campo di default Lavoro, anche l’unità massima di assegnazione per il periodo definito nella scala cronologica.
      Esempio, se la risorsa Operaio ha un’assegnazione in un dato giorno del 350% di Unità di punta, vuol dire che abbiamo bisogno di 3,5 operai

      Se il giorno dopo abbiamo 270% di Operai assegnati, vuol dire che ce ne servono 2,7, e così via
      Modificando il periodo nella scala cronologica, ad esempio con dettaglio settimanale, avere 350% vuol dire che per tutta la settimana ci servono 3,5 operai (con assegnazione media di 3,5 operai al giorno).

      Spero di avere risposto alla sua domanda.
      Scriva un commento se le fa piacere.
      Rosario

      Rispondi
  10. Il punto è proprio questo; appaiono per la settimana 350% quando, magari ho la punta solo in un giorno. Sembra così che abbia bisogno di più operai del necessario. Cosa andrei a cercare è un campo personalizzato: Lavoro/Durata/ore al dì (della risorsa) ma sul report personalizzato, questo nuovo campo abbinato al grafico con asse X calendario (seleziona categoria Ora) non funziona.
    Grazie

    Rispondi

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