In questa pagina vi presento una serie di definizioni, trucchi e scorciatoie per sfruttare al meglio Microsoft Project, e in particolare:

  • Dipendenza Fine-Inizio
  • Dipendenza Inizio-Inizio
  • Dipendenza Fine-Fine
  • Dipendenza Inizio-Fine
  • Durata
  • Vincoli
  • Tipi di Vincolo
  • Data di Inizio Progetto
  • Date Inizio Effettivo e Fine Effettiva
  • Pianificare un progetto dalla sua Data Fine
  • Cancellazione di una Data Vincolo
  • Rimuovere le Date inizio effettivo e Data fine effettiva
  • Come visualizzare velocemente l’attività di riepilogo dell’intero progetto
  • Come assegnare quantità di lavoro diverse a risorse assegnate alla stessa attività
  • Differenza tra Durata e Lavoro

 

Schedulazione di Attività

Il modo più semplice e più usato di creare una schedulazione è di mettere in relazione le Attività di progetto tramite un “collegamento” o “dipendenza£.

La Relazione più utilizzata è quella “Fine-Inizio” (Finish-to-Start)

Dipendenza Fine-Inizio

Dipendenza_Fine-Inizio-1.png

Se un’attività ha una dipendenza (un collegamento) ma non ha vincoli o non è stata impostata una Data inizio effettivo, allora l’attività è schedulata (programmata) in base alla sua dipendenza (in questo caso qunado finisce l’attività predecessore).
QUando due attività sono collegate, la prima attività viene chiamata Predecessore, mentre la seconda viene detta Successore. Quando riprogrammiamo il predecessore, anche il successore ne subisce il cambiamento.

 

 

Dipendenza Inizio-Inizio

Dipendenza_Inizio-Inizio-1.png

Le due attività possono iniziare nella stessa data

Dipendenza Fine-Fine

media_1476712689502-1.png

Le due attività devono finire nella stessa data

Dipendenza Inizio-Fine

Dipendenza_Inizio-Fine-1.png

Notarebche il successore cronologicamente precede il predecessore

Durata

Il campo Durata indica l’intervallo temporale che passa da quando un’attività comincia a quando termina. Da non confondere con il Lavoro (Effort) richiesto per svolgere l’attività.
Conoscendo la data di inizio e la durata di un’attività, ne conosceremo anche la Data Fine.

Vincoli

Un Vincolo è un mezzo per schedulare un’attività utilizzando una data (Data Vincolo) ed un Tipo Vincolo.
Esistono 3 Tipi di Vincolo:

  1. Flessibili
  2. Semi-rigidi
  3. Rigidi

Si deve cercare di inserire meno vincoli possibile e di usare i vincoli Rigidi solo quando necessario.
Il problema dei vincoli è che sottraggono a Project la possibilità di dpostare dinamicamente le attività per adattarle a esigenze di Risorse umane e di logica di dipendenza delle attività.
Nella tabella seguente vediamo i vincoli possibili ed una breve spiegazione del loro significato ed utilizzo.

Tipi di Vincolo

Tipi_di_Vincolo.png

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Data di Inizio Progetto

Data_di_Inizio_Progetto.png

La Data inizio Progetto deve essere una delle prime cose da impostare nella pianificazione di un progetto.
Può essere modificabile in qualsiasi momento.

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Date Inizio Effettivo e Fine Effettiva

Date_Inizio_Effettivo_e_Fine_Effettiva.png

La data di inizio effettivo di un’attività è impostata automaticamente da Project quando aggiorniamo la % completamento dell’attività.
La Data fine effettiva viene valorizzata da MS Project quando la % completamento = 100%.
Le due date possono essere impostate manualmente utilizzando la Tabella Verifica (vedi figura precedente).

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Pianificare un progetto dalla sua Data Fine

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In Microsoft Project è possibile pianificare un progetto partendo dalla data di fine progetto imposta dal Cliente.
Basta impostare Programma da = Data fine progetto e il campo Data fine sarà abilitato nella videata Riepilogo informazioni come nella figura seguente

media_1476714386708.png

Impostando questa modalità di schedulazione, Microsoft Project utilizzerà, come Tipo vincolo di default

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Cancellazione di una Data Vincolo

Cancellazione_di_una_Data_Vincolo.png

Per una singola Attività
Fare doppio click sull’attività e selezionare il pannello Avanzate. Modificare il valore del campo Tipo vincolo = Il pià presto possibile

Per tutte le Attività
Per rimuovere vincoli da tutte le attività del progetto, è possibile selezionare le attività (CRTL+Click per selezione parziale) e, dal menu Attività, selezionare l’icona Informazioni e quindi il pannello Avanzate.
Modificare il valore del campo Tipo vincolo = Il pià presto possibile

 

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Rimuovere le Date inizio effettivo e Data fine effettiva

Per rimuovere da una singola attività
Fare doppio click sull’attività e poi applicare il comando che segue.

Per tutti le Attività
Selezionare tutte le attività che interessano.
Dal menu Attività cliccare su Informazioni. Quando viene visualizzata la videata selezionare il pannello Generale. Impostare a 0 il campo % completamento. Confermare.

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Come visualizzare velocemente l’attività di riepilogo dell’intero progetto

L’Attività di Riepilogo progetto visualizza il riepilogo completo del progetto racchiudendo l’intera Work Breakdown Structure (WBS) del progetto. Questa attività, identificata univocamente da:

  • Ha un colore grigio
  • Ha l’ID = 0 (identificatore attività uguale a 0)

L’Attività di Riepilogo Progetto riepiloga informazioni utili a comprenderne l’intero budget e lo stato del progetto. E’ anche utile per evitare che l’utente inserisca manualmente un’attività di riepilogo dell’intero progetto creando così un livello struttura in più.

riepilogo-progetto

Per default l’Attività di riepilogo progetto è nascosta. La si può visualizzare dal menu Formato e quindi cliccare l’opzione, posta all’estrema destra del Ribbon, Attività riepilogo progetto.

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Come assegnare quantità di lavoro diverse a risorse assegnate alla stessa attività

Situazione che si verifica spesso nei progetti.

Dobbiamo evidenziare l’attività interessata cliccandoci sopra nella vista Diagramma di Gantt.

Dal menu Visualizza scegliamo Dettagli.

La videata vine divisa in due parti. Nella parte superiore la vista Diagramma di Gantt e nella parte inferiore abbiamo la vista modulo. Assicurarsi che la vista inferiorevisualizzi il modulo Risorse e predecessori o  Risorse e successori come in figura:

 

Gestione Attività con Microsoft Project

Basta riassegnare valori di Lavoro diversi nella corrispondente colonna nella vista inferiore e confermare.

Gestione Attività con Microsoft Project

Tenere sotto controllo la Durata dell’attività, che può variare, ogni volta che facciamo una modifica.

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Differenza tra Durata e Lavoro

Non confondere la Durata di un’attività con il Lavoro previsto per eseguirla.

La Durata rappresenta il tempo complessivo dall’inizio di un’attività fino al suo completamento.

Il Lavoroeffort, rappresenta QUANTE ore o giorni di lavoro occorrono alle risorse per completare un’attività.

Facciamo un esempio:

Se un’attività richiede 24 ore per essere eseguita, può succedere che occorrono dieci giorni (di durata) per completarla. Questo accade spesso quando le risorse non si dedicano ad un solo lavoro ma portano in parallelo più attività (multitasking).

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