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Esportare in Excel un piano di progetto con Microsoft Project

In questo articolo rispondo ad una domanda postami da Claudio P.

Buona sera Rosario,
complimenti per l’ottimo sito sempre ricco di idee e suggerimenti.

Volevo porti la seguente domanda: avrei necessità di esportare i dati da MS Project (2016) cosa che riesco a fare con l’apposita funzione (utilizzando schemi e filtri che desidero).
Non riesco però a evitare l’export delle righe di riepilogo (che nel file non servono e che sono costretto a cancellare manualmente) hai qualche suggerimento ?

Grazie e buona settimana !

E’ un problema che molti di noi abbiamo avuto prima o poi. Qualcuno ha trovato una soluzione, molti altri ci hanno rinunciato.

Per risolvere la questione occorre:

  1. Creare un nuovo Filtro
  2. Avviare la funzione di esportazione
  3. Applicare il nuovo filtro creato alla tabella di esportazione

Vediamo come fare.

Piano di progetto con più di un livello di struttura

Piano_di_progetto_con_pi_di_un_livello_di_struttura.png

Nelle’esempio precedente vediamo un progetto di esempio che presenta attività di riepilogo (a Livello 1) e attività normali (a Livello 2).
Lo scopo dell’esercizio è quello di esportare SOLO le attività con Durata > 0 (quindi nessuna Milestone) e nessuna attività di riepilogo con qualunque livello di struttura.

Esportazione di un file di progetto in Excel

Esportazione_di_un_file_di_progetto_in_Excel.png

In questa immagine vediamo il menu di esportazione presente nella versione di MSProject 2016.
Nelle versioni precedenti si richiama la funzione Salva con nome e poi si sceglie il formato Cartella di lavoro di Excel.

Nome del file di esportazione

Nome_del_file_di_esportazione.png

Esportazione guidata di Project

Esportazione_guidata_di_Project.png

Selezione dei dati da esportare

Selezione_dei_dati_da_esportare.png

Selezione della Corrispondenza di esportazione

Selezione_della_Corrispondenza_di_esportazione.png

Una Corrispondenza è una “mappatura” dei campi di MSProject con le colonne di Microsoft Excel che vogliamo esportare.
Nel nostro esempio useremo una Corrispondenza già esistente.

Applicazione del Filtro di esportazione

Applicazione_del_Filtro_di_esportazione.png

In (1) sostituiamo il filtro di default Tutte le attività con il filtro specifico di cui vi mostrerò la creazione tra un attimo.

Salvataggio della Corrispondenza

Salvataggio_della_Corrispondenza.png

Per evitare di dover inserire il filtro specifico ad ogni esportazione che faremo in futuro, salviamo la Corrispondenza nella Libreria di Microsoft Project.
A questo punto possiamo cliccare sul pulsante Fine per avviare l’esportazione su Excel.

Creazione di un Filtro in Microsoft Project

Creazione_di_un_Filtro_in_Microsoft_Project.png

Da (1) apriamo la lista (2) Filtro e clicchiamo su (3) Altri filtri.

Si aprirà la finestra Altri filtri che elenca tutti i filtri disponibili.
Cerchiamo e selezioniamo Attività di riepilogo (1).
Clicchiamo sul pulsante (2) Copia che ci permetterà di duplicare il filtro selezionato assegnando un nuovo nome.

Duplicazione di un Filtro già esistente

Duplicazione_di_un_Filtro_gi_esistente.png

Creazione del Filtro specifico

Creazione_del_Filtro_specifico.png

Si aprirà la finestra Definizione filtro in …. nome del progetto
La prima cosa che dobbiamo fare è assegnare un nome al filtro che stiamo creando.
Definiremo (2) la prima condizione del filtro “Riepilogo diverso da Si” che seleziona solo le attività che non sono si riepilogo.
Definiremo poi (3) la seconda condizione del filtro “Durata diverso da 0” che seleziona le attività che NON SONO Milestones.
Le due condizioni sono in “logica di AND” che vuol dire che tutte e due le condizioni devono essere vere.

ATTENZIONE!

La riuscita dell’esportazione sta soprattutto nel check-box (5) Mostra righe di riepilogo collegate. che DEVE ESSERE DISABILITATO.

Salviamo il filtro creato cliccando sul pulsante Salva.

Se usate già un vostro filtro, potete modificarlo aggiungendo le condizioni del filtro che vi ho presentato.

Risultato dell’esportazione da MSProject ad Excel

Risultato_dell_esportazione_da_MSProject_ad_Excel.png

Come si vede dalla figura precedente, le righe di Excel sono esclusivamente le attività lavorative del nostro progetto (quindi sono esclusie le milestones e le attività di riepilogo).
Ringrazio Claudio per la sua domanda.
E voi conoscete un altro modo di esportare in modo da proporlo agli altri lettori del blog?

By | 2016-11-13T21:18:27+00:00 13/11/2016|Strumenti Software|2 Comments

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

2 Comments

  1. Claudio P. 23/12/2016 at 15:49 - Reply

    Buon pomeriggio Rosario e ancora complimenti per il sito attraverso il quale è possibile trovare molti spunti interessanti sia per risolvere i problemi che spesso incontriamo nell’utilizzo del prodotto che soluzionni innovative.
    Volevo chiederti, sempre a proposito dell’export verso file excel, come fare per poter definire il “Tipo di dati” nel form “Esportazione guidata – Corrispondenza attività”. Ho notato che non è possibile definire la tipologia di dato in esportazione. In particolare qualsiasi dato venga esportato (Data, Numero, …) risulta sempre come “Testo” e questo può comportare problemi nel loro utilizzo nei file excel di destinazione.
    Puoi darmi una mano ?
    Grazie e serenjo Natale

  2. Rosario 25/12/2016 at 17:23 - Reply

    Buongiorno Claudio,
    purtroppo non posso darti buone notizie.
    Il formato di esportazione non è modificabile ed è sempre di tipo “Testo”.
    L’unico modo che hai di poter riutilizzare dati numerici o date è quello di scrivere delle Macro in Excel per riformattarti i dati.

    C’è però disponibile in MS Project una diversa modalità di esportazione dati che può risolvere il tuo (e di altri) problema.
    Prova ad esportare i dati di progetto con i Report Grafici (Graphical Report) o in formato Excel (Tabelle Pivot) o in Microsoft Access (un pò più complicato ma di potenziali applicazioni interessanti).
    Nell’esportazione in Excel hai la possibilità di salvare un “Cubo Dati” da usare come Sorgente Dati in Excel o altre applicazioni Microsoft o di terze parti. Ma questo è un argomento che non possiamo affrontare nei commenti di un articolo.
    Spero di esserti stato di aiuto.
    Buone Feste
    Rosario

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