Esportare in Excel un piano di progetto con Microsoft Project

Esporti un piano di Microsoft Project in Excel, apri il file e la prima cosa che fai è cancellare righe: le attività di riepilogo, le milestone a durata zero, a volte la riga del progetto intero. A mano, a ogni esportazione. Me l’ha chiesto un lettore, Claudio: esportava da Project 2016 con i suoi schemi e i suoi filtri, ma le righe di riepilogo arrivavano sempre, e nel file non gli servivano.

Per esportare Microsoft Project in Excel senza quelle righe basta un filtro, ma non uno qualsiasi: un filtro di due condizioni, applicato dentro la procedura guidata di esportazione, con una casella che deve restare spenta. Una volta impostato si salva insieme alla corrispondenza, e dalla volta dopo l’esportazione esce già pulita.

Il punto di partenza: un piano su più livelli

Il piano d’esempio è una campagna di marketing con una struttura normale: fasi di riepilogo al primo livello, attività di lavoro al secondo, e una milestone che chiude ogni fase. La prima fase, «Analisi panorama strategie aziendali», da sola ha una riga di riepilogo, dodici attività e una milestone: quattordici righe, di cui solo dodici sono lavoro vero.

L’obiettivo è esportare in Excel soltanto le attività con durata maggiore di zero: niente riepiloghi, a qualunque livello di struttura, e niente milestone.

L’esportazione guidata, passo per passo

L’esportazione verso Excel passa sempre dalla procedura guidata di Project, che fa corrispondere i campi del piano alle colonne del foglio. Il percorso per arrivarci:

1. File > Esporta > Salva progetto come file, poi Cartella di lavoro di Microsoft Excel e Salva con nome. In Project 2010 si fa direttamente da Salva con nome, scegliendo il tipo Cartella di lavoro di Excel.
2. Dai un nome al file e premi Salva: si apre l’Esportazione guidata. Premi Avanti.
3. Scegli Dati selezionati, non Modello progetto Excel: è l’opzione che ti lascia decidere campi e filtro.
4. Alla pagina della corrispondenza scegli Nuova corrispondenza la prima volta, oppure Utilizza corrispondenza esistente per partire da una già pronta, come nell’esempio.
5. Nella pagina Corrispondenza attività, accanto al nome del foglio, c’è la casella Filtro di esportazione: al posto di Tutte le attività metti il filtro che costruiamo più sotto.
6. All’ultima pagina premi Salva corrispondenza, dagli un nome, e poi Fine.

Il filtro che lascia fuori riepiloghi e milestone

Il filtro si prepara in Project, prima di esportare. Il modo più rapido è copiarne uno esistente e cambiargli le condizioni:

1. Dalla scheda Visualizza, apri l’elenco Filtro e scegli Altri filtri.
2. Seleziona Attività di riepilogo e premi Copia: si apre la definizione di un filtro nuovo, già con una condizione su Riepilogo.
3. Dagli un nome che riconoscerai, per esempio «Attività lavorative».
4. Prima condizione: Riepilogo diverso da Sì. Lascia passare solo le righe che non sono di riepilogo.
5. Seconda condizione, in And: Durata diverso da 0. Lascia fuori le milestone.
6. Togli la spunta a Mostra righe di riepilogo collegate, poi premi Salva.

L’ultimo passo è quello che decide la riuscita. Con la casella spuntata, Project rimette nell’elenco i riepiloghi a cui appartengono le attività filtrate, e il foglio torna esattamente com’era: pieno di righe da cancellare. Se usi già un tuo filtro, basta aggiungergli le due condizioni e spegnere la casella.

Il risultato in Excel

Il foglio contiene solo le attività di lavoro: nessuna riga di riepilogo, nessuna milestone. Resta fuori anche la riga del progetto intero, l’attività di riepilogo del progetto, che anche lei è un riepilogo: un dettaglio che conta, perché se finisse nel foglio e la sommassi alle altre righe raddoppierebbe lavoro e costi.

Da qui in poi l’esportazione è ripetibile: apri la procedura, scegli la corrispondenza salvata, e il filtro viaggia con lei.

Quando l’esportazione diventa un lavoro fisso

La procedura guidata va benissimo per un piano, ogni tanto. Diventa stretta quando l’esportazione entra nella routine:

• Ogni settimana, per lo stesso report: a ogni giro qualcuno deve aprire Project, lanciare la procedura e ricordarsi la corrispondenza giusta.
• Con molti piani: ogni esportazione lavora sul file che hai aperto, e mettere insieme nello stesso foglio i piani di tutti i project manager resta un lavoro a mano.
• Per chi non ha Project: senza Project installato la procedura guidata non c’è.
• Per alimentare un altro sistema, una dashboard o un gestionale, che vuole sempre le stesse colonne nello stesso ordine.

Per questi casi ho costruito due strumenti che leggono il file .mpp direttamente, senza Project. MppToExcel trasforma un piano in una cartella di lavoro pronta da leggere, con la tabella delle attività e il diagramma di Gantt disegnato nelle celle. OneClickExporter esporta piani, piani master e intere cartelle di piani in file con le colonne sempre uguali, anche in una cartella di lavoro Excel, e lo fa anche di notte da riga di comando. Tutti e due hanno una prova gratuita di quindici giorni.

Domande frequenti

Funziona anche con le versioni più recenti di Microsoft Project?

Sì. La procedura guidata di esportazione, le corrispondenze e i filtri sono gli stessi da Project 2010 a Project 2024 e in Project per Microsoft 365, nella versione desktop. Cambia solo la strada per arrivarci: da Project 2013 in poi passa da File > Esporta, in Project 2010 da Salva con nome. Le schermate di questo articolo sono di Project 2016 in italiano.

Posso esportare anche le risorse e le assegnazioni?

Sì. Quando crei una corrispondenza nuova, la procedura ti chiede quali tipi di dati esportare: attività, risorse, assegnazioni. Ognuno finisce nel suo foglio, con la sua corrispondenza dei campi e il suo filtro di esportazione.

E se le milestone mi servono?

Togli la seconda condizione, Durata diverso da 0, e lascia solo Riepilogo diverso da Sì: nel foglio arrivano attività e milestone, ancora senza riepiloghi.

Non basta copiare e incollare dalla vista?

Per una volta sì: applichi lo stesso filtro alla vista, selezioni le colonne e le incolli in Excel. Ma è da rifare ogni volta, e le colonne sono quelle della tabella che hai sullo schermo in quel momento. La corrispondenza salvata, invece, esporta sempre gli stessi campi nello stesso ordine.

Quando la procedura guidata non è la strada giusta?

Quando l’esportazione diventa periodica, riguarda molti piani insieme, oppure deve arrivare a chi non ha Project. Lì conviene uno strumento che legga il file direttamente e produca sempre lo stesso risultato, senza passare da Project a ogni giro.