Come individuare attività sovrapposte che generano conflitti su risorse in Microsoft Project

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Un mio lettore mi ha fatto questa domanda:

Buongiorno
innanzitutto Le faccio i miei complimenti per il suo sito che ho trovato molto utile e semplice da utilizzare. Utilizzo Microsoft Project in campo edile e per esigenze lavorative e di controllo vorrei capire se è possibile evidenziare in qualche modo le fasi lavorative interferenti, ovvero che avvengono lo stesso giorno o comunque in sovrapposizione una con l’altra.

Sono un Coordinatore della Sicurezza in cantiere e questo aspetto è fondamentale perché avrei subito in risalto i periodi più critici e con presenza in cantiere di maggiori maestranze (e quindi più “pericolosi”).

Interessante come domanda.

In Microsoft Project non esiste nessuna funzionalità che risponde direttamente a questa domanda, ma con un sapiente utilizzo della visualizzazione Gestione Attività possiamo ottenere un ottimo risultato.

Vediamo come fare.

Nell’immagine seguente abbiamo la traccia di quello che dobbiamo fare per ottenere già un primo risultato.

 

(1) Attiviamo il menu Visualizza
(2)  Selezioniamo la vista Gestione Attività
(3) Dal comando Struttura scegliamo Livello 1
In (4) vediamo il risultato di tutte le fasi di lavoro “compresse”
In (5), con la scala cronologica impostata a Settimane, vedeùiamo subito le sovrapposizioni delle lavorazioni a livello settimanale. Per rispondere alla domanda del mio lettore dovremmo selezionare Giorni come scala cronologica, ma per motivi di “compattamento visivo” per farvi capire questa tecnica ho scelto le settimane.
In pratica, se nella stessa colonna troviamo due quantità di ore di lavoro assegnate (in due righe), in quella settimana esiste una “interferenza”. cioè una sovrapposizione di attività con le medesime risorse assegnate o risorse differenti. Per lo scopo di questo articolo non ci interessa fare questa distinzione.
Nella seconda immagine, ottenuta allargando le righe delle assegnazioni, si possono vedere anche le ore di lavoro assegnate alle risorse sulle attività con interferenza, quindi chi, quando e per quante ore settimanali.

Se salviamo la vista ottenuta dandole un nome significativo, basta richiamarla successivamente, per ottenere lo stesso risultato con un solo click di mouse.

Vediamo come si fa.

Dal menu Visualizza, scegliere Altre visualizzazioni, poi Salva visualizzazione. Dare un nome alla visualizzazione che vogliamo salvare e richiamare in futuro e confermare con Ok.

riaprendo successivamente il progetto (ma se la visualizzazione viene salvata anche nel modello globale di Project avremo a disposizione la vista salvata anche per altri progetti), possiamo richiamare la vista sempre dal menu Visualizza, scegliendo Altre visualizzazioni e ancora Altre visualizzazioni e selezioniamo la visualizzazione Interferenze:

ed il risultato finale sarà ancora quello voluto:

Le due visualizzazioni Gestione attività e Uso risorse, sono due strumenti eccezionali e poliedrici che Microsoft Project ci mette a disposizione.

Questo articolo fa parte della guida Il piano che regge: le buone pratiche di Microsoft Project.

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