Comprendere le Date inizio e fine effettive in Microsoft Project

E’ sorprendente constatare come molti utenti di Microsoft Project (e penso di altri software della stessa categoria) non abbiano chiaro di cosa sia e dell’importanza della Data inizio effettiva.

Come possiamo vedere dalla figura seguente, in Project esistono un numero notevole di campi relativi alle date di inizio e fine, tra queste troviamo due campi di notevole importanza di cui è bene conoscerne il comportamento durante la fase di esecuzione dei lavori di progetto.

Data inizio effettiva

Cominciamo con un semplice esempio, come nella figura seguente.

Data inizio effettiva

Vediamo la tabella Verifica nella visualizzazione Gantt verifica quattro diverse situazioni.

Come si vede dalla figura, è stata salvata la Previsione (Baseline), identificabile nella parte inferiore in grigio delle barre delle attività.

Il significato di queste colonne è il seguente:

Data inizio prevista, data di inizio attività salvata nella Previsione.

Data fine prevista, data di fine dell’attività salvata nella Previsione.

Inizio, data di inizio attualmente programmata dell’attività

Fine, data di fine attualmente programmata dell’attività

Data inizio effettiva, dare reale in cui è iniziata l’attività

Data fine effettiva, data reale di completamento dell’attività. La sua valorizzazione definisce il completamento al 100% dell’attività

La Data di inizio effettivo può essere impostata manualmente o calcolata da Project in diverse situazioni:

  1.  Viene impostata manualmente la data dell’inizio reale dei lavori dell’attività (appunto nel campo Data inizio effettiva)
  2. Definire una % completamento maggiore di 0, Project assegna il valore della Data inizio effettiva come la data di Inizio programmata dell’attività
  3. Fino a quando la % completamento è minore di 100%, la Data fine effettiva è ancora non definita
  4. Se viene impostata manualmente la Data fine effettiva, Project assegna 100% come % completamento

La Data inizio effettiva (e la sua speculare Data fine effettiva), é molto utile, addirittura necessaria, nel caso di aggiornamento del progetto (project tracking) effettuato utilizzando la % completamento quando le attività vengono iniziate e completate diversamente da quanto programmato inizialmente.

La videata precedente è il risultato di queste operazioni:

In (1) ho semplicemente inserito 50 nel campo % completamento, che rappresenta la percentuale di completamento della durata dell’attività. Questo fa si che Project assegni come data di inizio effettiva la data di Inizio programmato.

Nell’immagine vediamo che si ha lo stesso valore per i campi Data inizio prevista, Inizio e Data inizio effettiva.

In (2) ho valorizzato Data inizio effettiva al 15/01/2020, il che provocherà due giorni di ritardo nell’inizio dell’attività con la conseguente nuova data di Inizio al 15 gennaio e non più il 13.

In (3) ho anticipato al 07/01/2020 l’Inizio effettivo dell’attività. Con questo Project imposta al 07/01/2020 anche la data di Inizio programmato.

In (4) ho impostato al 17/01/2020 la Data fine effettiva dell’attività (invece del 24/01/2020 come si vede da Data fine prevista) in modo che Project imposti completata al 100% l’attività.

Spero che questo possa esserti stato di aiuto.

Rosario

4 commenti su “Comprendere le Date inizio e fine effettive in Microsoft Project”

  1. Grazie mille per le informazioni che leggo volentieri anche se in questo ultimo anno ho usato poco MS Project. Sono l unico che lo usa in azienda e non riesco a convimcere i colleghi.

    SOno a Bruino quando vuoi possiamo vederci per un caffe e parlare magari di come estendere internamente questa cultura. Saluti.

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  2. Salve è normale che impostando la data di fine prevista su una attività ,la stessa informazione non viene riportata (per la stessa attività) nell’uso risorse?

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    • Non mi risulta.
      E’ possibile inserire la colonna (campo di Project) “Fine prevista” nella zona tabella sia della vista “Uso risorse” che nella vista “Gestione attività”
      Ovviamente deve essere stata salvata la Previsione.

      https://rinorizzo.com/wp-content/uploads/2021/08/fine-prevista.png

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