Come usi Microsoft Project e cosa dovresti sapere per avere il massimo beneficio

E’ un pò di tempo che non scrivo su queste pagine, ma in pieno periodo Covid mi sono concentrato su altre cose.

E’ giunto il momento di riprendere e inizio con il chiederti:

come stai utilizzando Microsoft Project?

E’ una domanda con risposta di tipo “aperto”, in cui dovresti scrivere almeno un paragrafo per rispondere.

Posso però anticipare te e altri lettori ipotizzando alcune risposte tipo:

  1. Lo uso solo per tenere traccia dei tempi
  2. Lo uso sia per tenere sotto controllo i tempi ma anche per assegnare le risorse umane
  3. Lo uso per tenere traccia dei tempi ma come risorse assegno solo i materiali e i subappalti (servizi)
  4. Penso di usarlo in modo completo nel senso che gestisco i tempi, le risorse di tipo lavoro, i materiali e i subappalti e gestisco anche il budget economico
  5. Lo uso solo per mostrare le tempistiche del progetto (uso tipo Gantt Chart con solo le barre per le comunicazioni con il cliente)

Sicuramente ci saranno altre risposte e combinazioni riconducibili a quelle appena viste.

Io non giudico nessuno sul modo di usare Project. Dico sempre che devi usare Project ad un livello che ti da valore, che ti aiuta nel tuo lavoro.

Non dobbiamo pensare che essere bravi e profittevoli nel suo utilizzo voglia dire conoscere le centinaia di comandi, funzionalità e sfumature di Project (tanto per parlare della sola versione Desktop, cioè Project Standard o Professional).

Essere bravi con Project vuol dire riuscire ad usarlo avendo il massimo beneficio con il minore sforzo possibile.

E tu, riesci ad essere efficace e profittevole nell’uso di Project?

E’ qui che ti volevo.

Si perchè, per rispondere a questa domanda e poterti permettere di essere confidente di essere profittevole con Project, voglio pubblicare una serie di informazioni qui sul blog e altre piattaforme social, e di avviare un piano di formazione online per potere aiutare chi ha bisogno di una mano per diventare efficienti ed efficaci nell’uso di Project.

I contenuti di cui sto parlando li vedrai nell’immediato futuro semplicemente tornando a leggere questo blog e li potrai ricevere nella tua casella di posta elettronica se sei iscritto alla mia newsletter.

Tempi di Progetto con Microsoft Project

Utilizzare Microsoft Project per tenere sotto controllo i tempi di progetto

E’ la modalità più semplice di usare Project.

Ed è quella che suggerisco per  approcciare Project se sei agli inizi.

C’è un vecchio proverbio che amo ripetere a tutti i miei allievi: “Il tempo è denaro” e se solo siamo in grado di gestire i tempi di progetto è una gran cosa. 

Rispettare i tempi di progetto, cosa che non riesce a tutti, è già un successo nella gestione dei progetti.

Ma cosa serve per essere in grado di gestire i tempi di progetto con Microsoft Project?

Ecco una lista, non esaustiva, di quello che dovresti conoscere e utilizzare bene.

 

  1. Principi di Schedulazione Dinamica (Dynamic Scheduling)
  2. Cammino Critico (Critical Path)
  3. Previsione (Baseline)
  4. Aggiornamento del Progetto (Project Tracking)

 

  1. La schedulazione dinamica non è altro che una serie di buone pratiche da adottare in modo che la schedulazione finale (il Gantt, per intenderci) sia dinamico, senza o con pochi vincoli e che renda facile aggiornare il progetto durante la sua esecuzione.
  2. Il Cammino Critico ci permette di sapere quanto dura il progetto e quale è la sua data di completamento. Ci permette anche di sapere su quali attività è conveniente agire per recuperare il ritardo o compattare i tempi in fase di pianificazione.
  3. La Previsione o Baseline è un concetto fondamentale ma poco conosciuto tra gli utenti di Project. Permette di salvare una previsione del progetto (tempi, date inizio e fine, durate, costi) in modo che sia possibile confrontare lo stato di avanzamento del progetto rispetto alla previsione iniziale. E’ quindi possibile effettuare l’analisi delle varianze (scostamenti) tra quanto pianificato e la situazione attuale sia per i tempi che per i costi).
  4. L’aggiornamento del progetto, da pianificare e organizzare accuratamente, è fondamentale per sapere a che punto siamo con il progetto. Deve essere fatto periodicamente e con disciplina (settimanalmente, quindicinalmente, mensilmente) per avere il progetto sotto controllo

Risorse Lavoro con Microsoft Project

Utilizzare Microsoft Project per tenere sotto controllo i tempi di progetto e le Risorse

 Secondo step, forse il più complesso e impegnativo, nella gestione dei progetti in generale e con Microsoft Project in particolare.

Quello che serve per gestire le Risorse con Project è sicuramente questo:

  1. Codificare correttamente le Risorse Umane (Lavoro), Materiali, Costi
  2. Utilizzare il Pool Risorse se siamo in ambito Multi-Progetto
  3. Assegnare TUTTE le risorse utilizzate a TUTTI i progetti
  4. Analizzare il carico di lavoro ed eventuali Sovra Allocazioni
  5. Livellare le Risorse sovra-allocate
  6. Gestire bene i Calendari

 

La problematica maggiore, dopo l’assegnazione iniziale delle Risorse umane, è quella di gestire le sovrallocazioni. Project mette a disposizione numerosi strumenti per analizzare i carichi correnti e le disponibilità rimanenti. Con un sapiente utilizzo di Visualizzazioni, Tabelle e Filtri, si ha tutto quello che serve per farlo.

Costi di Progetto con Microsoft Project

Utilizzare Microsoft Project per tenere sotto controllo i tempi di progetto, Risorse e Costi

E’ il passo finale per un utilizzo completo e, si spera, proficuo, di MSProject.

La gestione dei costi con Project può essere molto semplice se ci si limita ad assegnare i costi orari (risorse lavoro), unitari (materiali), o il costo dei servizi (appalti, costi diversi) e ad assegnare le risorse alle attività di progetto.

Project ci mette a disposizione diversi strumenti e reports per analizzare i costi sia in fase di budgeting, sia in fase di esecuzione dei lavori e di poterne analizzare gli scostamenti rispetto alla Previsione.

Come usare Microsoft Project

I tre Step che ho esposto in questo articolo rappresentano un cammino che, purtroppo, molti utenti di Project non concludono (ammesso che lo inizino). La gestione completa di tempi, risorse e costi, presuppone l’esistenza, all’interno dell’azienda, di un livello adeguato di maturità nella gestione dei progetti.

Sono tantissime le aziende medio-piccole o anche grandi, che non usano strumenti come Project per gestire sia i progetti interni che quelli per conto di clienti, limitandosi ad una gestione basata su Excel o altri strumenti non adeguati.

 

Mi piacerebbe sapere da te, lasciandomi un commento, quale tipo di gestione di progetti con Microsoft Project sta portando avanti la tua azienda e di come ti trovi.

2 commenti su “Come usi Microsoft Project e cosa dovresti sapere per avere il massimo beneficio”

  1. nella mia azienda ( ci occupiamo di global service per grossi gruppi industriali), è prevista la figura di “project manager” con competenze certificate secondo la UNI 14500 ed utilizziamo MS project nella versione 2007 e 2010 per la gestione dei progetti per conto dei Clienti ( soprattutto subappalti).
    Le risorse che allochiamo sulle varie attività, sono i costi dei preventivi che ci vengono consegnati, con le complicazioni dovute alle numerose varianti in corso d’opera che ci costringono a ripetuti salvataggi di “previsioni”.
    Volevo chiederti se sei d’accordo ad inserire in MS Project, i costi delle attività dei subappaltatori suddivise per gruppi, (edili, piping, carpenterie, elettriche…etc.), nella colonna”materiali” .
    grazie

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    • Buonasera Domenico.
      Certamente, soprattutto se vuoi fare un minimo di analisi o statistica su come sono ripartiti i costi dei tuoi progetti.
      Puoi creare un campo personalizzato specifico, diciamo “Tipo Costi”, formato Testo e con una tabella di codifica con i seguenti valori: Edili, Piping, Carpenterie, Forn. Elettriche, etc
      Nella vista Elenco Risorse, con la Tabella Costo attiva, puoi applicare un Raggruppamento sulla colonna “Tipo Costi” che hai provveduto ad inserire.
      Vedrai che effetto farà

      Rosario

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