Come monitorare gli Stages Gates di una programmazione con Microsoft Project

Nota:
le immagini (e gli spunti) di questo articolo sono tratte dal Webinar Gestione di Programmi di Progetti con Microsoft Project che ho tenuto all’interno di Progettiamo Academy, la mia scuola online dedicata alla Pianificazione e Controllo dei Progetti.
La tecnica che vedremo oggi ha un’ottima applicabilità nei progetti di media-lunga durata e da un numero elevato di attività (Task).
Chi ha a che fare con grosse schedulazioni (centinaia di task), ha spesso il problema di tenere sotto controllo le “date chiave” del progetto che, per semplificare, possono essere:
  1. Milestone Contrattuali
  2. Consegna di deliverables
  3. Collaudi
  4. Interdipendenze tra progetti
  5. Passaggi formali tra una Fase e un’altra del progetto
e altro ancora.
E’ molto importante tenere sotto controllo l’intero cammino critico del progetto per evitare l’insorgere di ritardi con conseguente ritardo dell’intero progetto.
A volte è complicato proprio per le dimensioni e relazioni tra attività e fasi del progetto.
Si può ovviare a questa problematica con l’utilizzo di opportune milestones poste, di norma, in testa alla schedulazione del progetto (cronoprogramma lavori), proprio tra le prime attività della schedulazione.
Vediamo subito il risultato finale del nostro esempio:
Milestones di stage gates
Come possiamo vedere, si tratta di definire, all’interno di un’attività di riepilogo Milestones, (ID=2) alcune milestones, normalmente da 6 a 10 (o anche di più), che rappresentano l’intera timeline della schedulazione.
Ognuna di queste milestones ha tipicamente solo uno o più predecessori e nessun successore ed ha lo scopo  di riepilogare “in cima”, altre milestones o attività presenti più avanti nella schedulazione, ma molte settimane o mesi dopo.
Queste ultime attività (milestones) sono poste nella schedulazione al termine di Fasi del progetto e possono rappresentare le cosiddette Stage Gates, cioè dei momenti importanti di decisione o di controllo del progetto.
Nella figura di esempio vediamo alcuni di questi stage gates (PG#…) poste al termine di fasi importanti e collegate alle milestones in cima alla schedulazione.
E’ importante la gestione delle baselines (previsioni) del progetto in modo tale che le milestones in cima siano “fissate” esattamente nelle stesse date delle milestones a cui si riferiscono (poste in basso).
Eventuali ritardi (scostamenti) che si verificano durante l’esecuzione del progetto, rifletteranno la nuova situazione proprio “in cima” fornendo un’istantanea dei ritardi che si stanno verificando e questo senza essere costretti a scorrere tutto il Gantt alla ricerca dei ritardi specifici che possono pregiudicare la data di completamento del progetto.
Nella prossima immagine vediamo la situazione che si verifica quando un’attività (ID=20) aumenta la sua durata e come questa si riflette sulla “sua” milestone di fine fase (ID= 28) e come questa “sposti” in ritardo la sua milestone di stage gate (ID=6) evidenziato dalla freccia (4)
Ai fini della comunicazione da parte del project manager ai vari stakeholders del progetto, è sufficiente fornire una videata catturata (screenshot) delle milestones in cima, che mostreranno quelle in ritardo con il doppio “diamante”, cioè l’icona “bianca” che rappresenta la Data fine prevista originaria e l’icona nera, che rappresenta la nuova data di fine della milestone che è “slittata” sulla destra dell’asse temporale.
Sempre nell’immagine precedente, nella zona (3) vediamo l’accendersi dell’icona con il rombo rosso che rappresenta una scadenza non soddisfatta. Questa è la tecnica delle scadenze (deadlines) che ho applicato alle milestones stage gates. E’ questa un’altra tecnica di allerta delle attività che iniziano ad essere in ritardo, o lo sono già.
Visualizzando il campo di Microsoft Project Variazione fine, potremo capire di quanti giorni (eventualmente) consisterà il ritardo dell’intero progetto.
La tecnica che avete visto, ovviamente, ha senso per grandi schedulazioni. Se l’intero Gantt sta in una schermata, non c’è bisogno di applicarla,
Questo è un duplice esempio di Schedulazione Dinamica e di buone pratiche da applicare alla schedulazione di progetti con Microsoft Project.

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