Non nascondere al Cliente che il tuo progetto sta accumulando ritardo

Sottovalutare il ritardo che si sta accumulando nell’esecuzione di un progetto o assumere l’atteggiamento dello struzzo che nasconde la testa sotto la sabbia, è un comportamento negativo e pericoloso per un Project Manager (e anche per i suoi responsabili).

Spesso si spera che il ritardo sia “recuperabile” nel tempo che rimane prima di terminare il progetto nella data concordata con il committente, ma altrettanto spesso questo non succede e si è costretti, a ridosso della consegna del progetto, ad ammettere di essere in forte ritardo.

Questo farà imbestialire il Committente (Cliente o Committente interno se il progetto era interno all’Organizzazione), e a renderlo un “nemico” e ad agire in modo pesante nei confronti di chi ha condotto il progetto (noi).

Del resto è comprensibile.

Così come noi abbiamo un obbligo nei confronti del nostro cliente, così anche lui ha promesso a qualcuno (il suo Cliente) di consegnare quanto dovevamo realizzare noi. E lo metteremo in forte disagio e in una situazione di pericolo.

L’atteggiamento di nascondere i problemi è tipico dei Project Manager giovani, quelli con più esperienza ci sono già passati ed hanno imparato la lezione.

Il PM dovrebbe verificare periodicamente se c’è una tendenza che le attività lungo o vicino al percorso critico richiedono più tempo del previsto.

Questo fornisce un’indicazione che potrebbero esserci difficoltà nel raggiungere la data di scadenza, ed è quello che dovrebbero segnalare ii project manager.

Una buona schedulazione (programma lavori) è mandatoria così come lo è l’aggiornamento periodico (tracking) delle attività svolte. Di conseguenza salvare la Baseline (Previsione) e la relativa gestione, è fondamentale per fare una corretta Analisi delle Varianze (scostamenti) e capire come sta evolvendo l’eventuale ritardo nell’esecuzione lavori.

Il consiglio che do sempre a questo riguardo nei miei corsi di Project Management è di non nascondere al Cliente l’insorgere di ritardi significativi.

C’è da dire che sempre più spesso incontro Clienti che chiedono/pretendono, anche a livello contrattuale, che il fornitore gestisca, aggiorni e gli consegni periodicamente una schedulazione (programma lavori) per evitare l’insorgenza di ritardi e poterli affrontare tempestivamente prima che questi ritardi siano non più recuperabili.