Non esiste un progetto, almeno degno di questo nome, dove non si verifichino problemi durante tutto il suo Ciclo di Vita (Life Cycle).
I problemi possono essere di facile risoluzione ma a volte molto impegnativi da risolvere o irrisolvibili (in questo caso é probabile che il progetto non sia di successo).
Una delle qualità che dovrebbe possedere e coltivare un Project Manager, é quella del Problem Solver. Essere abile a identificare le cause del problema e cercare quindi di risolverlo.
Quella del Problem Solving è più un’arte che una scienza, a parer mio, ma esistono diversi modi di applicarla con successo.
Di seguito vediamo cinque passi utili a eliminare o quantomeno a ridimensionare i problemi che si verificano nel progetto. La lista non é esaustiva, ma può essere un buon punto di partenza.
- Identificare il problema: il primo passo nell’analisi del problema è individuare chiaramente la situazione difficile o l’ostacolo che si sta affrontando. È importante essere precisi e specifici nella definizione del problema, evitando di confonderlo con gli effetti o con le soluzioni.
- Analizzare le cause del problema: una volta identificato il problema, il passo successivo è individuare le cause che lo hanno generato. È importante analizzare il problema in modo sistematico e approfondito, utilizzando strumenti come il diagramma di Ishikawa o il diagramma di Pareto per individuare le cause principali e le cause secondarie.
- Generare soluzioni: una volta individuate le cause del problema, il passo successivo è generare una lista di soluzioni possibili. È importante essere creativi e considerare diverse opzioni, anche quelle che possono sembrare poco convenzionali.
- Valutare le soluzioni: una volta generate le soluzioni, è importante valutarle in modo accurato per individuare quella che risolve meglio il problema. Si possono considerare criteri come l’efficacia, la fattibilità, il costo e l’impatto sugli altri aspetti del progetto.
- Implementare la soluzione scelta: una volta individuata la soluzione più appropriata, il passo successivo è passare all’azione per implementarla. È importante pianificare attentamente l’implementazione della soluzione, definendo i passi da seguire e assegnando le responsabilità ai membri del team.
Facciamo qualche esempio riferendoci ai passi precedenti
- Identificare il problema: ad esempio, il problema potrebbe essere il ritardo nella consegna del progetto a causa di una scarsa coordinazione tra i membri del team.
- Analizzare le cause del problema: ad esempio, le cause potrebbero essere la mancanza di una chiara divisione delle responsabilità tra i membri del team, la scarsa comunicazione o la mancanza di una pianificazione dettagliata delle attività.
- Generare soluzioni: ad esempio, le soluzioni potrebbero essere l’adozione di un software di project management per gestire le attività e le risorse, la formazione del team sulla gestione dei progetti o l’adozione di una metodologia di lavoro più strutturata come il framework SCRUM.
- Valutare le soluzioni: ad esempio, si potrebbe valutare l’efficacia di ogni soluzione considerando quanto questa è in grado di risolvere il problema del ritardo nella consegna, la fattibilità considerando i costi e i tempi necessari per implementarla, il costo in termini di risorse e il possibile impatto sugli altri aspetti del progetto.
- Implementare la soluzione scelta: ad esempio, una volta scelta la soluzione più appropriata, potrebbe essere necessario pianificare l’implementazione in dettaglio, definendo i passi da seguire e assegnando le responsabilità ai membri del team. Potrebbe essere utile anche stabilire dei punti di controllo periodici per verificare il progresso dell’implementazione e intervenire tempestivamente in caso di eventuali deviazioni dal piano.
L’esperienza del Project Manager ed il supporto dato dall’Organizzazione nell’analisi e nella successiva soluzione dei problemi sono estremamente importanti per affrontare problemi seri ed impegnativi.
Approfitto per suggerirvi l’utilizzo continuo di un semplice tool realizzato in Excel, Word, “carta e penna”, PostIt, o altro sofisticato software di gestione progetti, che prende il nome di Issue Log o Issue Register (registro dei problemi) in cui catalogare e tenere traccia dei problemi che man mano si presentano.
Puoi scaricare un template piuttosto completo per gestire i problemi dei progetti-