Come scegliere il migliore periodo di aggiornamento di un progetto

In un articolo precedente ho presentato come comunicare al meglio lo stato di un progetto alla direzione o allo sponsor di progetto. Oggi vi parlo sulla frequenza di aggiornamento e quindi di presentazione dei risultati del lavoro fatto nel progetto che coincide con la frequenza di aggiornamento del piano di progetto realizzato con strumenti come Microsoft Project e altri.

Il periodo di reporting puà essere utilizzato come una linea guida per fornire al nostro cliente le informazioni necessarie per poter prendere tempestivamente decisioni ed azioni correttive. Il periodo di aggiornamento è normalmente un desiderata del nostro cliente e concordato inizialmente.

E’ importante non esagerare con la frequenza di aggiornamento, poichè ogni aggiornamento richiede la raccolta e l’analisi dei dati di avanzamento sulle attività portate avanti dalle risorse e dei costi maturati nel progetto; tutto questo richiede tempo e quindi un aumento dei costi di gestione del progetto. Non è bello passare più tempo nella raccolta ed elaborazione dei dati che nella gestione del progetto (!).

Riporto una tabellina con delle linee guida che ritengo adeguate a prendere la migliore decisione sulla frequanza di aggiornamento (project status reporting period):

frequanza status report o SAL

Discorso diverso è ovviamente la frequenza di aggiornamento delle informazioni che tu come project manager devi raccogliere dalle risorse di progetto e da altre fonti; questo per avere un maggiore ed efficace controllo del progetto.

Nella tua esperienza, hai trovato qualche altro parametro per decidere qual’é la migliore frequenza di aggiornamento dello stato di un progetto?

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