Urgenza e Importanza nel Time Management – parte 1

Urgenza e Importanza nel Time Management

Il Time Management rappresenta uno degli skills più importanti per far fronte alle innumerevoli attività che ogni giorno affrontiamo al lavoro e, perché no, anche nella vita privata.

Le ore della giornata lavorativa molto spesso, se non sempre, sono insufficienti per completare tutto quello che dobbiamo fare e quello che “ci é arrivato addosso” all’imrpovviso. Il Time Management è una disciplina imprescindibile dall’Organizzazione e dalle Priorità.

Quadrante di Eisenhower

Spesso facciamo molta confusione tra quello che é Importante e quello che è Urgente. A volte è anche una questione di atteggiamenti: se siamo persone MOLTO OCCUPATE, diamo di noi un’immagine di persone IMPORTANTI.

In ogni caso dobbiamo decidere se essere persone reattive e correre dietro a tutte le urgenze o essere proattive nel focalizzarci ad eseguire quello che è importante per il nostro lavoro e per il business della nostra azienda, piccola o grande che sia.

Attività Urgenti ed Importanti

Un’attività è urgente quando dobbiamo farla subito; quando l’abbiamo trascurata perchè noiosa, quando era poco prioritaria e col passare del tempo è diventata calda; quando siamo coinvolti in una riunione improvvisa e dobbiamo preparare del materiale da presentare, e così via.

Un’altra causa molto spesso sottovalutata è la procrastinazione cioè di rimandare una cosa da fare fino a quando questa diventa urgente e non c’è più tempo per completarla o per farla bene.

Cosa succede se ci facciamo guidare dalle cose urgenti? Semplice, trascuriamo le cose veramente importanti per l’azienda, il vero motivo per cui siamo pagati.

Sono le cose importanti che portano avanti il business aziendale o realizzano i nostri obiettivi personali e di carriera. Certo, se ci piace l’adrenalina che sentiamo dentro quando corriamo per fare le cose urgenti, magari siamo meno contenti o rassegnati a fare le cose importanti ma noiose.

Molto spesso è l’ambiente di lavoro che ci tiene sempre in uno stato di emergenza facendoci diventare delle palline che sbattono l’una con l’altra.

E’ proprio in questi ambienti che diventa indispensabile organizzarsi e gestire il proprio tempo in modo da fare andare avanti il lavoro e concludere le cose che sono importanti.

Nel prossimo articolo vi mostrerò la Matrice del Time Management ricavata dal Quadrante di Eisenhower  adattata da Stephen R. Covey ( “The 7 habits of highly effective people” (habit #3, Put First Things First)) che ci serve come bussola per scegliere quali attività fare prima e meglio.

10 commenti su “Urgenza e Importanza nel Time Management – parte 1”

  1. Bravo Rino,
    stai creando valore per tutti quelli che ti seguono , se continui così avrai molti follower e io sarò tra questi.
    Sarebbe ancora meglio se avessimo delle scadenze temporali per poterti seguire con costanza, magari sapere che questa newsletter esce con cadenza settimanale, biset o mensile. Ciao

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    • Ciao Rudy,
      attualmente, per i miei impegni lavorativi ho impostato gli aggiornamenti del blog con una cadenza di uno o due articoli alla settimana e l’invio della Newsletter ogni due settimane.
      Puoi sapere praticamente in tempo realequando inserisco un nuovo articolo se utilizzi un RSS Reader (vedi Google Reader) e crei un “feed” RSS copiandone il link che copy dall’icona arancione in alto a destra della homepage.
      Se non sai come si usano i feeds vai su http://it.wikipedia.org/wiki/Feed è una buona base di partenza.

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  2. ho gradito molto il tuo articolo, che a mio parere potrebbe dar adito a diverse riflessioni. Perchè non porre l’argomento come fonte di discussione con gli altri membri di ISIPM su Linkedin?
    Ciao
    Flavia

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    • Ottima idea Flavia,
      ma non in questi giorni in cui ho inserito una discussione per promuovere il mio eBook gratuito su Microsoft Project 2007.
      Ho inserito questa idea nella mia task list.
      Però potresti farlo tu, facendo riferimento al mio articolo.
      Che ne pensi?
      Rosario

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