Aggiornamento all’ultima versione di Microsoft Project: Considerazioni per il 2024

Sul sito di MPUG (Microsoft Project User Group) è stato pubblicato un interessante articolo sulla necessità o meno di aggiornare l’attuale versione di Microsoft Project Professional utilizzata dai Project Manager.

Necessità da considerare oggi, nel 2024, se l’organizzazione ha optato di adottare Project Online (la soluzione PPM di Project e Portfolio Management) oppure Microsoft Project per il Web che è in corso di integrazione con Microsoft Planner della piattaforma Microsoft Teams.

Le considerazioni fatte nell’articolo possono riassumersi in:

Perché Considerare l’Aggiornamento:

  1. Fine del Supporto: La versione attuale potrebbe non ricevere più aggiornamenti di sicurezza, correzioni di bug o nuove funzionalità.
  2. Nuove Funzionalità: La versione più recente introduce miglioramenti significativi in termini di produttività, collaborazione e capacità di reporting.
  3. Soluzioni Cloud-Based: L’adozione di strumenti basati su cloud come Project Online o Project for the web potrebbe richiedere l’aggiornamento per mantenere la compatibilità.
  4. Bug Risolti: Problemi persistenti nella versione attuale che sono stati risolti nelle versioni più recenti.
  5. Software Assurance: Se l’organizzazione dispone di un contratto di Software Assurance, il processo di aggiornamento è più conveniente e semplice.

Perché Potrebbe Convenire Mantenere la Versione Attuale:

  1. Sufficienza: La versione attuale soddisfa le esigenze senza problemi significativi.
  2. Personalizzazioni: Le soluzioni personalizzate o workaround potrebbero non essere compatibili con la nuova versione, richiedendo ulteriori risorse per la migrazione.
  3. Vincoli di Bilancio: Limitazioni finanziarie o politiche organizzative possono rendere impraticabile un aggiornamento immediato.
  4. Bisogni Formativi: La nuova versione potrebbe richiedere una formazione estensiva, interrompendo i progetti in corso.
  5. Risorse IT: Risorse IT o infrastrutture limitate potrebbero ostacolare un processo di aggiornamento senza problemi.

Effettivamente sono valutazioni valide sia in un senso che nell’altro.

Come formatore e consulente di Project Management, vorrei aggiungere alcune riflessioni personali che potrebbero aiutare a contestualizzare ulteriormente questa decisione.

Valutazione delle Esigenze Specifiche

È fondamentale comprendere che ogni organizzazione ha esigenze uniche.

Un’analisi approfondita delle necessità attuali e future dei progetti può offrire una prospettiva chiara sulla necessità di un aggiornamento alle nuove versioni di Project.

Ad esempio, se la vostra organizzazione sta espandendo il numero di progetti gestiti contemporaneamente o sta integrando nuove metodologie di lavoro, come Agile o Hybrid, le nuove funzionalità offerte dalla versione più recente di Microsoft Project potrebbero risultare particolarmente vantaggiose. (attenzione, il supporto Agile è disponibile solo nella versione ad abbonamento mensile di Project e precisamente Microsoft Project Online Piano 3)

Integrazione e Compatibilità

Un altro aspetto da considerare è l’integrazione con altri strumenti e sistemi utilizzati all’interno dell’organizzazione. La compatibilità tra Microsoft Project e piattaforme di collaborazione come Microsoft Teams, SharePoint e strumenti di BI (Business Intelligence) può migliorare significativamente la fluidità e l’efficacia della gestione dei progetti.

Non tutte le versioni di Project permettono integrazioni con altri strumenti di Microsoft.

Consiglio di effettuare un audit delle attuali integrazioni e di valutare i benefici che un aggiornamento potrebbe portare in termini di interoperabilità.

Formazione e Change Management

Non va sottovalutato l’impatto di un aggiornamento in termini di formazione e change management.

La transizione verso una nuova versione può rappresentare un’opportunità per rafforzare le competenze del team e migliorare i processi interni.

Offrire sessioni di formazione mirate e supporto continuo può trasformare un potenziale ostacolo in un vantaggio competitivo.

Esperienze Passate e Best Practices

Condividere esperienze passate di aggiornamenti può essere illuminante. In passato, ho assistito organizzazioni che, aggiornando a nuove versioni di software, hanno scoperto funzionalità che hanno rivoluzionato il loro modo di lavorare, migliorando la collaborazione e riducendo i tempi di esecuzione dei progetti. È sempre utile confrontarsi con altri professionisti del settore per comprendere meglio le sfide e le opportunità associate all’aggiornamento.

Infine, è importante ricordare che la tecnologia è uno strumento al servizio della strategia aziendale.

Qualsiasi decisione relativa all’aggiornamento di un software dovrebbe essere allineata agli obiettivi strategici dell’organizzazione, contribuendo a raggiungerli in modo più efficiente ed efficace.

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