A gennaio hai detto che la fase di sviluppo dura quattro mesi. A marzo la squadra ha scomposto il lavoro e ha stimato le singole attività. I due numeri non coincidono, e la domanda è di quanto. Confrontare le stime top-down e bottom-up è il controllo che risponde.
Quasi tutti rispondono con un foglio di calcolo. Non serve: Microsoft Project mette le due stime sulla stessa barra del Gantt, una sopra l’altra, e colora la differenza. È il controllo più economico che esista sulle stime di un progetto, e si imposta in due minuti.
Perché le stime top-down e bottom-up vanno confrontate
Una stima si controlla solo con un metodo diverso da quello che l’ha prodotta. Sommare le fasi di una stima top-down per verificarla è una conferma circolare: ritrovi il numero da cui sei partito.
Il confronto fra top-down e bottom-up, invece, mette a confronto due cose davvero indipendenti: un giudizio d’insieme fatto con poche informazioni e una somma di dettagli fatta con molte. Quando non coincidono, lo scarto ha sempre qualcosa da dire.
Come si imposta, dentro il Gantt
Il meccanismo sfrutta una cosa che in Project quasi nessuno usa: la programmazione manuale applicata alle sole attività di riepilogo.
- Le attività di dettaglio restano automatiche, con le durate della stima bottom-up. È il piano normale.
- Le attività di riepilogo passano in manuale. Da quel momento smettono di calcolarsi da sole e accettano una durata scritta a mano.
- Nella fase scrivi la durata top-down, quella che avevi stimato dall’alto mesi prima.
Il risultato è una barra divisa in due: sopra la tua stima di fase, sotto la somma di quello che c’è davvero dentro. Quando il dettaglio sfora, Project colora la parte eccedente, e la discrepanza si vede da tre metri di distanza senza leggere un numero.
È una funzione documentata, non un trucco: Microsoft la chiama top-down planning e descrive proprio questo comportamento della barra divisa.
Il modo veloce di trovare le attività di riepilogo
Su un piano da duecento righe, cambiare modalità alle sole fasi a mano è un lavoro noioso e pieno di errori. Il campo che serve esiste già.
- Inserisci nella tabella la colonna Riepilogo, che vale Sì o No.
- Apri il filtro automatico sull’intestazione della colonna e lascia attivo solo Sì: restano a video le sole attività di riepilogo.
- Le selezioni tutte insieme e cambi la modalità di programmazione in un colpo solo.
Finito il confronto, lo stesso filtro le riporta tutte in automatico. È un’operazione reversibile, il che è il motivo per cui vale la pena provarla.
Leggere lo scarto: quattro casi
Il numero da solo non dice niente. Quello che conta è il segno dello scarto e la sua dimensione.
- Il dettaglio sfora di poco (sotto il 10%). È il caso normale e sano: la stima dall’alto era buona, il dettaglio l’ha affinata. Si aggiorna la fase e si va avanti.
- Il dettaglio sfora di molto. O il perimetro è cresciuto mentre nessuno guardava, o la stima top-down era ottimista. Sono due problemi diversi e vanno distinti prima di toccare le date: nel primo caso si rinegozia, nel secondo si impara.
- Il dettaglio è molto più corto. Il caso che sembra una buona notizia e quasi mai lo è. Di solito vuol dire che qualcosa non è stato scomposto: collaudo, migrazione dei dati, formazione. Prima di festeggiare, cerca che cosa manca nell’elenco.
- Coincidono esattamente. Sospetto. Se il bottom-up è stato fatto da qualcuno che conosceva il numero top-down, non è una verifica: è un allineamento. Le stime indipendenti non coincidono quasi mai.
Che cosa farne, dopo
Il confronto non serve a decidere chi aveva ragione: serve a far uscire allo scoperto una differenza che altrimenti resta implicita fino a metà progetto. Una volta vista, ci sono tre uscite oneste: si accetta il numero nuovo e si rinegozia la data, si riduce il perimetro fino a rientrare, oppure si dichiara la differenza e si va avanti sapendo di avere un rischio aperto.
Quella che non è un’uscita è tornare in automatico e non parlarne più: la barra rossa sparisce, la differenza resta.
In sintesi
- Una stima si controlla solo con un metodo diverso: sommare le fasi è una conferma circolare.
- Project mette le due stime sulla stessa barra del Gantt: basta portare le attività di riepilogo in programmazione manuale.
- La barra si divide: sopra la stima di fase, sotto la somma del dettaglio, e la differenza viene colorata.
- La colonna Riepilogo con il filtro automatico permette di cambiare modalità a tutte le fasi in un colpo solo, ed è reversibile.
- Uno scarto piccolo è sano; uno grande distingue fra perimetro cresciuto e stima ottimista.
- Un dettaglio più corto del previsto quasi mai è una buona notizia: di solito manca qualcosa nell’elenco.
- Due stime che coincidono esattamente non sono una verifica: sono un allineamento.
Domande frequenti
Mettere le fasi in manuale rovina il piano?
No, ed è reversibile: la colonna Riepilogo con il filtro ti fa selezionare tutte le fasi insieme e riportarle in automatico quando hai finito. Finché sono in manuale, però, le fasi non si aggiornano da sole: è una modalità da confronto, non da esercizio quotidiano.
Che cosa mostra esattamente la barra divisa?
La parte superiore è la durata che hai scritto tu sulla fase, cioè la stima top-down. La parte inferiore è l’estensione reale delle attività contenute, cioè il risultato del bottom-up. La porzione colorata è la differenza fra le due.
Il confronto funziona anche sull’effort e non solo sulle durate?
Sul Gantt vedi le durate. Per l’effort il confronto si fa sul campo Lavoro, che a differenza della durata si somma davvero risalendo la struttura: la durata di una fase è la distanza fra il primo inizio e l’ultima fine, non la somma delle durate sotto.
Ogni quanto conviene rifare il confronto?
Ogni volta che il perimetro cambia in modo significativo, non a calendario. Un confronto fatto su un piano che nessuno ha toccato dall’ultima volta restituisce lo stesso scarto di prima e non insegna niente.
Lo spunto di questa tecnica viene da un articolo di Tensix.