Creare un Budget di costi di progetto con Microsoft Project

Introduzione:
La creazione e la gestione di un budget dettagliato sono essenziali per il successo di qualsiasi progetto. Questo articolo esplora come Microsoft Project, uno strumento leader nella gestione progettuale, può aiutare i project manager a stabilire e controllare efficacemente il budget del progetto attraverso le sue avanzate funzionalità di pianificazione finanziaria.

  1. Definizione delle Attività del Progetto:
    La creazione di un budget accurato inizia con l’identificazione delle attività specifiche del progetto. Utilizzando Microsoft Project, è possibile sviluppare una Work Breakdown Structure (WBS), che dettaglia tutte le fasi del progetto e le relative sotto-attività.

Nella colonna evidenziata in rosso vediamo il Codice WBS assegnato ad ogni singola attività del progetto-

Questo passaggio è fondamentale per comprendere l’ambito completo del progetto e per preparare la base per una stima dei costi precisa.

  1. Assegnazione delle Risorse:
    Dopo aver definito le attività, il passo successivo consiste nell’assegnare le risorse necessarie alle singole attività.

Microsoft Project facilita l’allocazione di risorse umane, materiali e finanziarie, permettendo di specificare il tempo di utilizzo, la capacità e il costo di ciascuna risorsa. Questo processo garantisce che ogni attività sia dotata delle risorse adeguate alla sua realizzazione, rimanendo nel rispetto del budget previsto.

Nell’immagine precedente vediamo la definizione delle risorse del progetto raggruppate per “Tipo di budget” che consiste in un campo personalizzato per l’entità Risorse i cui valori sono “Lavoro” e “Viaggio”.

Nell’immagine seguente vediamo l’assegnazione delle risorse ad un’attività. I costi delle risorse di tipo Costi sono ancora valorizzati a zero.

  1. Monitoraggio dei Costi:
    Dopo l’approvazione del budget ed il salvataggio della Previsione (Baseline) del progetto, possiamo iniziare l’esecuzione delle attività del progetto e monitorare i costi del progetto.

 

Microsoft Project consente di assegnare i costi specifici a risorse e attività, facilitando una gestione finanziaria accurata. Questa funzionalità è essenziale per tenere traccia dei costi reali rispetto alle previsioni e per identificare tempestivamente eventuali scostamenti.

  1. Generazione di Report Finanziari Personalizzati:
    Una delle funzionalità più potenti di Microsoft Project è la sua capacità di generare report finanziari dettagliati. Questi possono includere report di varianza dei costi, previsioni finanziarie e analisi di distribuzione dei costi.

Nell’immagine precedente vediamo un report finanziario personalizzato realizzato con lo strumento Visual Report disponibile dalla versione 2013 di Project.

Questi documenti sono indispensabili per comunicare lo stato finanziario del progetto agli stakeholder e per prendere decisioni informate sulla base di dati concreti.

Utilizzare Microsoft Project per la gestione del budget di progetto non solo aumenta l’efficienza e la precisione nella pianificazione finanziaria, ma offre anche una visione chiara e continuamente aggiornata del consumo di risorse.

Attraverso un utilizzo strategico delle sue funzionalità, i project manager possono garantire che il progetto proceda secondo i piani, rimanendo entro i limiti di spesa stabiliti.

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