Gestione dei Costi Fissi e Variabili con Microsoft Project

La gestione dei costi è una componente fondamentale del project management. Distinguere tra costi fissi e variabili permette di avere un controllo più accurato e dettagliato delle spese di progetto.

Microsoft Project offre potenti strumenti per gestire entrambi i tipi di costi, garantendo una pianificazione finanziaria precisa e un controllo efficace del budget.

In questo articolo, esploreremo come Microsoft Project facilita la gestione dei costi fissi e variabili e i vantaggi di questa distinzione.

Costi Fissi

I costi fissi sono quelli che rimangono costanti indipendentemente dal volume di lavoro o dal livello di attività del progetto. Questi possono includere affitti, stipendi base, costi di licenze software e altre spese che non variano con l’andamento del progetto. Microsoft Project facilita la gestione dei costi fissi attraverso:

1. Definizione Chiara dei Costi Fissi

  • Inserimento dei Costi: Gli utenti possono specificare quali spese sono fisse all’interno del progetto, inserendo tali costi direttamente nelle attività o nelle risorse coinvolte nella visualizzazione “Elenco risorse” o “Tabella Attività”.
  • Esempio: Se un software ha un costo di licenza di acquisto di 1000 € , questo costo può essere inserito come costo fisso associato all’attività di utilizzo del software.
Tabella Costo

 

Se volessimo ottenere un output come quello in figura:

Formato per esportazione su Excel

utile per selezionare le attività con Costi fissi e “incollarli” in Excel, basta spostarsi sul menù in alto a destra Formato del Diagramma di Gantt e deselezionare i flag Attività di riepilogo progettoAttività di Riepilogo”.

Deselezione visualizzazione Attività di riepilogo

 

2. Allocazione ai Task

  • Assegnazione dei Costi Fissi: È possibile assegnare costi fissi a specifiche attività del progetto nella visualizzazione “Diagramma di Gantt”. Questo garantisce che i costi fissi siano contabilizzati correttamente nel budget e in particolare attivando la visualizzazione della tabella Costo.
Tabella Costo
  • Esempio: L’affitto mensile di un ufficio può essere assegnato come costo fisso a un’attività di gestione dell’ufficio.

Puoi guardare questo breve tutorial per l’assegnazione dei costi fissi:

Vi faccio notare uno “strano” comportamento di Microsoft Project che a volte sconcerta e non poco gli utentil’importo viene sommato al contenuto cel campo Costo totale.

Per primo cosa i Costi fissi non vengono “sommati verso l’alto”, cioè non vengono riportati in alto sulle attività di riepilogo ma vengono sommati al valore contenuto in Costo totale.

Diamo un’occhiata alla videata seguente dove non abbiamo nessun costo per l’Attività 5.

Tabella Costo

 

Inserendo 2.000 euro come Costo totale, Project riporta questo valore nel campo Costi fissi come a voler evidenziare che non si tratta di costi diretti generati dall’assegnazione di risorse all’attività.

3. Monitoraggio e Report

  • Generazione di Report: Microsoft Project permette di monitorare l’andamento dei costi fissi e di generare report dettagliati. Questi report evidenziano come i costi fissi influiscono sul budget totale del progetto, fornendo una base solida per l’analisi finanziaria.
  • Il campo di Microsoft Project che contiene il costo fisso di un’attività si chiamo Costo fisso.
  • Esempio: Un report sui costi fissi potrebbe mostrare una ripartizione mensile delle spese di affitto e stipendi base, confrontandole con il budget pianificato.
  • Esempio: Un report “al volo” ottenuto filtrando sulla colonna Costi fissi tramite il filtro dinamico richiamabile com in figura:
Filtro per evidenziare le attività con Costi fissi

 

Purtroppo questo tipo di report visivo non aggiorna gli importi del Costo totale a livello di attività di riepilogo prima e di Atti ità di Progetto dopo.

Costi Variabili

I costi variabili, al contrario, cambiano in base al volume di lavoro o al livello di attività del progetto. Questi possono includere costi per materiali, ore di lavoro straordinario, spese di produzione e altre spese che variano con l’andamento del progetto. Microsoft Project supporta la gestione dei costi variabili attraverso:

1. Impostazione dei Costi Variabili

  • Definizione dei Tassi di Costo: Gli utenti possono definire tassi di costo variabili che dipendono dal volume di lavoro nella visualizzazione “Elenco risorse”. Questo include costi per unità di produzione o tassi orari per ore di lavoro straordinario.
  • Esempio: Se il costo del materiale è di 10 € per unità e l’attività prevede la produzione di 100 unità, il costo variabile sarà di 1000 €.

2. Tracciamento Dinamico

  • Monitoraggio in Tempo Reale: Microsoft Project permette di tracciare in tempo reale i costi variabili man mano che il progetto progredisce. I manager possono vedere l’impatto finanziario delle variazioni nelle attività nella visualizzazione “Diagramma di Gantt” o “Tabella Attività”.
  • Esempio: Il costo del lavoro straordinario può essere monitorato giorno per giorno per garantire che non si superino i limiti di budget.

3. Simulazione degli Scenari

  • Previsione degli Impatti: Microsoft Project offre funzionalità di simulazione che permettono ai manager di prevedere come le variazioni nei costi variabili possono influire sul budget complessivo. Questo supporta la pianificazione e il controllo del rischio.
  • Esempio: Utilizzando scenari ipotetici, i manager possono vedere come l’aumento dei costi dei materiali influirà sul budget totale e prendere decisioni informate per mitigare tali rischi.

Vantaggi della Distinzione tra Costi Fissi e Variabili

La capacità di distinguere tra costi fissi e variabili offre diversi vantaggi:

1. Stima Accurata dei Costi

  • Valutazione Precisa: La distinzione tra costi fissi e variabili permette una valutazione più precisa del budget totale del progetto, considerando sia le spese costanti che quelle che variano con il volume di lavoro.

2. Pianificazione Finanziaria Migliore

  • Previsione e Preparazione: Questa distinzione supporta una pianificazione finanziaria più accurata, aiutando i manager a prevedere e prepararsi per eventuali variazioni nei costi. Questo migliora la capacità di gestire il cash flow e di allocare le risorse in modo efficiente.

3. Controllo Efficace del Budget

  • Monitoraggio e Controllo: Fornisce una visione chiara e dettagliata delle spese, facilitando il monitoraggio e il controllo del budget durante l’intero ciclo di vita del progetto. Questo aiuta a prevenire sforamenti del budget e a mantenere il progetto sulla buona strada finanziaria.

Utilizzare Microsoft Project per gestire i costi fissi e variabili di un progetto offre numerosi vantaggi, tra cui una migliore pianificazione delle risorse, un controllo finanziario più preciso e una maggiore efficienza operativa.

Distinguere tra questi due tipi di costi è fondamentale per una gestione efficace del budget, permettendo di ottimizzare le risorse e garantire il successo del progetto.

Per una visione più completa della gestione dei costi con Microsoft Project leggi l’articolo Gestione Costi con Microsoft Project.

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