Il Cono dell’Incertezza nel processo delle Stime di Progetto

Il “Cono dell’Incertezza” è un concetto fondamentale nella gestione dei progetti che descrive come l’incertezza nelle stime diminuisce man mano che il progetto avanza.

Questo concetto è particolarmente utile per i project manager, in quanto fornisce una guida su come gestire le aspettative degli stakeholder e migliorare la precisione delle stime nel corso del tempo.

 

Cos’è il Cono dell’Incertezza?

Il Cono dell’Incertezza rappresenta graficamente l’evoluzione della precisione delle stime di progetto.

All’inizio di un progetto, quando le informazioni disponibili sono limitate, l’incertezza è massima.

Questo è illustrato dalla base larga del cono.

Man mano che il progetto procede e si raccolgono più dati, l’incertezza si riduce, restringendo il cono verso la sua punta.

Alla conclusione del progetto, l’incertezza dovrebbe essere minima, poiché tutti i dati e i risultati sono ormai conosciuti.

 

(da “Software Estimation: Demystifying the Black Art” di Steve McConnell)

 

Nel grafico del Cono dell’Incertezza, gli assi verticali e orizzontali rappresentano concetti fondamentali per comprendere l’evoluzione delle stime di un progetto:

Asse Orizzontale

  • Tempo/Progresso del Progetto: L’asse orizzontale rappresenta il tempo o il progresso del progetto, che va dall’inizio alla fine del progetto. Può essere suddiviso in diverse fasi del progetto, come avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura.

Asse Verticale

  • Grado di Incertezza: L’asse verticale rappresenta il grado di incertezza o variabilità delle stime. All’inizio del progetto, l’incertezza è massima (parte alta del cono), e man mano che il progetto avanza e vengono raccolte più informazioni, l’incertezza diminuisce (parte bassa del cono).

Fasi del Cono dell’Incertezza

  1. Inizio del Progetto: All’inizio, le informazioni sono scarse e le stime sono altamente incerte. Gli stakeholder devono essere consapevoli che le previsioni in questa fase possono variare ampiamente. Si utilizzano stime di massima, spesso basate su progetti simili precedenti, ma con ampi margini di errore.
  2. Pianificazione Dettagliata: Con l’avanzare del progetto, si raccolgono più dettagli attraverso attività di pianificazione più accurate, come la definizione della Work Breakdown Structure (WBS) e l’analisi dei requisiti. In questa fase, le stime diventano più precise, riducendo l’ampiezza del cono.
  3. Esecuzione e Monitoraggio: Durante l’esecuzione del progetto, il monitoraggio costante e l’aggiornamento delle previsioni basati sui dati effettivi raccolti consentono una ulteriore riduzione dell’incertezza. Gli strumenti di project management e le tecniche di controllo aiutano a raffinare le stime continuamente.
  4. Chiusura del Progetto: Alla chiusura del progetto, l’incertezza è ridotta al minimo, poiché tutte le attività sono completate e i risultati sono definitivi. A questo punto, le stime iniziali possono essere confrontate con i risultati effettivi per analizzare le deviazioni e migliorare i processi futuri.

Implicazioni del Cono dell’Incertezza

La Nuvola dell’Incertezza

Un altro modo in cui il Cono rappresenta una stima ottimistica è che, se il progetto non è ben controllato o se gli estimatori non sono molto esperti, le stime potrebbero non migliorare come mostrato dal Cono.

L’immagine seguente mostra cosa accade quando il progetto non è condotto in modo da ridurre la variabilità:

l’incertezza non assume la forma di un Cono, ma piuttosto di una Nuvola che persiste fino alla fine del progetto.

Il problema non è tanto che le stime non convergono; il problema è che il progetto stesso non converge, cioè non elimina abbastanza variabilità per supportare stime più accurate.

Il Cono dell’Incertezza ha diverse implicazioni pratiche per la gestione dei progetti:

  • Gestione delle Aspettative degli Stakeholder: È importantissimo comunicare chiaramente agli stakeholder che le stime iniziali sono soggette a una grande incertezza. Man mano che il progetto avanza, le stime diventeranno più accurate. Questo aiuta a mitigare le aspettative irrealistiche e a preparare gli stakeholder a possibili variazioni nelle previsioni iniziali.

  • Pianificazione Flessibile: I project manager devono adottare una pianificazione flessibile, consapevoli che le stime iniziali possono cambiare. Questo approccio consente di adattarsi meglio alle nuove informazioni e di rivedere le previsioni man mano che il progetto procede.
  • Allocazione delle Risorse: Durante le prime fasi del progetto, è prudente mantenere una riserva di risorse per far fronte all’incertezza. Man mano che l’incertezza si riduce, queste risorse possono essere riallocate in modo più preciso.
  • Gestione del Rischio: Il Cono dell’Incertezza sottolinea l’importanza della gestione del rischio. Identificare e mitigare i rischi nelle fasi iniziali può ridurre significativamente l’incertezza. Tecniche come l‘analisi dei rischi e i piani di contingenza sono fondamentali.

 

Esempio Pratico di Comunicazione

Immagina di essere un project manager che gestisce un progetto di sviluppo software.

All’inizio del progetto, comunichi agli stakeholder che la stima della durata del progetto è di 12-18 mesi, con un ampio margine di errore dovuto all’elevata incertezza.

Utilizzi il Cono dell’Incertezza per mostrare come, man mano che il progetto avanza e vengono completate le fasi di progettazione e prototipazione, l’intervallo di stima si restringerà.

Durante le riunioni mensili di stato, fornisci aggiornamenti sui progressi e riduci gradualmente il margine di errore delle stime.

A metà progetto, comunichi che la stima è ora di 14-16 mesi, basata su dati più accurati.

Verso la fine del progetto, puoi fornire una stima precisa di 15 mesi, con un margine di errore minimo.

 

Miglioramento Continuo

Uno degli aspetti più importanti del Cono dell’Incertezza è l’opportunità di miglioramento continuo.

Analizzare le deviazioni tra le stime iniziali e i risultati effettivi fornisce preziose lezioni apprese.

Queste lezioni possono essere utilizzate per affinare i processi di stima e ridurre l’incertezza in progetti futuri.

Ad esempio, l’uso di dati storici accurati e pertinenti può migliorare notevolmente la precisione delle stime nelle prime fasi dei progetti successivi.

 

Il Cono dell’Incertezza è, quindi, uno strumento potente per comprendere e gestire la variabilità e l’incertezza nelle stime di progetto.

Riconoscendo che l’incertezza è massima all’inizio e diminuisce nel tempo, i project manager possono adottare strategie più efficaci per la pianificazione, la comunicazione e la gestione del rischio.

Utilizzando questo concetto, è possibile migliorare la precisione delle previsioni e aumentare le probabilità di successo del progetto, garantendo una maggiore soddisfazione degli stakeholder e un uso più efficiente delle risorse.

Lascia un commento