Stime Top-Down nella pianificazione dei progetti

Le stime top-down rappresentano una delle tecniche di stima più comuni nel project management.
Questa metodologia implica la definizione di una stima globale per l’intero progetto e la successiva suddivisione di questa stima complessiva in componenti più piccole.
Le stime top-down sono particolarmente utili nelle prime fasi di un progetto, quando le informazioni dettagliate non sono ancora disponibili.

Cos’è la Stima Top-Down?
La stima top-down parte dall’alto, ovvero dalla visione globale del progetto, per poi scendere ai dettagli.
In pratica, i project manager e gli stakeholder utilizzano la loro esperienza e conoscenza generale per determinare una stima complessiva dei costi e delle tempistiche del progetto.
Questa stima globale viene poi suddivisa in:

fasi ===> attività ===> compiti specifici

Vantaggi delle Stime Top-Down

  1. Rapidità: Le stime top-down possono essere realizzate rapidamente, il che le rende ideali per le fasi iniziali di pianificazione del progetto. Questo consente ai project manager di rispondere prontamente alle richieste di informazioni da parte degli stakeholder.
  2. Semplicità: Questa metodologia è relativamente semplice da comprendere e implementare. Non richiede un’analisi dettagliata delle singole attività del progetto, il che la rende accessibile anche ai team con meno esperienza.
  3. Visione d’Insieme: Le stime top-down forniscono una visione globale del progetto, aiutando a identificare rapidamente le aree di maggiore incertezza o rischio.

 

Svantaggi delle Stime Top-Down

  1. Mancanza di Precisione: Poiché le stime top-down si basano su una visione globale, possono mancare di precisione. Questo è particolarmente vero per progetti complessi o innovativi che non hanno precedenti storici diretti.
  2. Dipendenza dall’Esperienza: Le stime top-down si basano fortemente sull’esperienza e sul giudizio del project manager e degli stakeholder. Se questi non hanno una buona conoscenza del progetto o del settore, le stime possono essere fuorvianti.
  3. Difficoltà di Dettaglio: La mancanza di dettagli nelle stime top-down può rendere difficile la pianificazione dettagliata e il monitoraggio delle singole attività del progetto.

Applicazione delle Stime Top-Down

  1. Definizione della Visione Globale: La prima fase della stima top-down consiste nella definizione della visione globale del progetto. Questo implica l’identificazione degli obiettivi principali, delle risorse necessarie e delle tempistiche generali.
  2. Utilizzo di Dati Storici: Quando possibile, i project manager utilizzano dati storici di progetti simili per informare le stime top-down. Questo può includere analisi di progetti precedenti, benchmark del settore e best practice.
  3. Scomposizione della Stima: Una volta definita la stima globale, questa viene suddivisa in componenti più piccole. Questo processo di scomposizione consente di assegnare costi e tempistiche specifiche a ciascuna fase o attività del progetto.
  4. Revisione e Aggiornamento: Le stime top-down devono essere riviste e aggiornate man mano che si raccolgono ulteriori informazioni sul progetto. Questo consente di migliorare la precisione delle stime e di adattarsi ai cambiamenti nelle condizioni del progetto.
credits: https://www.wcpm.co.uk/epmbook/estimating.htm

 

Esempio di Stima Top-Down

Immaginiamo un progetto di costruzione di un nuovo edificio per uffici.

Nelle fasi iniziali, il project manager e il team stimano che il progetto costerà 5 milioni di euro e richiederà 24 mesi per essere completato. Questa stima globale si basa sull’analisi di progetti simili completati in passato.

La stima globale viene poi suddivisa nelle seguenti fasi principali:

  • Progettazione e Pianificazione: 500.000 euro, 4 mesi
  • Costruzione delle Fondamenta: 1 milione di euro, 6 mesi
  • Erezione della Struttura: 2 milioni di euro, 8 mesi
  • Installazione degli Impianti: 1 milione di euro, 4 mesi
  • Finiture e Rifiniture: 500.000 euro, 2 mesi

Ogni fase viene ulteriormente suddivisa in attività specifiche, come l’acquisto dei materiali, l’assunzione del personale e l’esecuzione dei lavori.

Man mano che il progetto avanza, il project manager raccoglie dati più dettagliati e aggiorna le stime per riflettere le nuove informazioni.

Le stime top-down sono uno strumento utile per la pianificazione iniziale dei progetti, offrendo rapidità e una visione d’insieme.

Tuttavia, devono essere integrate con altre metodologie di stima, come la stima bottom-up, per migliorare la precisione e la gestione dettagliata del progetto.

Utilizzando le stime top-down in combinazione con altre tecniche, i project manager possono ottenere una pianificazione più completa e accurata, aumentando le probabilità di successo del progetto.

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