Tipologie di Risorse gestite da Microsoft Project

L’inserimento delle risorse nel progetto è importante per una serie di motivi.
Prima di tutto è che Project, in base alla disponibilità ed al numero delle risorse ci aiuta a presentarci degli scenari su come potrebbe evolvere il progetto.

E’ una sorta di “What-if”, in cui aggiungendo o togliendo risorse alle attività possiamo vedere come si spostano le attività ed i costi di progetto.
Difficilmente avremo a che fare con progetti senza vincoli di tempi, costi e attività da realizzare, avere quindi uno strumento che ci aiuti a simulare i diversi scenari a cui potremo andare incontro è una cosa molto utile.

Purtroppo dobbiamo pagare lo scotto di alimentare Project con una serie di informazioni al fine di metterlo in condizioni di operare e darci di ritorno moltissime informazioni (e sono tante) per capire lo stato di salute del nostro progetto.

Per iniziare a gestire le risorse seguire la sequenza mostrata nell’immagine seguente o dal menu Visualizza / Elenco risorse

verrà visualizzata la seguente videata:

Risorse Personale (umane)

Nella tabella visualizzata possiamo cominciare ad inserire le nostre risorse.

In Project è possibile, per diversi scopi, inserire oltre alle risorse umane ben individuate (con nome e cognome), anche nomi di risorse sotto forma di figure professionali generiche e prendono il nome di Risorse generiche.

Buona pratica: quando non si sa a priori chi saranno le risorse fisiche a svolgere le singole attività, o quando vogliamo salvare il nostro piano di progetto come modello (Template), è meglio utilizzare il titolo della professione, come ad esempio Analista Funzionale, Project Manager, Tester, Engineer, etc.

Proviamo ad inserire alcune risorse generiche in modo da vedere alcune proprietà dell’oggetto Risorsa di Project.

Per inserire il nome di una risorsa basta posizionarsi su una cella della colonna Nome risorsa e scriverne il nome. Proviamo ad inserirne qualcuno.

A seconda della tipologia di progetto, avremo a che fare di più con risorse umane o con risorse materiali. Ad esempio, nel caso di un progetto IT, la componente risorse materiali è normalmente risibile rispetto a quella delle risorse umane, e viceversa, in progetti di impiantistica il 60-80% delle risorse (costi) di progetto è dato dai materiali.

Buona pratica:nel caso non avessimo a disposizione il costo orario delle risorse umane, cosa frequente nelle aziende e nelle organizzazioni pubbliche, è consigliabile inserire 1 € alla Tariffa standard in modo da avere almeno il conteggio delle ore previste ed effettive durante la vita del progetto e poter usufruire della reportistica (non contiamo i soldi ma contiamo le ore).

Nel breve video tutorial mostro le diverse modalità con cui poter assegnare risorse lavoro in forma semplificata, cioè senza prendere in considerazione se il tipo di attività è Durata fissa oppure a Lavoro fisso o a Unità fissa e senza distinzione tra attività Basate o non basate sulle risorse:

Inserire risorse attrezzature

Le risorse di tipo attrezzatura si comportano diversamente rispetto a quelle umane, anche se vengono definite come risorse di tipo lavoro, sia per quanto riguarda l’assegnazione alle attività sia per la schedulazione. Le risorse attrezzatura non seguono un orario simile a quello delle persone, in quanto, se disponibili, possono essere utilizzate continuativamente.

Non è necessario censire come risorse tutto ciò che è equipaggiamento o attrezzatura, ma solo gli elementi che hanno un costo per il progetto o che devono essere condivisi tra più attività, anche in concorrenza.

Facciamo un esempio: supponiamo che nel nostro progetto dobbiamo eseguire alcune attività di cablaggio di cavi di rete. Al termine del cablaggio, è necessario collaudare i cavi, le torrette e i connettori. Per questa operazione è necessaria un’apparecchiatura piuttosto costosa, normalmente disponibile in quantità limitata. In questo caso, inseriamo il tester come risorsa attrezzatura.

Nell’esempio vediamo che il tester costa 160 euro al giorno di noleggio (non è di nostra proprietà) e che è disponibile per tutto il giorno al nostro progetto.

E’ importante, ai fini di tenere bassi i costi di noleggio dell’attrezzatura, schedulare bene le attività ed eseguirle nei tempi pianificati.

Inserire risorse materiali

Le risorse di tipo materiale variano in base al tipo di progetto. In un progetto IT, se non è previsto l’acquisto di hardware, praticamente non esistono materiali da consumare. Al contrario, in un progetto di costruzione di un immobile, i materiali da gestire sono numerosi (ferro, cemento, sabbia, laterizi, pavimenti, ecc.).

Inserire i materiali è importante se si desidera gestire i costi di progetto con Project. In alternativa, nelle organizzazioni sono spesso presenti applicativi ERP in cui i materiali sono codificati (in distinta base) e gestiti sia nella fase di pianificazione che di approvvigionamento e utilizzo.

Nel breve video tutorial che segue mostro come assegnare una risorsa materiale ad un’attività:

Supponiamo che nel nostro progetto IT si preveda un discreto utilizzo di DVD vergini per salvataggi e dimostrazioni. In questo caso, inseriamo nell’elenco risorse anche la risorsa “DVD Bulk”.

Notare che per le risorse di tipo Materiale sono disabilitati i campi Unità max e Tariffa Straordinaria. Abbiamo inserito il costo di 50 euro ogni 100 DVD allocati al progetto. Vedremo come si associano alle attività tra un po’.

Risorse di Tipo Costi

Le risorse di tipo “Costi” in Microsoft Project sono utilizzate per rappresentare spese specifiche legate a un’attività che non dipendono dalla durata o dall’uso di altre risorse. Questi costi possono includere elementi come viaggi, pernottamenti, consulenze, tariffe di iscrizione a conferenze, o qualsiasi altra spesa che può essere associata direttamente a un’attività del progetto.

Le risorse di tipo “Costi” sono particolarmente utili per:

  1. Gestire spese una tantum: Per registrare spese che avvengono una sola volta e non sono legate al tempo o all’utilizzo di altre risorse.
  2. Controllo dettagliato dei costi: Per ottenere una visione dettagliata e precisa dei costi associati a specifiche attività del progetto.
  3. Allocare budget: Per distribuire e monitorare il budget del progetto con maggiore accuratezza, assegnando costi specifici alle attività rilevanti.

Per utilizzare le risorse di tipo “Costi” in Microsoft Project, è possibile creare una nuova risorsa, selezionare il tipo “Costi” e quindi assegnare questa risorsa alle attività appropriate, specificando l’importo del costo. Questo permette di integrare facilmente le spese nel piano complessivo del progetto e di monitorare l’andamento dei costi rispetto al budget previsto.

Personalmente suggerisco di utilizzare le risorse di Tipo Materiale invece che Tipo Costi per assegnare risorse relative a Servizi, Subappalti, Risorse Finanziarie e Costi Atipici. Un altro motivo per cui consiglio di non usare  risorse di tipo Costi è che Microsoft Project non considera tali risorse nella gestione dell’Earned Value (i valori economici risulteranno sempre nulli (zero euro).

Assegnare Risorse Costi alle attività

L’assegnazione dei Costi alle attività è molto semplice in Project. Stiamo parlando delle risorse di tipo Costo e non di costi fissi.

Se vogliamo ad esempio assegnare ad un’attività il costo di un biglietto aereo ( € 300) e di un noleggio auto ( € 80) di un viaggio del nostro Project Manager per l’attività Task 2, avremo:

Nel breve video tutorial che segue mostro come assegnare una risorsa di tipo Costi ad un’attività:

Servizi e Subappalti

Nella gestione dei costi di progetto spesso abbiamo a che fare con l’acquisto di servizi esterni o assegnare subappalti ad un nostro fornitore.

Queste tipologie di costi possono essere gestite in modo efficiente utilizzando risorse di tipo Materiale. Definiamo come Etichetta materiale il valore A corpo (o altra denominazione usata in azienda) ed assegniamo un costo unitario.

L’assegnazione delle risorse materiali è molto simile a quello delle risorse umane, l’unica differenza è che invece di inserire la disponibilità della risorsa (Unità massima) si inserisce direttamente la quantità necessaria. Vediamo come.

Nell’immagine precedente assegniamo 2,500 unità alla risorsa Server, poichè nella definizione di tale risorsa (Materiale) avevamo assegnato il costo unitario di € 1.

Quindi, per assegnare un server di 2.500 euro avremo:  2.500 unità per 1 euro/unità = € 2.500.

Se vuoi leggere altri elementi utili a comprendere meglio la gestione dei costi con Microsoft Project ti consiglio di tornare a questa pagina.

 

Lascia un commento