Differenza tra Percentuali di completamento di Durate e Lavoro con Microsoft Project

In tutti i corsi di formazione che tengo, ricevo sempre la stessa domanda:

che differenza c’è tra % Completamento e % Completamento Lavoro?

Mentre “% Completamento” misura il grado di avanzamento temporale di un’attività (calcolato come Durata effettiva/Durata), “% Completamento Lavoro” valuta il grado di completamento effettivo del lavoro svolto (calcolato come Lavoro Effettivo/Lavoro).

Questa differenza è essenziale poiché indica che il progresso temporale e il progresso effettivo del lavoro sono due concetti distinti e non necessariamente coincidenti. Comprendere questa distinzione è importante per valutare accuratamente lo stato di avanzamento di un progetto e garantire una gestione corretta delle attività.

Domande

  1. Perché è importante distinguere tra “% Completamento” e “% Completamento Lavoro” in Microsoft Project? La distinzione è importante perché “% Completamento” fornisce una misura del tempo trascorso rispetto alla durata totale dell’attività, mentre “% Completamento Lavoro” riflette il reale progresso del lavoro svolto. Senza questa distinzione, potremmo sovrastimare o sottostimare il vero stato di avanzamento del progetto, portando a decisioni errate sulla gestione delle risorse e delle scadenze.
  2. Quali problemi potrebbero sorgere se si confondessero le due variabili “% Completamento” e “% Lavoro Completato”? Confondere le due variabili potrebbe portare a una visione distorta del progresso del progetto. Ad esempio, un’attività potrebbe essere vicina al 100% di “% Completamento” (tempo), ma avere solo il 50% di “% Completamento Lavoro” (lavoro effettivo), suggerendo che gran parte del lavoro previsto non è ancora stata realizzata. Questo potrebbe causare ritardi non previsti, sovraccarichi di risorse e difficoltà nel rispettare le scadenze.
  3. Come può un project manager utilizzare queste due misure per migliorare la gestione del progetto? Un project manager può utilizzare entrambe le misure per avere una visione più completa del progetto. Monitorando sia “% Completamento” che “% Completamento Lavoro“, il project manager può identificare eventuali discrepanze tra il tempo trascorso e il lavoro effettivamente completato, permettendo di intervenire tempestivamente per riallocare risorse, modificare i piani di lavoro o prendere altre azioni correttive per mantenere il progetto in linea con gli obiettivi prefissati.
  4. Quali strumenti o metodologie possono aiutare a monitorare e gestire efficacemente queste variabili? Microsoft Project offre strumenti integrati per monitorare “% Completamento” e “% Completamento Lavoro“. Altri strumenti di project management, come JIRA, Asana o Trello, possono essere configurati per tracciare il progresso del lavoro e del tempo. Inoltre, l’adozione di metodologie Agile o Waterfall può aiutare a gestire e monitorare queste variabili in modo strutturato, garantendo una trasparenza costante sullo stato di avanzamento del progetto.
  5. Esistono best practice per interpretare correttamente le percentuali di avanzamento temporale e di lavoro in un progetto? Sì, alcune best practice includono:
    • Aggiornamento regolare: Assicurarsi che i dati siano aggiornati frequentemente per riflettere accuratamente lo stato attuale.
    • Revisione incrociata: Confrontare frequentemente “% Completamento” e “% Completamento Lavoro” per identificare eventuali discrepanze.
    • Coinvolgimento del team: Ottenere input regolari dal team di progetto per assicurarsi che le stime di avanzamento siano realistiche e basate su feedback attuali.
    • Utilizzo di report: Creare e analizzare report periodici che evidenziano il progresso rispetto alle pianificazioni e agli obiettivi di lavoro.

Implementare queste pratiche può aiutare a mantenere il progetto sulla buona strada e garantire che le decisioni siano basate su dati accurati e aggiornati.

Aggiornare la % Lavoro Completato

Vediamo adesso come si opera in pratica per gestire le due percentuali di completamento durante l’aggiornamento del lavoro effettuato. Questo aggiornamento ha una periodicità settimanale, quindicinale o mensile, dipende dal progetto e dal processo di aggiornamento deciso per il progetto stesso.

Premessa:

L’aggiornamento della % Completamento può essere aggiornata da MS Project o dal project manager in vari modi. L’operazione in genere è semplice e poco costosa in termini di tempo da spendere per farlo.

Invece, l’aggiornamento della % Completamento Lavoro è decisamente diverso.

Prima di tutto lo possiamo fare SOLO CON LE VISUALIZZAZIONI Gestione Attività oppure con Uso Risorse. 

Si tratta delle due uniche visualizzazioni del tipo Time Phased, cioè in cui la visualizzazione o l’aggiornamento dei dati avviene in base alla scala temporale (scala cronologica) attiva in un dato momento.

Per attivare la visualizzazione che ci interessa, dal menu Visualizza selezioniamo la visualizzazione Gestione Attività, come in figura:

vediamo di capirci qualcosa.

L’attività con ID = 4, ha una durata di un giorno e due risorse assegnate a tempo pieno (colonna Lavoro), 8 ore di lavoro ciascuno e quindi 16 ore complessive (6) assegnate all’attività.

Inserendo 4 ore di lavoro effettivo a ciascuna risorsa, vediamo che (1) la % Completamento è del 50% così come la % Completamento lavoro (o Lavoro Completato).

Le due percentuali coincidono.

Adesso vediamo cosa succede se modifichiamo (9) il valore del campo Lavoro rimanente da 4 a 8 ore come nella figura seguente:

inserendo questa nuova stima a finire, Microsoft Project reagisce così:

La (1) % Completamento passa dal 50 al 33%

La (2) % Completamento lavoro passa dal 50 al 40%

La Durata dell’attività passa da 1 a 1,5 giorni (10).

I campi (1)(2) ci dicono che;

  • la % Completamento è modificabile solo a livello dell’intera attività
  • la % Completamento lavoro è modificabile sia a livello di singola assegnazione che a livello di intera attività.

Fate un pò di prove per vedere come reagisce Project.

Abbiamo visto con questo esempio la differenza tra le due percentuali di aggiornamento delle attività. L’esempio precedente ci mostra che l’attività, a causa della nuova stima a finire la sua Durata è aumentata di mezza giornata, portando in ritardo la data di Inizio dell’attività successore e che dal punto di vista del lavoro abbiamo svolto un 7% di lavoro in più rispetto alla nuova situazione (cioè l’aumento di mezza giornata dell’attività).

 

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