Introduzione alla Schedulazione Dinamica

L’argomento di oggi, che reputo una delle pietre miliari della schedulazione, è la pianificazione dinamica dei tempi di progetto. L’argomento è la schedulazione dinamica, o dynamic scheduling, ed è un elemento assai importante per portare avanti un progetto in modo corretto. La schedulazione, termine che utilizziamo in modo intercambiabile con programmazione, cronoprogramma, piano lavori, programma lavori e simili, è alla base di buoni diagrammi di Gantt.

Breve Storia della Schedulazione

Per comprendere al meglio l’importanza della schedulazione dinamica, è utile dare uno sguardo veloce alla sua storia:

  • Migliaia di anni avanti Cristo: Anche se non avevano tecniche raffinate, gli antichi utilizzavano metodi rudimentali per pianificare i lavori.
  • Anni ’50: Sviluppo delle tecniche dinamiche come il PERT(Project, Evaluation and Review Technique).
  • Anni ’90: La pratica della schedulazione dinamica iniziò a diminuire, probabilmente per via dello sviluppo di strumenti come Excel e PowerPoint che, seppur utili, non favoriscono una pianificazione efficace.

Quello che vedete è un diagramma di Gantt originale dell’ingegner Gantt del 1919. In quell’epoca, Gantt aveva già introdotto il concetto della baseline, o previsione (1). La previsione è rappresentata dalla riga nera che vedete in basso, mentre sopra c’è la barra delle attività correnti (2). Notevole per l’epoca.

Cos’è la Schedulazione?

La schedulazione è una serie di attività di sviluppo per creare e offrire i cosiddetti deliverables, ovvero i prodotti intermedi di un progetto. Questo processo include l’inserimento delle dipendenze tra le attività e, se necessario, ma il meno possibile, delle date vincolanti per lo svolgimento delle attività stesse.

Differenza tra Schedulazione Statica e Dinamica

La schedulazione può essere di due tipi:

  • Statica: Le attività sono rappresentate da barre fisse e le date di inizio e fine vengono inserite manualmente.
  • Dinamica: Le date di inizio e fine delle attività dipendono dalle dipendenze logiche tra le attività e vengono aggiornate automaticamente con l’avanzamento del progetto.

Un esempio di diagramma a barre statico può essere realizzato con PowerPoint o Excel, colorando le celle. Però, questo metodo richiede che ogni modifica venga effettuata manualmente, aggiornando a mano le date di inizio e fine per ogni attività successiva.

Condizioni per una Schedulazione Dinamica

Per avere una schedulazione dinamica, è necessario costruire un cammino critico valido. Il cammino critico rappresenta la sequenza delle attività che non possono subire ritardi senza influenzare la data di fine del progetto. In altre parole, è il cammino più lungo attraverso il quale vengono identificate le date di completamento del progetto.

“La schedulazione dinamica e il corretto cammino critico sono fondamentali per la gestione efficace di un progetto.”

Tutte le relazioni tra le attività devono essere presenti nel modello di schedulazione per assicurare un corretto flusso di lavoro. Le relazioni vengono chiamate “dipendenze” e includono le attività collegate sia in sequenza che in parallelo.

Importanza della Schedulazione Dinamica

Perché è importante creare una schedulazione dinamica?

Anche se richiede più sforzo iniziale rispetto a disegnare semplici barre con Excel, i benefici sono numerosi:

  • Flessibilità: La schedulazione dinamica rappresenta il modello temporale del progetto e si aggiorna automaticamente con l’avanzamento delle attività.
  • Realtà: Ogni cambiamento nel progetto richiede un aggiornamento del modello per riflettere la realtà corrente del progetto.

Durante la vita del progetto, si verificano numerosi cambiamenti come modifiche ai requisiti, risorse malate o riassegnate, sospensione lavori, ritardi nelle consegne dei fornitori e qualsiasi altro imprevisto. Una schedulazione dinamica permette di aggiornare il progetto settimanalmente o mensilmente a seconda delle esigenze, mantenendo il modello (Gantt) realistico e utile.

Esempi di Schedulazione Dinamica

Un esempio concreto di schedulazione dinamica si può vedere nei modelli che utilizzano software specializzati:

  • Modello dinamico: Vedere la sequenza di attività e notare come un’estensione nella durata di un’attività sposta automaticamente in avanti tutte le attività successive.

Con un approccio dinamico, non dobbiamo calcolare manualmente le date di inizio e fine di tutte le attività. Il software aggiorna automaticamente le date in base alle dipendenze logiche tra le attività.

Vincoli di Data

Un elemento fondamentale nella schedulazione dinamica è minimizzare l’uso di date fisse o vincoli, che impediscono al modello di essere flessibile. Gli aggiornamenti settimanali e le simulazioni di scenari “what-if” sono possibili solo con un modello dinamico libero da eccessivi vincoli.

I vincoli come “iniziare non prima del” o “finire non oltre il” possono compromettere la dinamicità della schedulazione. Se necessario, è meglio utilizzare ritardi positivi o negativi (anticipo) piuttosto che vincoli rigidi:

  • Ritardo Positivo: L’attività deve iniziare con un ritardo specificato dopo il completamento dell’attività precedente.
  • Ritardo Negativo (Anticipo): L’attività inizia un certo periodo prima del completamento dell’attività precedente.

Vantaggi della Schedulazione Dinamica

Oltre ai benefici già citati, la schedulazione dinamica offre i seguenti vantaggi:

  • Aggiornamenti Facilitati: Le attività impattate dai cambiamenti non dovrebbero influenzare la logica del reticolo, rendendo più facile la manutenzione del modello.
  • Simulazioni “What-If”: Possiamo simulare modifiche senza alterare la struttura logica del progetto, vedendo immediatamente come le variazioni influenzano il programma complessivo.
  • Risparmio di Tempo e Sforzo: La manutenzione diventa più semplice, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori di calcolo manuale.

Come Realizzare una Schedulazione Dinamica Efficace

Ecco i passaggi chiave per una schedulazione dinamica efficace:

  1. Identificare Tutte le Attività: Utilizzare una WBS dettagliata per elencare tutte le attività del progetto.
  2. Stabilire le Dipendenze: Collegare le attività secondo le loro reali dipendenze logiche.
  3. Minimizzare i Vincoli: Usare le date vincolanti solo se strettamente necessario, preferendo ritardi positivi o negativi.
  4. Utilizzare Software Adeguato: Strumenti come Microsoft Project sono progettati per supportare la schedulazione dinamica in modo efficace.
  5. Aggiornare Regolarmente: Eseguire aggiornamenti settimanali o mensili per mantenere il modello corrente con la realtà del progetto.

La vera forza di una schedulazione dinamica risiede nella capacità di adattarsi ai cambiamenti e di mantenere il progetto realistico e attuale in ogni momento.

Conclusione

Implementare una schedulazione dinamica non è solo una questione di preferenze metodologiche ma una necessità per la gestione efficace dei progetti. L’utilizzo di strumenti adeguati e la comprensione delle tecniche corrette permette di avere un controllo migliore e di rispondere efficacemente agli imprevisti, salvaguardando tempi, risorse e qualità del progetto.

“La capacità di adattarsi ai cambiamenti è alla base di un progetto di successo.”

 

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