Introduzione alla Schedulazione Rolling Wave

Pianificazione Rolling Wave

(Rolling Wave Scheduling)

Oggi parleremo della pianificazione rolling wave, o come tradotto in italiano, della pianificazione progressiva.

Quando parliamo di pianificazione, in realtà stiamo parlando di schedulazione. È importante fare una distinzione tra la pianificazione di un progetto e la sua schedulazione.

Pianificazione vs. Schedulazione

La pianificazione di un progetto comprende diverse attività, come la pianificazione dello scope, la gestione del rischio, delle comunicazioni, del budget, eccetera. La schedulazione, invece, riguarda l’implementazione della pianificazione del progetto per la sua evoluzione temporale, includendo attività, risorse assegnate e budget, oltre all’esecuzione e monitoraggio del progetto.

Definizione di Pianificazione Rolling Wave

La pianificazione rolling wave è un tipo di elaborazione progressiva, dove si pianifica in dettaglio il lavoro del progetto con una finestra temporale di solito tra i 30, 60 o 90 giorni. Quando un progetto ha una durata superiore ai sei mesi, è opportuno considerare la pianificazione in passi successivi.

“La pianificazione rolling wave prevede di dettagliare le attività man mano che ci si avvicina all’inizio delle stesse, evitando di dettagliare troppo in anticipo attività che si svolgeranno in un futuro lontano.”

È fondamentale conoscere e comprendere l’ambito del progetto, gli obiettivi intermedi e le stime di costo, anche se approssimative.

Pianificazione a Bassa Densità

Quando le attività hanno una durata non indifferente o la loro data di inizio è programmata con almeno 4 mesi in avanti, è valida la scelta di pianificare a Bassa Densità (o Alto Livello), come in figura:

A questo livello non si assegnano risorse ma si inseriscono valori di budget economici e stime di effort (ore di lavoro) sfruttando le informazioni che conosciamo al momento.

Assegnazione delle Risorse

Assegnare le risorse alle attività appena si avvicinano i tempi di inizio è fondamentale.

Una schedulazione troppo dettagliata per attività lontane nel futuro non apporta valore aggiunto e può generare problemi di gestione, perché non tutte le informazioni sono disponibili all’inizio del progetto.

Schedulazione di Dettaglio

Schedulare con grande dettaglio a ridosso dell’inizio delle attività principali è vantaggioso. Per esempio, il project manager deve tenere aggiornata una schedulazione man mano che il progetto avanza, aggiungendo maggior dettaglio al piano originale che era stato sviluppato ad alto livello.

La pianificazione inizia con una WBS (Work Breakdown Structure) sviluppata con un livello di dettaglio sufficiente a descrivere il lavoro da fare, soprattutto per i deliverables a breve termine (entro 90 giorni).

Nella figura seguente vediamo la schedulazione sviluppata più in dettaglio (Livello 4 della WBS) in cui possiamo individuare con più precisione sia Work Packages che singole attività a cui è possibile assegnare risorse con molta precisione.

Con lo scorrere del tempo possiamo modificare la schedulazione aggiungendo un ulteriore livello di dettaglio (Livello 5 della WBS):

Trasferire le Informazioni sulla Schedulazione

Trasferire tutto nel nostro cronoprogramma o Gantt è importante. Questo implica definire le attività necessarie per produrre i deliverables e assegnare risorse, preferibilmente generiche, non specifiche. Le risorse generiche sono i mestieri, le professioni delle risorse, mentre le risorse nominate sono le singole persone fisiche.

Aggiornare il Cronoprogramma

Ripetiamo questo processo per tutta la durata del progetto. L’obiettivo è mantenere il cronoprogramma sempre aggiornato, aggiungendo maggior dettaglio senza aumentare necessariamente i costi o le attività da svolgere.

Importanza del Dettaglio e Controllo del Progetto

Dettagliare troppo presto attività che si svolgeranno molto in futuro non è utile. Un buon compromesso è avere attività sufficientemente dettagliate per essere gestibili senza entrare nei dettagli di un to-do list.

Utilizzo di Risorse Generiche

Quando si sviluppa un piano a medio-lungo termine, è preferibile assegnare risorse generiche piuttosto che risorse fisiche, che saranno assegnate più vicino all’inizio delle attività.

Controllo del Progetto

È essenziale definire correttamente il ciclo di controllo del progetto. Ad esempio, se il progetto dura mesi, il controllo può essere mensile; se dura solo qualche settimana, può essere settimanale. In situazioni di crisi, il ciclo di controllo deve essere ridotto anche a livello giornaliero.

La pianificazione rolling wave e l’uso della metodologia Kanban sono strumenti potenti per gestire progetti complessi e a lungo termine. Richiedono flessibilità e capacità di adattamento, ma offrono un maggiore controllo e una migliore gestione delle risorse, permettendo di raggiungere gli obiettivi in modo più efficiente.

 

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