Stime Parametriche

C’è un momento, all’inizio dei progetti, in cui ti chiedono un numero e tutto quello che hai è l’esperienza. Rispondi, e se qualcuno chiede «da dove viene?» l’unica risposta onesta è «da me». Funziona finché nessuno la mette in discussione. Le stime parametriche servono esattamente a quel momento.

La stima parametrica è l’unica tecnica che a quel punto del progetto ti dà un numero difendibile, perché la difesa non è la tua anzianità: è un registro di quello che i progetti passati hanno fatto davvero.

Che cosa sono le stime parametriche, in una riga

È una stima calcolata, non giudicata: si prende una relazione statistica fra dati storici e una grandezza misurabile del progetto, e si applica al progetto nuovo.

La grandezza misurabile si chiama parametro, ed è la cosa che conti prima di cominciare: metri quadri, punti di integrazione, schermate, articoli da migrare, chilometri di cavo. La relazione è il costo o il tempo per unità di quel parametro, ricavato dai tuoi consuntivi.

Il fascino sta tutto qui: il numero non dipende da chi lo fa. Due persone diverse, con lo stesso registro e lo stesso conteggio del parametro, ottengono lo stesso risultato. È l’opposto di quello che succede con una stima a giudizio, ed è il motivo per cui regge in una riunione difficile.

Le tre condizioni, e sono tutte e tre obbligatorie

Una stima parametrica è affidabile solo se reggono insieme tre cose. Se ne manca una, il numero esce lo stesso — ed è questo il pericolo.

• I dati sono tuoi. Le medie di settore descrivono il progetto di qualcun altro, con le sue persone, i suoi standard e il suo modo di contare le ore. Usarle non è stimare: è prendere in prestito un consuntivo altrui.
• Il parametro è misurabile prima. Se per contarlo devi aver già fatto l’analisi, non ti serve a niente: alla bocca larga del cono non ce l’hai ancora. Un buon parametro si conta guardando quello che il committente ti ha già detto.
• Il nuovo progetto sta dentro l’intervallo dei vecchi. Se i tuoi dati vengono da migrazioni da diecimila articoli e adesso te ne chiedono due milioni, la relazione non si estende: fuori dall’intervallo osservato i coefficienti smettono di valere, e nessuno te lo segnala.

La terza è quella che si dimentica più spesso, e produce gli errori più grossi: moltiplicare è facile, e un foglio di calcolo non si accorge che stai estrapolando.

Un esempio con numeri veri

Tre migrazioni fatte negli ultimi due anni, con le ore consuntivate e gli articoli trattati. Il rapporto fra le due colonne è il coefficiente.

Il progetto nuovo ne ha 40.000, che sta comodamente dentro l’intervallo dei tre casi: 40 × 4,6 fa 184 ore. Ed è qui che quasi tutti si fermano, sbagliando l’ultimo passo. Il coefficiente non è 4,6: è fra 4,2 e 5,1, perché quella è la dispersione dei tre casi da cui viene. La stima non è 184 ore, è fra 168 e 204.

Consegnare 184 al posto dell’intervallo è il modo più rapido di trasformare una tecnica onesta in una falsa precisione. Il valore vero della parametrica non è il numero: è che l’intervallo te lo misura, invece di fartelo inventare.

Quando mente

Tre modi, e nessuno dei tre dà segnali.

• Il parametro non è il driver del costo. Conti le schermate, ma il lavoro sta nelle regole di validazione dietro tre di quelle schermate. Il conteggio è giusto, la correlazione no.
• Il registro è sporco. Consuntivi che includono ore di riunione in un progetto e no nell’altro, o un progetto in cui metà del lavoro l’ha fatta un fornitore che non è finito nelle ore. Il coefficiente esce, e non vuol dire niente.
• Il contesto è cambiato. Gli stessi dati, ma nel frattempo è cambiato lo strumento, o la squadra, o il livello di qualità richiesto. Il passato descrive un’organizzazione che non esiste più.

La difesa è sempre la stessa e costa poco: accanto al numero, scrivi da quali progetti viene e quanti erano. «184 ore, da tre migrazioni fra 8.000 e 45.000 articoli» dice a chi legge tutto quello che gli serve per fidarsi o per dubitare.

E dentro Microsoft Project?

Project non ha una funzione di stima parametrica, e non serve che ce l’abbia: ne ha i pezzi. Il parametro va in un campo personalizzato numerico — il numero di articoli, di schermate, di punti di integrazione — e il lavoro stimato in un secondo campo con una formula che moltiplica per il coefficiente.

Il vantaggio non è il calcolo, che faresti anche a mano: è che il parametro resta scritto nel piano. Fra sei mesi, quando il committente porta gli articoli da 40.000 a 70.000, non c’è da discutere: si aggiorna una cella e il lavoro si ricalcola, con la ragione del cambiamento visibile accanto al numero.

Una nota che vale per tutte le formule di Project: le durate sono conservate in minuti, quindi se il tuo coefficiente è in ore va riportato prima di scriverlo in un campo di durata. E il separatore degli argomenti lo decide Windows, non Project.

Da dove si comincia, se il registro non c’è

È il caso della maggior parte delle organizzazioni, e non è un vicolo cieco: è solo che la parametrica non è disponibile oggi.

Si comincia registrando tre colonne per ogni progetto che chiudi: il parametro contato, il consuntivo vero, la data. Tre colonne, non un sistema. Al terzo o quarto progetto hai un coefficiente con un intervallo, e da quel momento hai una tecnica che i tuoi concorrenti non hanno — perché nemmeno loro hanno tenuto il registro.

Domande frequenti

Che differenza c’è fra stima parametrica e stima analogica?

L’analogica dice «assomiglia a quel progetto, quindi costerà più o meno uguale» ed è un giudizio di somiglianza. La parametrica misura una grandezza e la moltiplica per un coefficiente ricavato dai dati: è un calcolo, e due persone diverse ottengono lo stesso risultato.

Quanti progetti storici servono per un coefficiente affidabile?

Meno di quanti si pensi, se sono confrontabili: con tre o quattro casi hai già un coefficiente e soprattutto un intervallo. Quello che conta non è la quantità ma l’omogeneità: dieci progetti misurati in modi diversi valgono meno di tre misurati allo stesso modo.

Posso usare le medie di settore?

Per un ordine di grandezza sì, per una stima da consegnare no. Una media di settore contiene organizzazioni con strumenti, standard di qualità e modi di contare le ore che non sono i tuoi. Se la usi, dichiaralo: chi legge deve sapere che quel numero non viene dalla tua storia.

La stima parametrica sostituisce quella bottom-up?

No: sta prima. Serve quando il progetto non è ancora scomponibile e ti serve un numero difendibile. Quando il perimetro è stabile, la stima bottom-up è più accurata. Le due si controllano a vicenda: uno scarto grande merita una spiegazione.

Che cosa faccio se il progetto nuovo è molto più grande di tutti i precedenti?

Dichiari che stai estrapolando. Fuori dall’intervallo osservato la relazione può non essere lineare — spesso i progetti grandi costano più che proporzionalmente, per il coordinamento in più che richiedono. Il numero si può dare, ma con l’avvertenza accanto.