Calendari di Risorse in Microsoft Project

Gestione dei Calendari delle Risorse in Microsoft Project

Nel mondo del Project Management, una gestione accurata delle risorse e del loro tempo è essenziale per il successo di qualsiasi progetto. Microsoft Project offre strumenti sofisticati per gestire i calendari delle risorse, permettendo ai project manager di pianificare con precisione le attività e le risorse necessarie. In questo articolo, esploreremo in dettaglio i calendari delle risorse, la loro relazione con i calendari di progetto e i calendari di base, e le implicazioni di una corretta gestione delle vacanze e delle ore lavorative.

Definizione e Scopo dei Calendari delle Risorse

Un calendario delle risorse è un calendario specifico per un singolo individuo o risorsa all’interno di un progetto. Questo strumento permette di registrare gli orari di lavoro e le vacanze individuali, garantendo che le assegnazioni siano realistiche e tenendo conto delle disponibilità effettive delle risorse. L’importanza di un calendario delle risorse risiede nella sua capacità di adattarsi alle esigenze specifiche di ogni membro del team o risorsa, rendendo possibile una pianificazione accurata e realistica.

Ad esempio, se un membro del team ha delle vacanze pianificate, queste devono essere inserite nel calendario delle risorse per evitare di assegnare attività durante quei periodi. Questo approccio evita ritardi non pianificati e garantisce che le scadenze del progetto siano rispettate.

Relazione con il Calendario di Progetto

Tutti i calendari delle risorse ereditano le impostazioni del calendario di progetto, a meno che non vengano specificamente modificati. Questo garantisce una base comune su cui lavorare, mentre consente la flessibilità di adattare i calendari alle esigenze individuali. Il calendario di progetto rappresenta il programma di lavoro standard per l’intero progetto, stabilendo le ore lavorative, i giorni lavorativi e le festività comuni a tutte le risorse.

credits Dynamic scheduling with Microsoft Project 2002: the book by and for professionals / by Eric Uyttewaal

Tuttavia, le risorse possono avere esigenze diverse. Ad esempio, se una risorsa lavora in un paese con festività diverse da quelle previste nel calendario di progetto, il calendario delle risorse può essere modificato per riflettere queste differenze. In questo modo, si mantiene un equilibrio tra standardizzazione e personalizzazione.

Calendari di Base

Oltre al calendario di progetto, i calendari delle risorse possono essere basati su uno o più calendari di base. I calendari di base sono particolarmente utili quando i membri del team lavorano in paesi diversi o appartengono a diverse aziende. Ogni calendario di base può riflettere le ore lavorative e le festività di un determinato paese o azienda.

Ad esempio, se un team di progetto è distribuito tra l’Italia e gli Stati Uniti, si potrebbero creare due calendari di base: uno per l’Italia e uno per gli Stati Uniti. I calendari delle risorse per i membri del team italiani sarebbero basati sul calendario di base italiano, mentre quelli per i membri statunitensi sarebbero basati sul calendario di base statunitense. Questo approccio permette una gestione più precisa e realistica delle risorse.

Impatto delle Vacanze e delle Festività

Le vacanze e le festività individuali hanno un impatto significativo sul calendario del progetto. Quando una risorsa prende una vacanza, le assegnazioni a lei attribuite vengono ritardate fino al suo ritorno. Questo può aumentare la durata complessiva del progetto e influire sulla pianificazione generale. È quindi essenziale modellare accuratamente le vacanze in Microsoft Project.

Inserimento di Eccezioni (assenze programmate) di una risorsa

Una vacanza mal pianificata può mettere a rischio scadenze importanti e compromettere l’intero progetto. Fortunatamente, inserire le vacanze nei calendari delle risorse non richiede molto lavoro, quindi non ci sono buone ragioni per non farlo. Garantire che tutte le vacanze siano registrate consente di avere una visione chiara e precisa delle disponibilità delle risorse e di pianificare di conseguenza.

Modifica delle Impostazioni del Calendario

Microsoft Project offre la possibilità di modificare i giorni contrassegnati come festivi o giorni del fine settimana nel calendario Standard (calendario di progetto) per specifiche risorse. Se necessario, è possibile cambiare un giorno festivo o del fine settimana in un giorno lavorativo per una risorsa particolare. Questo può essere utile in situazioni in cui una risorsa deve lavorare durante un periodo di vacanza comune o durante un fine settimana.

Per ripristinare un giorno alla sua impostazione originale nel calendario di progetto, si può utilizzare l’opzione “Utilizza orari predefiniti di Project per i giorni selezionati”.

Questa funzione consente di annullare le modifiche apportate e tornare alle impostazioni predefinite, garantendo flessibilità nella gestione delle eccezioni ma anche la possibilità di mantenere coerenza quando necessario.

Creazione e Gestione dei Calendari

La creazione di nuovi calendari di base e di nuovi calendari delle attività è semplice in Microsoft Project . È possibile accedere a queste funzionalità scegliendo “Progetto”, “Modifica orario di lavoro…” e facendo clic sull’apposito pulsante. Tuttavia, è importante notare che nella versione Project Professional, i calendari delle attività sono spesso gestiti centralmente (all’interno del POOL Risorse), probabilmente dall’ufficio progetti. Questo approccio centralizzato garantisce coerenza e standardizzazione nella gestione dei calendari delle attività.

Campo Ignora Calendario Risorsa

Il campo (5) “Ignora calendari risorse nella programmazione” è, per impostazione predefinita, impostato su “No” per tutte le attività. Questo significa che il calendario delle risorse viene utilizzato per la pianificazione delle assegnazioni. Tuttavia, in alcuni casi, potrebbe essere necessario dare priorità al calendario delle attività. Il campo “Ignora calendari risorse nella programmazione” permette di risolvere i conflitti tra il calendario delle risorse e il calendario delle attività. Se impostato su “Si”, il calendario delle attività prevale su quello delle risorse.

Questo campo è particolarmente utile quando si assegnano calendari specifici alle attività. Ad esempio, se un’attività deve essere completata entro una scadenza fissa, indipendentemente dalle disponibilità delle risorse, si può impostare il campo (5) su “Si” per garantire che il calendario delle attività abbia la precedenza.

Gestione delle Attività a Durata Fissa

Nelle versioni precedenti di Microsoft Project, le attività a durata fissa ignoravano completamente i calendari delle risorse. Nelle ultime versioni di Microsoft Project, queste attività tengono conto dei calendari delle risorse, ma potrebbero dividere la barra delle attività quando una delle risorse assegnate non è disponibile. Questo comportamento può sorprendere molti utenti, ma è essenziale per garantire una pianificazione accurata.

La considerazione dei calendari delle risorse nelle attività a durata fissa consente una maggiore precisione nella pianificazione, riflettendo le effettive disponibilità delle risorse e le possibili interruzioni.

Complessità degli Orari di Lavoro

Gli orari di lavoro nei calendari delle risorse possono diventare molto complessi, soprattutto quando si gestiscono risorse che lavorano su turni diurni o notturni alternati. La gestione di queste risorse può richiedere una notevole quantità di inserimento dati e manutenzione. È importante valutare se è preferibile gestire queste risorse come risorse consolidate piuttosto che come risorse individuali.

Gestire le risorse di turno come risorse Team (squadra in italiano) può semplificare la pianificazione e ridurre la complessità del calendario. Tuttavia, se si opta per gestirle come risorse individuali, il programma potrebbe richiedere una manutenzione più intensiva. Fortunatamente, il lavoro a turni è meno comune e potrebbe non rappresentare una sfida significativa per molti project manager.

Conclusione

La gestione dei calendari delle risorse in Microsoft Project è un aspetto essenziale del Project Management che richiede attenzione e cura. Un calendario delle risorse ben gestito garantisce una pianificazione accurata, tenendo conto delle disponibilità individuali e delle vacanze, e permette di affrontare le complessità delle diverse aree geografiche e dei diversi orari di lavoro.

Utilizzare correttamente i calendari delle risorse, i calendari di base e i calendari delle attività può fare la differenza tra il successo e il fallimento di un progetto. Assicurarsi che tutti i membri del team abbiano i loro orari e le loro vacanze correttamente registrate è un passo fondamentale per una gestione efficace del progetto. In definitiva, l’attenzione ai dettagli e la capacità di adattare la pianificazione alle esigenze specifiche delle risorse sono elementi chiave per il successo del project management con Microsoft Project.

 

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