Un’attività di dieci giorni. A metà ti accorgi che ne servono dodici, apri il campo Durata e scrivi 12. Il Gantt si aggiorna, il progetto slitta di due giorni, tutto torna. Oppure: alla data di stato l’attività è al 40% invece del 50% che ti aspettavi, aggiorni il piano e la durata si allunga da sola. In entrambi i casi hai davanti un piano che dice dove finirà il progetto. Quello che non dice più è dove doveva finire.
Nei corsi e nelle consulenze incontro molte realtà che usano Microsoft Project da anni e non hanno mai salvato una previsione. Non per scelta: perché nessuno gli ha detto che senza quella fotografia ogni aggiornamento del piano è, in realtà, una ripianificazione. Questo articolo serve a questo: cos’è la previsione, quando si salva, come, e cosa cambia nel piano un attimo dopo.
In sintesi
- La previsione (in inglese baseline) è la fotografia del piano scattata un attimo prima di eseguirlo: per ogni attività inizio, fine, durata, lavoro e costo come erano quando il piano è stato approvato. Il piano poi cambia; la previsione no.
- Senza previsione, aggiornare è ripianificare: ogni modifica cancella il termine di confronto e il ritardo sparisce dai numeri, non dalla realtà.
- Si salva una volta, a piano approvato e prima che parta la prima attività, da Progetto → Imposta previsione. Si risalva solo per una modifica approvata, archiviando prima la versione precedente in una previsione numerata.
- Dopo il salvataggio il Gantt verifica mostra sotto ogni barra la barra grigia della previsione, e la tabella Variazione dice di quanto ogni attività si è spostata.
- Previsione e data di stato sono le due condizioni senza cui l’Earned Value e ogni analisi degli scostamenti restano a zero.
Che cos’è una previsione, e perché Project la chiama così
Le definizioni più comuni dicono tutte la stessa cosa da angoli diversi: «un’istantanea del progetto un attimo prima della sua esecuzione», «la fotografia del piano al termine della pianificazione, approvato dal committente», «l’insieme del budget dei tempi, delle risorse e dei costi». Il nome italiano, previsione, è la traduzione un po’ infelice di baseline: non è una stima di cosa succederà, è il registro di cosa avevi promesso. Nella pratica i due termini si usano come sinonimi, e in questo articolo faccio lo stesso.
In Microsoft Project la previsione non è un file a parte: è un insieme di campi che affiancano quelli correnti. Per ogni grandezza del piano esistono tre colonne, e la terza è quella che ti interessa.
Le previsioni sono undici: Previsione, senza numero, e Previsione1 fino a Previsione10, ciascuna con i suoi campi (Inizio previsto1, Fine prevista1, e così via). Le colonne di variazione leggono solo quella senza numero: è la previsione «corrente», quella che Project usa per disegnare il Gantt verifica e calcolare gli scostamenti. Le altre dieci sono l’archivio.
Aggiornare senza previsione è ripianificare
Torniamo all’attività di dieci giorni. Senza previsione, quando scrivi 12 nella durata il piano dice «dodici giorni», punto: della stima originale non resta traccia, e il traguardo di fine progetto si sposta senza che nessun numero lo dica. Con la previsione salvata, lo stesso gesto produce un’informazione diversa: «dodici giorni, dieci previsti, variazione più due», e la fine del progetto mostra di quanto si è allontanata dalla promessa.
Aggiornare un piano senza averne salvato la previsione non è aggiornare: è ripianificare, e perdere ogni volta la memoria di dove si voleva arrivare.
È per questo che la previsione è la prima tappa del ciclo di aggiornamento, prima ancora della data di stato e dei dati effettivi: il ciclo completo è nella guida su come aggiornare un piano in Microsoft Project. Qui ci concentriamo sulla tappa che rende possibili le altre.
Quando si salva: una volta, e poi solo con una firma
Il momento è uno: a piano approvato, prima che parta la prima attività. Non alla riunione di avvio, quando il piano è ancora una bozza, e non al primo aggiornamento, quando le prime attività sono già state toccate. Il giorno in cui il committente dice «va bene» è il giorno della previsione.
Quel giorno la si salva due volte: in Previsione, quella che Project legge, e in Previsione1, che da quel momento è il piano firmato e non si tocca mai più. Costa trenta secondi e non si può recuperare dopo. Poi si annota la data e lo stato del progetto al momento del salvataggio: il posto che suggerisco è il campo Note dell’attività di riepilogo del progetto, quella con ID 0, così la nota viaggia con il file.
Gli aggiornamenti periodici non risalvano la previsione. Mai. Se la sovrascrivi a ogni aggiornamento, ogni aggiornamento il progetto è «in linea» per definizione, e il ritardo sparisce dai numeri e resta nella realtà. La previsione si risalva in un solo caso: una modifica approvata, una variante in corso d’opera firmata dal committente, un cambio di perimetro deciso dalla direzione, una ripianificazione concordata. In quel caso la promessa è cambiata davvero, e la sequenza è questa:
- archivia il piano che stai per abbandonare nella prima previsione numerata libera (Previsione2, poi 3, poi 4), prima di toccare qualsiasi data;
- modifica il piano secondo la variante approvata;
- risalva Previsione con il piano nuovo, così le colonne di variazione ripartono dal piano corrente;
- annota data e motivo nel campo Note dell’attività ID 0.
Da quel momento la colonna Variazione fine misura contro la ripianificazione, non più contro il piano firmato: se allo sponsor interessa la seconda distanza, va calcolata a parte. Ne ho scritto in Hai ripianificato: con che cosa ti confronti adesso?, che è la continuazione naturale di questo articolo.
Come si salva una previsione in Microsoft Project
Il gesto è semplice. Questo è un piano appena approvato, prima del salvataggio: le barre del Gantt sono quelle normali, nessuna traccia grigia sotto.
Dalla scheda Progetto si sceglie Imposta previsione e poi di nuovo Imposta previsione. Si apre la finestra con il menu a tendina delle undici previsioni.
Il primo giorno si fa due volte: si sceglie Previsione1, si conferma con OK; si riapre la finestra, si sceglie Previsione, si conferma. Nella parte bassa della finestra c’è la scelta tra Intero progetto e Attività selezionate: il primo giorno è sempre l’intero progetto. La seconda opzione serve dopo, per le attività aggiunte in corso d’opera, di cui parlo nelle domande in fondo.
Cosa cambia un attimo dopo: Gantt verifica e tabella Variazione
Apparentemente nulla. Il Gantt è identico, nessun avviso. Ma il motore di schedulazione ha cambiato marcia: da questo momento ogni ricalcolo del piano viene confrontato con la fotografia. Per vederlo basta passare alla visualizzazione Gantt verifica (Tracking Gantt nella versione inglese).
Ogni attività ha ora due barre. Quella inferiore, grigia, è la previsione; quella superiore è il piano corrente, rossa se l’attività è sul percorso critico e blu se non lo è. Finché non tocchi nulla le due barre coincidono. Adesso proviamo a fare esattamente quello che si fa in ogni aggiornamento: l’attività Analisi SWOT passa da 5 a 8 giorni.
L’effetto è immediato e non serve leggere un numero: la distanza tra la barra colorata e quella grigia è il ritardo. Chi il numero lo vuole, apre la tabella Variazione (Visualizza → Tabelle → Variazione), che affianca inizio e fine correnti a quelli previsti e ne calcola la differenza.
Le schermate sono di Project 2019 in italiano. I comandi e le colonne sono negli stessi posti da Project 2010 a Project 2024 e nelle versioni desktop di Microsoft 365: cambia il colore della barra multifunzione, non il metodo.
Cosa ti permette di fare una previsione gestita bene
Cinque cose, e nessuna è possibile senza.
- L’analisi degli scostamenti di tempi, lavoro e costi: le colonne di variazione hanno senso solo se c’è un termine di confronto.
- Il ritardo vero delle attività, e la sua direzione: un ritardo che cresce a ogni aggiornamento è un’emergenza anche se piccolo, uno che si riassorbe è un problema che si risolve da solo. Si vede confrontando due aggiornamenti consecutivi, ed è il dato che decide quando dirlo al committente.
- L’Earned Value: il valore pianificato è la previsione spalmata nel tempo, e senza previsione e data di stato tutti gli indici della guida all’Earned Value valgono zero.
- I report di Project che mostrano le variazioni rispetto alla previsione, compresi quelli grafici, si popolano da soli.
- La storia del progetto: con le previsioni numerate puoi vedere a video come il piano è cambiato nel tempo, e quante volte la data è stata spostata.
Gli errori che vedo più spesso
- Nessuna previsione salvata. Tabella Variazione tutta a zero, Gantt verifica senza barre grigie: il piano non ha memoria. È il caso più frequente.
- Previsione risalvata a ogni aggiornamento. Il progetto è sempre in linea per definizione, e il ritardo lo scopre il committente a ridosso della consegna.
- Salvata troppo presto, sulla bozza della riunione di avvio, e poi il piano cambia prima di partire: la previsione fotografa una promessa che nessuno ha fatto.
- Salvata troppo tardi, al primo aggiornamento, con le prime attività già avanzate: le date effettive finiscono dentro la previsione, e la variazione su quelle attività sarà zero per costruzione.
- Attività aggiunte dopo, senza previsione. Le attività inserite in corso d’opera hanno i campi previsti vuoti e sfuggono a ogni confronto, finché non le si salva con l’opzione Attività selezionate.
- Nessuna nota su quando e perché la previsione è stata salvata: dopo sei mesi non se lo ricorda nessuno.
Il caso opposto: quando la previsione non serve ancora
Non ogni file di Project merita una previsione. Un piano ancora in costruzione, che si sta usando per esplorare scenari e stimare, non ha una promessa da fotografare: salvarla creerebbe solo variazioni senza significato, e la tentazione di risalvarla ogni giorno. Lo stesso vale per uno studio di fattibilità o per il piano che serve a preparare un’offerta: lì la previsione arriva dopo, quando l’offerta è accettata e il piano diventa un impegno. La regola resta quella detta sopra: la previsione si salva quando qualcuno ha detto «va bene» e quel «va bene» ha un valore. Prima di allora il piano è un’ipotesi, e le ipotesi si cambiano senza archivio.
Domande frequenti
Il progetto è già partito e non ho mai salvato la previsione: cosa faccio?
La salvi adesso, con Progetto → Imposta previsione. Il confronto con il piano originale è perso, ma da questo momento ogni aggiornamento avrà un termine di paragone. Se esiste ancora una copia del file di quando il piano è stato approvato, si può ricostruire la previsione da lì, ma nella pratica raramente vale la fatica: meglio partire subito con quello che c’è.
Ho aggiunto attività dopo aver salvato la previsione: come le includo?
Le selezioni, apri Imposta previsione e scegli Attività selezionate invece di Intero progetto. Le due caselle sotto, sull’aggiornamento delle attività di riepilogo, servono a far risalire i nuovi valori nei totali delle fasi e del progetto: spuntale, altrimenti la previsione del riepilogo resta quella vecchia. Il resto del piano non viene toccato.
Ho eliminato attività dopo la previsione: perché i costi previsti non tornano?
Perché la previsione dell’attività di riepilogo ricorda il costo e il lavoro delle attività eliminate: era quello che avevi promesso. La variazione negativa che vedi è corretta e va spiegata così. Il caso è descritto nell’articolo su la previsione e le attività eliminate; se l’eliminazione fa parte di una modifica approvata, è uno dei casi in cui si risalva la previsione, dopo aver archiviato la precedente.
Posso vedere due previsioni insieme nel Gantt?
Sì. Nella visualizzazione Gantt a più previsioni (Visualizza → Altre visualizzazioni) Project disegna Previsione, Previsione1 e Previsione2 una sotto l’altra per ogni attività, e da Formato → Previsione puoi scegliere quale previsione mostrare in qualsiasi Gantt. È il modo più rapido per far vedere a un committente quante volte la data si è spostata.
Che differenza c’è tra previsione e data di stato?
Sono le due coordinate dell’aggiornamento. La previsione dice cosa era stato promesso; la data di stato dice a quale giorno si riferiscono i dati effettivi che hai inserito. Senza previsione non sai di quanto ti sei spostato; senza data di stato non sai rispetto a quando. Le colonne di variazione hanno bisogno della prima, l’Earned Value e le percentuali di completamento della seconda.
Ciao, in effetti nella stragrande maggioranza dei casi non usa nessuno la BL. Forse perché i progetti normalmente non la richiedono. Per me è una caratteristica formidabile di MSPj