Creare un Progetto Master in Microsoft Project: Scelte e Strategie

Il lunedì mattina il responsabile del programma apre il master e sembra tutto a posto: tre righe di riepilogo, le date che salgono, il Gantt che riempie lo schermo. Quasi niente di quello che sta guardando, però, è scritto in quel file. Un progetto master contiene i percorsi di altri file, e Microsoft Project li va ad aprire ogni volta. Quando uno di quei percorsi smette di portare da qualche parte, il piano cambia forma, e a seconda di chi lo sta leggendo nessuno se ne accorge.

Qui vediamo che cosa è davvero un progetto master in Microsoft Project, come si crea nella versione desktop, la casella che decide come si comporta, perché si rompe, che cosa succede alle risorse e che cosa aspettarsi quando a leggere il file non è Project.

Un progetto master contiene percorsi, non attività

Il progetto master (lo si trova chiamato anche master plan, programma o progetto di consolidamento) è un file di Project che raccoglie altri progetti come sottoprogetti. Serve quando più team lavorano su piani distinti ma legati fra loro, ognuno con scadenze e obiettivi propri: il lancio di un prodotto con i suoi filoni di ricerca, marketing, lancio e assistenza; un programma di costruzione con i suoi edifici; una campagna su più canali.

Quando inserisci un sottoprogetto, Project lo mostra come un’attività di riepilogo con l’icona di Project nella colonna degli indicatori (Microsoft Support). Quello che la documentazione non dice è che cosa c’è dentro il file: il master conserva quella riga di riepilogo e il percorso del file del sottoprogetto. Attività, collegamenti, risorse e date restano nel file del sottoprogetto.

La conseguenza l’abbiamo misurata su un master vero. Aperto in Project mostrava 1.228 attività. Letto direttamente dal file, senza seguire i percorsi, mostrava 3 righe: i tre riepiloghi dei suoi sottoprogetti. Nessun errore, solo un piano molto più piccolo di quello che era.

Ne vengono due cose. La prima è che un master può contenere altri master: un file di portafoglio può raccogliere due master di programma, ognuno con i suoi progetti, e Project apre tutto l’albero. La seconda è che il cammino critico non è più uno solo. Ogni sottoprogetto conserva il proprio, e il master li mostra tutti insieme.

Come si crea un progetto master in Project desktop

La strada standard è quella documentata da Microsoft, e funziona allo stesso modo in tutte le versioni desktop, da Project 2010 a Project 2024 e Microsoft 365:

1. Tieni un file per ogni sottoprogetto, e apri o crea il progetto che farà da master.
2. Nel master vai su Visualizza > Diagramma di Gantt e fai clic sulla riga della colonna Nome attività in cui deve comparire il sottoprogetto.
3. Scegli Progetto > Sottoprogetto.
4. Nella finestra Inserisci progetto seleziona il file. Per inserirne più d’uno tieni premuto Ctrl e selezionali nell’ordine in cui li vuoi.
5. Decidi sulla casella Collega a progetto (sezione seguente), poi fai clic su Inserisci, oppure usa la freccia del pulsante per Inserisci in sola lettura.
6. Controlla l’ordine delle righe di riepilogo che l’inserimento ha prodotto, e trascinale nell’ordine che vuoi prima di costruirci sopra.

Se i file sono già aperti c’è una via più rapida: Visualizza > Nuova finestra, selezioni i progetti aperti e Project crea un nuovo progetto che li consolida. Microsoft descrive anche due alternative più leggere, per quando devi solo guardare più file insieme per un po’: consolidarli temporaneamente, oppure un’area di lavoro che li apre tutti insieme senza unirli (Microsoft Support).

Collega a progetto: la casella che decide come si comporta il master

Il consiglio di Microsoft è lasciare Collega a progetto selezionata nella maggior parte dei casi, così le modifiche fatte nel sottoprogetto si vedono nel master e viceversa; Inserisci in sola lettura è disponibile solo con la casella selezionata. I tre modi di inserire danno tre master diversi:

Inserito come	Che cosa succede	Quando usarlo
Collegato (Collega a progetto selezionata, Inserisci)	Le modifiche viaggiano nei due sensi: quelle fatte nel sottoprogetto compaiono nel master, quelle fatte nel master arrivano al file del sottoprogetto.	Ogni team continua a lavorare nel proprio file e il master è la vista d’insieme.
Collegato, in sola lettura (Inserisci in sola lettura)	Il collegamento resta, ma dal master non puoi aggiornare il sottoprogetto. Le modifiche fatte nel file del sottoprogetto compaiono comunque nel master.	Il master serve a leggere e a fare report, e nessuno deve cambiare per sbaglio il piano di un team.
Non collegato (Collega a progetto deselezionata)	Una copia del sottoprogetto, che non segue più il suo file. Le informazioni sulle risorse del master, come tariffe e calendari, hanno la precedenza.	Vuoi una fotografia, oppure devi evitare che risorse con lo stesso nome si scontrino.

Perché i progetti master si rompono

Tutto quello che abbiamo visto poggia sui percorsi, e i percorsi sono il punto debole. Nei master veri si rompono più spesso di quanto si pensi, e quasi sempre per uno di tre motivi banali:

• una cartella è stata spostata: un archivio riorganizzato, un progetto passato a un altro ufficio;
• un file è stato rinominato: aggiunto un numero di versione, corretto un refuso, messo «definitivo» in coda;
• un percorso di rete non è raggiungibile dal computer che apre il master: un’unità mappata con un’altra lettera, una condivisione che funziona solo in ufficio.

Project, per conto suo, avvisa: quando non trova un progetto inserito mostra una finestra che dice di non trovarlo e chiede dove sia finito il file (Microsoft Learn). Il pericolo è quello che succede dopo: un clic frettoloso, un salvataggio, e il master si porta dietro un buco che nessuno ricorda di aver fatto.

Tre abitudini evitano quasi tutto:

• una sola struttura di cartelle per il master e tutti i suoi sottoprogetti, e che non si sposta;
• nessuna rinomina dei file dei sottoprogetti dopo averli inseriti;
• i numeri attesi a mente: quanti sottoprogetti e, a grandi linee, quante attività deve avere il master, così un pezzo mancante salta fuori come un numero sbagliato la prima volta che lo guardi.

Risorse, costi e pool di risorse

Inserire un sottoprogetto non unisce le sue risorse con quelle degli altri: le risorse dei due file restano separate, come le attività di un sottoprogetto restano nel sottoprogetto. Se due sottoprogetti hanno tutti e due una risorsa che si chiama Maria, il master mostra due Marie, e il suo carico di lavoro sul programma si divide fra le due. La soluzione documentata è il pool di risorse: un file che contiene le risorse e che tutti i sottoprogetti condividono.

I costi vanno nel verso opposto. Si pianificano, si gestiscono e si aggiornano dentro ogni singolo sottoprogetto, e salgono lungo la gerarchia: il riepilogo di progetto del master, la riga con ID 0, mostra il totale delle attività di tutti i sottoprogetti. Il master è quindi un buon posto per leggere il costo di un programma, e il posto sbagliato per pianificarlo o raccoglierlo: è uno strumento di pianificazione, non di raccolta dei costi.

Lo stesso meccanismo rende il master un buon strumento di comunicazione. Un master di portafoglio con dentro i master di programma, con le barre formattate per livello, fa vedere a chi decide l’intero quadro in una pagina, e a ogni livello di struttura si può scendere di quanto serve.

Quando a leggere il master non è Project

Prima o poi un master esce da Project: un’esportazione in Excel, un flusso verso Power BI, uno script, un visualizzatore. Ognuno di questi deve fare quello che fa Project, cioè seguire i percorsi, aprire ogni sottoprogetto e mettere le attività sotto i loro riepiloghi, e ognuno deve decidere che cosa fare quando un file non si apre. Chi salta in silenzio un sottoprogetto mancante produce il report peggiore: quello che sembra completo. La regola che seguiamo è semplice: se un sottoprogetto non si apre, il suo nome va in testa al risultato.

È anche il motivo per cui abbiamo messo i master plan in OneClickExporter fin dall’inizio. Legge i file .mpp senza bisogno di Project installato, gestisce i sottoprogetti annidati e i pool di risorse condivisi e li consolida, così un intero programma arriva in Power BI come un unico insieme coerente di file. I master plan partono dal livello Master Plan 5, e la prova gratuita è l’edizione Master Plan 20. Se un master non lo tieni affatto, gli puoi dare una cartella: tutti i piani al primo livello della cartella finiscono in un unico insieme di dati, come farebbe un master.

Domande frequenti

Un file master contiene le attività dei sottoprogetti?

No. Contiene una riga di riepilogo e il percorso di ogni sottoprogetto; le attività restano nei file dei sottoprogetti, e Project le apre quando apre il master. Letto da solo, un master vero che abbiamo misurato mostrava 3 righe invece di 1.228 attività.

Che differenza c’è fra Collega a progetto e Inserisci in sola lettura?

Con Collega a progetto selezionata e un inserimento normale, le modifiche viaggiano nei due sensi fra master e file del sottoprogetto. Inserisci in sola lettura tiene il collegamento ma non ti lascia aggiornare il sottoprogetto dal master; le modifiche fatte nel file del sottoprogetto compaiono comunque. Deselezionando Collega a progetto si inserisce una copia che non segue più il file.

Perché il mio master mostra meno attività del previsto?

Di solito perché il file di un sottoprogetto è stato spostato, rinominato o sta su un percorso di rete che quel computer non raggiunge. Project mostra una finestra che dice di non trovare il progetto inserito; uno strumento che legge il master direttamente può semplicemente lasciare fuori quel sottoprogetto. Sapere quanti sottoprogetti e più o meno quante attività deve avere il master è il controllo più rapido.

Un progetto master ha un solo cammino critico?

No. Ogni sottoprogetto conserva il proprio cammino critico, e il master li mostra insieme. In un master schedule integrato sono spesso più di dieci.

Quando un progetto master è la scelta sbagliata?

Quando devi solo guardare più file insieme per un po’: consolidarli temporaneamente, o aprirli in un’area di lavoro, è più leggero e non lascia niente da mantenere. E quando i file viaggiano come allegati di posta, perché un master spedito da solo porta con sé percorsi che sul computer di chi lo riceve non portano da nessuna parte.

Le schermate valgono anche per la mia versione di Project?

Sì. I comandi Progetto > Sottoprogetto e Visualizza > Nuova finestra, la finestra Inserisci progetto e la casella Collega a progetto stanno negli stessi posti in tutte le versioni desktop, da Project 2010 a Project 2024 e Microsoft 365.

Per chi vuole approfondire: la Work Breakdown Structure, da cui nasce la divisione in sottoprogetti, e come aggiornare un piano di Microsoft Project, che in un master si fa sottoprogetto per sottoprogetto.