Se sei un project manager un planner, potresti aver sentito parlare della tecnica LOE del livello di sforzo o “hammock task” (attività amaca).
In questo articolo, vedremo come utilizzare questa tecnica in Microsoft Project per aiutarti a gestire attività con durate variabili.
Cos’è un’Attività Amaca?
L’attività amaca, nota anche come “LOE – Level of Effort” (Livello di Sforzo), è una tecnica utilizzata per definire attività la cui durata è determinata dinamicamente dallo strumento di gestione del progetto, come Microsoft Project.
Questa tecnica è particolarmente utile quando si desidera che un’attività si estenda per l’intera durata di un progetto, come nel caso del coordinamento di progetto, cioè quando la durata può variare durante l’esecuzione del progetto e non si vuole aggiornare manualmente la durata in caso di progetto in ritardo.
Quando Utilizzare un’Attività Amaca?
Può essere utile in vari scenari:
- Coordinamento di progetto: Quando vuoi che l’attività di project management copra l’intera durata del progetto, ma magari solo al 25% del tempo del project manager.
- Fasi specifiche: Applicare il supporto a fasi del progetto piuttosto che all’intero progetto.
- Per vedere altri casi in cui applicare questa tecnica, Come inserire costi ripetitivi e indiretti in Microsoft Project oppure Gestione Costi Diretti e Indiretti con Microsoft Project.
Impostazione di un’Attività Amaca in Microsoft Project
Passo 1: Creare l’Attività di Supporto
Per prima cosa, è necessario creare un’attività di supporto nel progetto in Microsoft Project.
Ecco come farlo:
- Clicca col tasto destro del mouse sulla data di inizio del progetto.
- Seleziona “Copia cella”.
- Posizionati sulla cella di Inizio dell’attività di supporto.
- Clicca col tasto destro sempre nella cella Inizio dell’attività di supporto, e dal menu che viene visualizzato, seleziona “Incolla speciale”.
- Scegli “Incolla collegamento” e conferma cliccando su OK.
Passo 2: Collegare la Data di Fine del Progetto
Il prossimo passo è collegare la data di fine del progetto:
- Identifica la data di fine del progetto nella tua schedulazione cercando la milestone di fine progetto (se esiste) o in ogni caso l’attività che ha la data di fine progetto.
- Clicca col tasto destro su questa data e seleziona “Copia cella”.
- Vai alla cella di fine dell’attività di supporto.
- Clicca col tasto destro del mouse, poi seleziona “Incolla speciale” e di nuovo “Incolla collegamento”.
Guarda il video se ti è sfuggito qualcosa al minuto 1:40.
📌 Indice del video:
00:00 – Introduzione
00:30 – Cos’è un’Attività Amaca?
01:10 – Quando utilizzarla
01:40 – Come creare un’Attività Amaca in Microsoft Project
03:20 – Risoluzione di problemi comuni
04:10 – Gestione costi e monitoraggio delle fasi specifiche
Passo 3: Verifica il Collegamento Dinamico
Dopo aver impostato i collegamenti, la durata della tua attività di project management dovrebbe riflettere dinamicamente la durata totale del progetto:Se il progetto si estende da 130 a 150 giorni, la durata della tua attività di supporto si aggiornerà automaticamente per riflettere questa variazione.
Risoluzione di Problemi di Aggiornamento
In alcuni casi, in Microsoft Project, la durata dell’attività “amaca” potrebbe non aggiornarsi immediatamente. Un trucco utile è salvare, chiudere e riaprire il progetto. Durante la riapertura, il programma ti notificherà l’esistenza di collegamenti dinamici e ti chiederà se vuoi ripristinarli. Cliccando su “Sì”, Microsoft Project esegue un ricalcolo dei collegamenti aggiornando le durate.
Immaginare l’Output
Costi Ricorrenti e Monitoraggio
Assegnando una risorsa project manager a questa attività, è possibile gestire efficacemente anche i costi ricorrenti associati al lavoro del project manager. Potrai così controllare i costi del progetto impostando il costo orario e allocando il tempo necessario per le attività di supporto o coordinamento.
Creare un’Attività Amaca per Fasi Specifiche
Non è sempre necessario impostare un’attività di supporto per l’intero progetto. Potresti voler monitorare solo fasi specifiche.
Puoi operare nel modo seguente:
- Crea un’attività di supporto per la fase desiderata.
- Usa le stesse tecniche di “Incolla speciale” per collegare le date di inizio e fine a quella fase specifica.
Se la durata di una fase passa da 27 a 32 giorni, l’attività di supporto verrà automaticamente aggiornata per rispecchiare questa nuova durata.
Conclusioni
Impostare attività amaca in Microsoft Project è una modalità sofisticata per mantenere il controllo sul tuo progetto senza avere periodi di inattività.
Che tu voglia monitorare l’intero progetto o solo una parte di esso, questa tecnica ti offre la flessibilità di gestire il lavoro in modo dinamico.
Con l’uso corretto delle funzionalità di Microsoft Project, puoi ottimizzare la gestione del tempo e dei costi, allocando le risorse in modo efficiente mentre garantisci la supervisione continua del progetto.