Il progetto è costruire una casa. Da dove cominci? La tentazione è aprire Microsoft Project e scrivere la prima attività che viene in mente, «scavare le fondazioni», poi la seconda, poi la terza. Dopo un’ora hai duecento righe e nessuna certezza di non aver dimenticato l’impianto elettrico.
La Work Breakdown Structure, in italiano struttura di scomposizione del lavoro, parte dalla domanda opposta: non «che cosa faccio», ma di che cosa è fatto il progetto. Prima si elencano le parti da consegnare, dall’intero fino ai pezzi che una squadra può stimare e prendere in carico; solo dopo, per ognuno di quei pezzi, si scrivono le attività. È il primo dei sette passi della pianificazione, e quello su cui poggiano tutti gli altri.
Un albero di consegne, non un elenco di cose da fare
La WBS è una scomposizione gerarchica di tutto il lavoro del progetto, organizzata per risultati. Al vertice c’è il progetto; sotto, le grandi parti che lo compongono; sotto ancora, le parti di quelle parti. Ogni scatola è un sostantivo: «Impianto idraulico», «Struttura», «Collaudo superato». Le attività, che sono verbi, arrivano dopo, sotto l’ultimo livello. Sui nomi dei due mondi, sostantivi sopra e verbi sotto, c’è un articolo a parte: come nominare le attività di un progetto.
Disegnata, la WBS assomiglia a un organigramma, e il paragone aiuta a capirne la forma. Ma serve anche a evitare l’errore più comune: scomporre per reparto. L’organigramma dice chi fa il lavoro; la WBS dice che cosa va consegnato. Una WBS con i rami «Ufficio tecnico», «Acquisti», «Cantiere» è la struttura dell’azienda travestita da progetto: chi deve rispondere su quanto manca all’impianto elettrico non trova la risposta in nessun ramo, perché l’impianto è sparso in tutti e tre. Chi fa che cosa si decide dopo, assegnando le risorse.
La regola del cento per cento
Una WBS è giusta quando ogni livello contiene esattamente il lavoro del livello sopra: né di più, né di meno. Se le tre fasi di un progetto valgono 100, 110 e 70 ore, il progetto vale 280 ore, e non esiste un’ora di lavoro che non stia in una delle tre. È la regola del cento per cento, e ha due facce:
- niente manca: se una parte del lavoro non compare nella WBS, non comparirà nemmeno nel piano, nelle stime e nel budget. È così che si «dimentica» l’impianto elettrico, o più spesso il collaudo, la documentazione, la formazione;
- niente è di troppo: quello che sta nella WBS è lavoro del progetto. Una parte che il contratto non prevede non ci entra, o se ci entra è una modifica di perimetro da far approvare.
In Microsoft Project la regola la applica il software, per costruzione: le righe di riepilogo non hanno lavoro, costo e date propri, li sommano dai figli. L’inizio di un riepilogo è il più presto fra quelli delle sue attività, la fine il più tardi. Per questo le risorse non si assegnano alle fasi: un’assegnazione su un riepilogo aggiunge lavoro che nessun figlio contiene, e il conto non torna più (le risorse non si assegnano alle fasi).
Quanti livelli, e dove fermarsi
Non c’è un numero giusto di livelli per tutti i progetti, ma c’è una forma che ricorre:
- livello 1, il progetto: il risultato finale, una scatola sola. In Project è l’attività di riepilogo del progetto, la riga con ID 0;
- livello 2, le grandi parti: i deliverable principali, oppure le fasi, se il progetto si racconta meglio nel tempo che nei prodotti. Quello che non va bene sono i reparti;
- livelli intermedi: le parti delle parti, finché servono a ragionare;
- l’ultimo livello, i pacchetti di lavoro: le scatole abbastanza piccole da poter essere stimate, assegnate a un responsabile e controllate, ma ancora abbastanza grandi da essere un risultato e non un gesto.
Nella pratica, per la maggior parte dei progetti, tre o quattro livelli bastano, e ogni scatola che si apre dovrebbe avere almeno due figli: un contenitore con un figlio solo non scompone niente. Non serve nemmeno che tutti i rami scendano alla stessa profondità fin dall’inizio: la parte lontana nel tempo si può tenere a grana grossa e dettagliare quando si avvicina, come nella pianificazione rolling wave. Questi e gli altri sintomi di una scomposizione sbagliata sono in la WBS che non regge.
Una cosa la WBS non contiene: le date. Scadenze, durate e responsabilità non sono proprietà della scomposizione; arrivano con il piano, quando ai pacchetti si danno attività, stime, legami e risorse.
Un esempio: la casa
Il livello 1 è la casa. Al livello 2 la casa si divide in quattro parti: Progettazione, Struttura, Impianti, Finiture. Ognuna si scompone ancora: gli impianti, per esempio, sono l’impianto idraulico, quello elettrico e la climatizzazione. L’impianto idraulico è un buon pacchetto di lavoro: ha un responsabile, un costo che si può stimare, un risultato che si può verificare.
Qui finisce la WBS e comincia il piano. Sotto il pacchetto «Impianto idraulico» si scrivono le attività, con i verbi:
- esaminare il progetto e fare la lista dei materiali;
- ordinare i materiali;
- ritirare i materiali;
- pianificare l’intervento degli idraulici.
Ognuna avrà una durata, dei legami con le altre e una risorsa: è il lavoro dei passi successivi della pianificazione. Quando il progetto è così grande da non stare in un piano solo, i rami del livello 2 possono diventare piani separati raccolti in un progetto master.
La WBS dentro Microsoft Project
Project non ha una vista separata per la WBS: l’albero sta nella stessa colonna delle attività, ed è la struttura del piano. È comodo, perché WBS e piano restano allineati per forza; ed è insidioso, perché una scomposizione debole non si vede finché non arriva una domanda a cui il piano non sa rispondere. Tre strumenti la tengono in ordine:
- i livelli di struttura: una riga diventa figlia di quella sopra con il rientro, dalla scheda Attività o con Alt+Maiusc+freccia destra, e la riga sopra diventa un riepilogo. Per vedere la WBS senza le attività, il comando Struttura della scheda Visualizza mostra solo i livelli che scegli: se il piano chiuso al primo livello resta lungo uguale, non c’è un’ossatura;
- il codice WBS: Project lo calcola dalla struttura (1, 1.1, 1.1.2) e lo aggiorna se sposti le righe. Se l’azienda ha una sua codifica, dal pulsante WBS della scheda Progetto si definisce una maschera di codice con prefisso e formato per ogni livello;
- le righe di riepilogo: servono a contenere, non a lavorare. Niente risorse e, per quanto possibile, niente legami sui riepiloghi: Project li accetta, ma la logica del piano deve stare sulle attività che fanno il lavoro.
Costruirla con il team, usarla fino alla fine
La WBS si costruisce meglio in gruppo che da soli: chi farà il lavoro sa quali parti ci sono davvero, e una scomposizione discussa nella riunione di avvio diventa un impegno di tutti invece che un documento del project manager. Da lì in avanti la WBS resta la spina dorsale del progetto: è su ogni pacchetto che si fanno le stime, si assegnano le responsabilità, si costruisce il budget, e durante l’esecuzione è per rami della WBS che si misura l’avanzamento e si risponde alla domanda «a che punto siamo con gli impianti?».
In sintesi
- La WBS dice di che cosa è fatto il progetto; il piano dice che cosa si fa per ottenerlo. Nella WBS ci sono sostantivi, nel piano verbi.
- Si scompone per risultati, non per reparti: chi fa il lavoro si decide dopo, con le risorse.
- Regola del cento per cento: ogni livello contiene esattamente il lavoro del livello sopra. Niente manca, niente è di troppo.
- L’ultimo livello sono i pacchetti di lavoro: abbastanza piccoli da stimarli e assegnarli, abbastanza grandi da essere un risultato.
- Di solito bastano tre o quattro livelli, con almeno due figli per ogni scatola che si apre.
- La WBS non contiene date: durate, legami e risorse arrivano con il piano.
- In Microsoft Project la WBS è la struttura del piano: rientri, codice WBS calcolato, righe di riepilogo senza risorse.
Domande frequenti
Che differenza c’è fra la WBS e l’elenco delle attività?
La WBS scompone il progetto nelle parti da consegnare, e i suoi elementi sono sostantivi: «Impianto idraulico». L’elenco delle attività dice che cosa si fa per produrre ognuna di quelle parti, e i suoi elementi sono verbi: «Ordinare i materiali». In Microsoft Project stanno nella stessa colonna: i riepiloghi sono la WBS, le righe di dettaglio sono le attività.
Quanti livelli deve avere una WBS?
Quanti ne servono per arrivare a pacchetti di lavoro che si possono stimare, assegnare e controllare. Per la maggior parte dei progetti sono tre o quattro. Più livelli di così rendono il piano difficile da leggere; meno lasciano blocchi troppo grossi per essere seguiti.
Il secondo livello va organizzato per fasi o per prodotti?
Tutte e due le scelte sono legittime: per prodotti quando il progetto consegna parti distinte, come i sistemi di un impianto; per fasi quando il progetto si racconta meglio nel tempo, come progettazione, realizzazione e collaudo. La scelta da evitare è la terza, per reparti, perché mescola la struttura del progetto con quella dell’azienda.
Che cos’è un pacchetto di lavoro?
È l’elemento dell’ultimo livello della WBS: una parte del progetto abbastanza piccola da poterne stimare costo e durata e affidarla a un responsabile, ma ancora un risultato verificabile. Sotto il pacchetto di lavoro, nel piano, si scrivono le attività che lo producono.
In Microsoft Project serve uno strumento a parte per disegnare la WBS?
No: in Project la WBS è la struttura del piano, costruita con i livelli di rientro, e il codice WBS lo calcola Project da solo, in tutte le versioni desktop da Project 2010 a Project 2024 e Microsoft 365. Un disegno ad albero, come quello di questo articolo, è utile per discuterla con il team o presentarla al committente, ma non è indispensabile.