«Quanto dura il progetto?» Apri il piano, guardi la prima riga e leggi: dieci giorni. Non è vero. Quella riga è la prima fase, non il progetto, e per sapere quanto dura tutto dovresti guardare l’ultima data del Gantt e contare i giorni lavorativi a mano.
La risposta, in realtà, Microsoft Project ce l’ha già: sta in una riga che ogni piano contiene e che per impostazione non si vede. È l’attività di riepilogo del progetto, la riga con ID 0, che molti chiamano Task 0. Nel piano delle schermate qui sotto, appena la mostri, dice che il progetto dura 68 giorni, dal 13 gennaio al 16 aprile.
Una riga che c’è sempre, anche quando non la vedi
Ogni file di Project ha la sua riga 0, dal momento in cui lo crei. Non la inserisci tu e non la puoi cancellare: è il riepilogo dell’intero piano, il vertice della struttura sopra tutte le fasi. Nella Work Breakdown Structure è il livello 1, il progetto stesso. Il suo nome è il titolo del progetto.
Nascosta, la riga 0 continua a lavorare: Project la ricalcola a ogni modifica, e i suoi dati restano nel file. Mostrarla non aggiunge niente al piano; fa solo vedere un totale che c’era già.
Come si mostra la riga 0
- Apri la vista Diagramma di Gantt, o un’altra vista con la tabella delle attività.
- Vai alla scheda Formato del diagramma di Gantt, che compare quando sei in una vista Gantt.
- Nel gruppo Mostra/Nascondi, spunta la casella Attività di riepilogo progetto.
La riga compare in cima, in grassetto, con l’ID 0 e la sua barra di riepilogo che copre tutto il Gantt. Nel gruppo accanto c’è anche la casella Attività di riepilogo, che è un’altra cosa: mostra o nasconde i riepiloghi delle fasi, non quello del progetto.
Che cosa calcola, e come
La riga 0 non ha dati propri: li ricava dalle attività del piano, come ogni riepilogo fa con i suoi figli. Non tutti però nello stesso modo:
- inizio e fine: l’inizio più presto e la fine più tarda fra tutte le attività;
- durata: l’arco di giorni lavorativi fra quell’inizio e quella fine, non la somma delle durate. Due fasi da dieci giorni che corrono in parallelo fanno un progetto da dieci giorni, non da venti;
- lavoro e costo: la somma di tutte le attività. È il budget del progetto, e con la previsione salvata anche il confronto con quello che era stato promesso;
- percentuale di completamento: l’avanzamento del progetto nel suo insieme, calcolato sulle durate delle attività.
Quando serve davvero
Tre momenti in cui la riga 0 si guadagna il suo posto in cima al piano:
- durante l’aggiornamento periodico: con la previsione salvata, la variazione di fine della riga 0 è il ritardo del progetto, in una cifra sola. È il primo numero da guardare dopo aver aggiornato il piano;
- in riunione con il committente: durata, date, costo totale e avanzamento stanno in una riga, senza dover chiudere e riaprire le fasi;
- quando si parla di soldi: il costo della riga 0 è il totale delle voci impostate attività per attività, come spiegato in costi di progetto con Microsoft Project. In un progetto master la riga 0 somma i costi di tutti i sottoprogetti.
Due errori da evitare
Il primo succede fuori da Project. Quando esporti il piano in Excel e sommi una colonna, la riga 0 è un totale fra le righe: se la lasci dentro insieme alle attività di dettaglio, il lavoro e il costo del progetto raddoppiano. Lo stesso vale per i riepiloghi delle fasi. Prima di sommare, si filtrano i riepiloghi, riga 0 compresa, oppure si somma solo quella.
Il secondo è dimenticarsi che la riga 0 esiste. Nascosta o no, viaggia con il file, e con lei viaggiano il titolo del progetto, le sue note, i totali di lavoro e di costo. Se il piano va mandato a un cliente o a un fornitore, è una delle righe da ripulire, e una delle più facili da saltare proprio perché non si vede. GanttShield la tratta a parte: ripulisce una copia del file, riga 0 compresa, senza toccare l’originale.
In sintesi
- Ogni piano di Microsoft Project ha una riga 0, l’attività di riepilogo del progetto: il totale dell’intero piano.
- Per impostazione è nascosta: si mostra da Formato del diagramma di Gantt > Mostra/Nascondi > Attività di riepilogo progetto.
- Calcola inizio e fine del progetto, la durata come arco fra le due (non come somma), il lavoro e il costo totali e l’avanzamento complessivo.
- Con la previsione salvata, la sua variazione di fine è il ritardo del progetto in una cifra.
- In un’esportazione verso Excel, la riga 0 va tolta prima di sommare, o i totali raddoppiano.
- Anche nascosta viaggia con il file: nome, note e totali vanno ripuliti prima di condividere il piano.
Domande frequenti
Perché la riga 0 non si vede?
Perché per impostazione Project la tiene nascosta. C’è in ogni piano: per mostrarla basta spuntare Attività di riepilogo progetto nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Formato del diagramma di Gantt.
La durata della riga 0 è la somma delle durate delle attività?
No. È l’arco di giorni lavorativi fra il primo inizio e l’ultima fine del piano: le attività che corrono in parallelo non si sommano. Sono lavoro e costo, invece, a essere la somma di tutte le attività.
Che differenza c’è fra la riga 0 e un riepilogo che creo io in cima al piano?
Un riepilogo creato a mano è un’attività come le altre, con ID 1: sposta di un livello tutta la struttura e, in un’esportazione, si confonde con le fasi. La riga 0 esiste comunque, non si cancella e sta fuori dalla numerazione delle attività. Per il totale del progetto conviene usare quella.
Se nascondo la riga 0, i suoi dati spariscono dal file?
No. Nasconderla cambia solo quello che vedi sullo schermo: nome, note e totali restano nel file e viaggiano con lui. Se il piano va condiviso all’esterno, va ripulita come le altre righe.
Vale per la mia versione di Project?
Sì. La casella Attività di riepilogo progetto sta nella scheda Formato del diagramma di Gantt in tutte le versioni desktop con la barra multifunzione, da Project 2010 a Project 2024 e Microsoft 365. Le schermate di questo articolo sono di Project Professional in italiano.