OneClickReport: Dashboard strategica controllo Milestones (Stage Gates) e Scadenze

Forse non sapete, ma ho sviluppato un software di cui si sentiva la mancanza da parte della comunità degli utenti di Microsoft Project Professional. Questo software l’ho chiamato OneClickReport e da adesso inizierò a illustrarne l’utilizzo che potete farne e il valore che può fornirvi. Inizio illustrandovi una dashboard di Power BI ottenuta in pochi minuti e con un solo click del mouse (da qui il nome OneClickReport). Cominciamo dalla fine visualizzando il risultato finale e poi vediamo da dove siamo partiti per ottenere il risultato.

In (1) vediamo i valori codificati come Tipo Milestone in Microsoft Project. Si tratta di una tabella di valori codificati nel campo personalizzato Testo21 (ma può essere qualsiasi altro campo di tipo Text dei 30 disponibili in Microsoft Project). Vedremo questa semplice gestione nell’interfaccia dell’applicazione OneClickExporter (è l’applicazione che permette l’esportazione dei dati dei progetti. Un attento utilizzo di questi valori nell’assegnazione alle attività Milestone del Diagramma di Gantt permetterà al PMO e ai PM di poter tenere sotto controllo l’andamento dei tempi di esecuzione dei progetti intercettando immediatamente i ritardi che si stanno verificando, non solo su un progetto ma su un intero Programma o portfolio di progetti. Nella prima figura vediamo l’analisi fatta su tre progetti a cui abbiamo assegnato il giusto significato della Milestone nell’ambito della schedulazione dei tempi. In (2) vediamo il filtro popolato dai progetti presenti nella dashboard. In (3) possiamo filtrare sui progetti assegnati ad uno specifico Project Manager. La base dati importata nella dashboard permette all’utente di personalizzare le proprie dashboard inserendo informazioni e filtri su praticamente tutti i campi standard e personalizzati di Microsoft Project. In (5) vediamo, per ogni progetto, il tipo di milestone e le informazioni più pertinenti per l’analisi dei tempi e sui rischi di schedulazione presenti. In (6) e (7) vediamo, rispettivamente, i giorni lavorativi e solari di ritardo rispetto alla baseline salvata. Vediamo alcune domande a cui questa dashboard può rispondere:

1. Dammi la situazione dei momenti di Income cioè quando possiamo emettere fattura altermine di una fase (consegna di un deliverable)
2. Dammi la situazione dell’andamento dei progetti assegnati ad un Project Manager specifico
3. Dammi il numero d giorni solari di ritardo se abbiamo penali economiche su singole fasi o l’intero progetto
4. Analizza quanto siamo performanti su una specifica fase (Stage) di progetto
5. Dammi la situazione complessiva di un singolo progetto
6. Dammi la situazione delle Scadenze (Deadline) che abbiamo assegnato alle milestones
7. e così via…

Con il semplice uso di Microsoft Project, riuscite ad avere in un istante la visione completa dei vostri progetti? Ma che lavoro bisogna fare per avere situazioni di questo genere?

Attività preliminari

Per ottenere risultati di questo genere non è sufficiente la presenza di un software. Occorre preparare il terreno già a livello di Microsoft Project. La ricetta che posso darvi è questa:

1. Utilizzo massivo di Modelli (Templates) di Microsoft Project in cui le codifiche sono già preconfigurate e le assegnazioni del “Tipo Milestone” alle attività siamo già inserite. Quello che voglio dire è che la quasi totalità dei progetti che portiamo avanti in azienda possono essere codificati in Modelli di Microsoft Project, in modo tale da non riscoprire ogni volta l’acqua calda e commettere errori
2. Controllo (Governance) delle schedulazioni (Gantt) costruite dagli Schedulers o Project Managers prima di approvare il progetto per la sua esecuzione. Occorre verificare che la schedulazione segua le regole (impostazioni) che ci siamo dati
3. Obbligo di salvare la Previsione (Baseline)
4. Aggiornamento (Tracking) dell’esecuzione lavori periodica e coerente con gli standard di aggiornamento dei progetti. L’aggiornamento deve seguire il salvataggio della baseline e l’impostazione della Status Date (Data Stato).
5. Affinchè la dashboard possa essere attendibile e visualizzare situazioni credibili e affidabili è che i progetti siano aggiornati periodicamente con la stessa Data Stato

Vediamo un esempio pratico della gestione del Tipo Milestone su un progetto con valori di prova, ovviamente.

Dal menu (2) Progetto attivare (2) la gestione dei campi personalizzati. Selezioniamo in (3)  il campo Testo21 (ma possiamo scegliere quello che vogliamo tra i 30 disponibili). Lo rinominiamo come Tipo Milestone. Clicchiamo successivamente su (4) Ricerca per vsualizzare (5) la gestione dei dati da codificare come Tipo Milestone, ed inseriamo i valori che ci interessano. Per questo motivo scrivevo sopra che è meglio codificare Attività, Calendari, Campi personalizzati e altri oggetti di MS Project all’interno di modelli da riutilizzare più volte. Confermiamo il tutto e assegniamo i valori corretti alle Milestones come in figura inserendo la colonna Tipo Milestone come in figura. Se usiamo i modelli il lavoro del Project Manager per gestire queste codifiche il suo impegno è minimo. Ma adesso vediamo perchè abbiamo usato il campo Testo21. Attiviamo l’applicazione OneClickExporter,dal cui nome si evince che è un estrattore di dati presenti nei progetti di Microsoft Project.

  In (1) ho selezionato la scelta Milestones S/N per chiedere al software di estrarre le informazioni sulle milestones codificate. Notare a destra il parametro Custom field # con il valore 21. Normalmente è un campo personalizzato poco usato in MS Project (o almeno in tanti anni di formazione e consulenza su Project non mi è mai capitato che fosse utilizzato). Nel momento in cui Testo21 fosse già utilizzato in Project per codificare altri dati, basta indicare un nuovo numero, ad esempio 29 per fare in modo che quanto abbiamo visto finora applicato a Testo21 venga applicato invece a Testo29. Attiviamo il filtro dinamico sulla colonna TipoMilestone di Project come in figura: se deselezioniamo il valore (vuoto) e confermiamo con OK, avremo:

  Che nella dashboard di OneClickReport sarà:

Il benefit di questa gestione (codificare Microsoft Project) e l’utilizzo di OneClickReport è che ogni volta che vogliamo svolgere questa analisi (settimanalmente o mensilmente), il tempo richiesto è minimo. Si tratta di pochi minuti impiegati dal software e non da noi. Contattami se ti sei incuriosito su OneClickReport. Rosario