Il Metodo SPRINT è esattamente questo radar.
E GanttDerivata per Microsoft Project — un’applicazione autonoma, senza bisogno di add-in — è lo strumento per applicarlo con profitto.
Spesso, chi gestisce un progetto — che si tratti di creare un nuovo software, lanciare una campagna marketing o sviluppare un prodotto industriale — usa il programma dei lavori come se fosse una mappa stradale: la mappa ti dice dove dovresti essere, ma il problema nasce quando ti fidi solo della carta e smetti di guardare fuori dal finestrino per vedere dove sei effettivamente. Per evitare questa illusione, il Metodo SPRINT semplifica tutto e si basa su 4 regole facilissime:
1. Il Radar a 3 Settimane (Smettere di guardare troppo lontano) Invece di perdersi a guardare l’intero ciclo vitale del progetto, che può durare mesi ed essere troppo dispersivo, il metodo ti fa concentrare solo su una finestra operativa molto piccola e gestibile: le prossime tre settimane.
2. La Fotografia (Realtà contro Teoria) Il sistema scatta una “fotografia” dello stato di avanzamento oggi e fa un confronto matematico immediato: da una parte mette l’avanzamento reale (il lavoro che il tuo team ha effettivamente e fisicamente chiuso fino a oggi), dall’altra l’avanzamento teorico (la percentuale che avreste dovuto raggiungere per contratto). Il risultato è un cruscotto semplicissimo che riassume tutto in una frase: “Siamo qui, dovremmo essere lì. Ecco quanto manca”.
3. La Regola dei 21 Giorni (Prevenire invece di curare) La vera magia del metodo è guardare in avanti per prevenire i blocchi. L’algoritmo segnala visivamente le attività che devono affacciarsi per la prima volta nella terza settimana. Se il radar ti indica che tra 20 giorni deve iniziare una nuova fase critica, il metodo ti obbliga a verificare oggi tre elementi: che le informazioni o i materiali necessari siano in arrivo, che gli ambienti di lavoro siano pronti e che tutte le approvazioni e gli accessi siano garantiti. Risultato? Quando arriva il momento di iniziare, i colli di bottiglia amministrativi e logistici sono stati sterilizzati a monte e i tempi morti si azzerano.
4. La Freccia del Ritardo (In che direzione stiamo andando?) Senza usare calcoli difficili o percentuali incomprensibili, il metodo analizza dinamicamente la tendenza del ritardo (la cosiddetta “derivata”), dicendoti semplicemente se la dimensione del problema sta crescendo o diminuendo. In questo modo puoi visualizzare una chiara freccia di tendenza:
- 📈 Freccia in su (Peggioramento): Il ritardo sta crescendo e il divario si allarga. Le stime di durata erano errate o le risorse sono insufficienti a coprire il carico di lavoro. Devi intervenire sùbito aggiungendo forza lavoro prima di oltrepassare i limiti.
- ➡️ Freccia orizzontale (Stazionario): Il ritardo rimane immutato. Non stai perdendo altro terreno, ma non stai nemmeno recuperando. Il team procede alla velocità giusta, si tratta solo di una partenza ritardata o di uno slittamento causato da terzi (es. conferme del cliente).
- 📉 Freccia in giù (Recupero): Il ritardo sta diminuendo. Il tuo team sta lavorando veloce e sta recuperando il debito di tempo in modo fisiologico. Puoi stare tranquillo ed evitare di spendere budget extra in interventi inutili.
In sintesi, il Metodo SPRINT non serve a generare passivamente complessi report statistici a fine mese. Serve a darti un radar predittivo per farti prendere decisioni sicure e correggere piccoli errori organizzativi oggi, prima che diventino disastri impossibili da gestire domani.
Adesso vediamo il Metodo Sprint all’opera con la mia applicazione GanttDerivata.
l’applicazione GanttDerivata è perfettamente integrato in Microsoft Project e accessibile dal menu principale come in figura:
Cliccando sul pulsante Esporta Dati SPRINT si avvia il processo di esportazione e analisi dei dati del progetto correntemente aperto.
Nota: il progetto può essere un Master Plan contenente sua volta più progetti da analizzare complessivamente.
Viene visualizzata la finestra seguente:
in cui è possibile modificare la Data Stato e altri parametri e avviare l’analisi SPRINT.
Dopo pochi istanti il risultato dell’analisi viene mostrato in una griglia ricca di informazioni:
Questa griglia può fare paura, ma esistono dei filtri per concentrarsi di volta in volta in aree diverse dei calcoli.
Se togliamo la spunta al checkbox Tutte le colonne, avremo:
cioè le colonne che si riferiscono alle analisi complete con il calcolo della derivata dell’andamento dei ritardi e i confronti dell’avanzamento reale rispetto al valore dell’avanzamento atteso (teorico) alla prima, alla seconda e alla terza settimana dalla Data Stato.
Se clicchiamo sul checkbox Costi e Lavoro, vedremo la visualizzazione delle informazioni dei costi attesi e delle revenues attese alla prima. seconda e terza settimana dalla Data Stato.
Tutte le informazioni della griglia (ed altre) possono essere esportate in un file CSV (comma delimited, Excel) in modo da poter essere ulteriormente elaborate e per l’analisi con Dashboard visualizzate nel browser.
Nella finestra seguente abbiamo la visualizzazione ottenuta cliccando sul pulsante verde Visulizza Gantt, in cui sono visualizzate in forma tabellare e grafica le attività ancora non completate nella finestra temporale a tre settimane.
Qui possiamo filtrare per attività in ritardo (alla Data Stato) o appartenenti al percorso critico del progetto.
Sempre da questa videata possiamo esportare la Scheda di Analisi Sprint che ha come destinatari, oltre al capo progetto, anche altri stakeholders come:
- Program Manager
- PMO
- Responsabile di Business
- Direzione Lavori
Se sei interessato ad acquistare il tuo Senior Analyst (è questa la funzione di GanttDerivata), visita la pagina https://www.rinorizzo.com/GanttDerivata.
Credits: L’ideatore del Metodo SPRINT è l’Ing. Giovanni Canciullo con cui sto collaborando nello sviluppo dell’applicazione GanttDerivata per Microsoft Project Professional.
Questo articolo fa parte delle guide Aggiornare un piano in Microsoft Project e Earned Value e Indicatori di Performance.